von Redaktion IT-A…
Lesezeit
1 Minute
Im Test: CodeTwo Public Folders 5.4
Um mit Kollegen Kontaktdaten, Termine und Aufgaben zu teilen und von mehreren Endgeräten aus Zugriff auf diese Informationen zu haben, setzen Unternehmen auf Groupware-Server wie Microsoft Exchange, Tobit David oder auch openExchange. Doch die Verwaltung ist recht aufwendig und steht gerade bei wenigen Mitarbeitern oft in keinem Verhältnis zum Nutzen. Mit Public Folders bietet Code Two eine Alternative, um Outlook-Daten ohne separaten Server zu teilen. Die neue Version 5.4, die nun auch iOS unterstützt, haben wir einem Praxistest unterzogen.
In vielen Unternehmen fristen Outlook-Installationen unterschiedlicher Versionen ein Stand Alone-Dasein. Das macht das gemeinsame Arbeiten an Kalendern und Aufgaben genauso unmöglich wie den Blick in den Kalender des Chefs durch die Sekretärin. Auch ist der Abgleich mit dem mobilen Telefon, Smartphone oder Organizer nur bei direktem Anschluss an den Computer möglich.
Auf dieser, gerade in kleinen Unternehmen nicht selten anzutreffenden Basis einzelner Outlook-Installationen, arbeitet CodeTwo Public Folders. Das Werkzeug unterstützt die Windows Outlook-Versionen 2003 bis 2013 – sogar im Mix, weshalb eine Neuinstallation oder die Migration von Daten und Programmen nicht notwendig ist. Outlook für Mac unterstützt der Hersteller hingegen nicht. Zum Betrieb der Software muss das Unternehmen lediglich einen Rechner mit Windows-Betriebssystem vorhalten, der als Syncing Master fungiert und ständig erreichbar sein sollte. Dabei kann es sich um einen bestehenden Arbeitsplatzrechner, einen Server oder einen separat laufenden PC handeln.
Die Lösung besteht aus zwei Komponenten: Dem sogenannten Syncing Master und den Clients, die als Outlook-Add-In und Apps für Android und iOS verfügbar sind. Der Syncing Master synchronisiert die Daten in Echtzeit. Alle mit den Apps ausgestatteten Geräte bauen automatisch die Verbindung zum Zentralmodul auf und gleichen mit diesem die Daten ab. Es liegt also eine klassische Client-Server-Lösung vor. CodeTwo bietet die Lizenz für den Betrieb im LAN an oder als erweiterte Version für den zusätzlichen Zugriff aus dem Internet. Letztere ist notwendig, um E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen über das Internet zu teilen, etwa um auch mobile Geräte auf dem Laufenden zu halten.
Fazit
CodeTwo liefert mit Version 5.4 von Public Folders eine auch mit iOS arbeitende Alternative zu umfangreichen Groupware-Lösungen. Dadurch, dass der Software eine Stand-Alone-Installation von Outlook als Basis ausreicht, entfallen die Neuinstallation eines E-Mailclients und die gefürchtete Migration von Daten. Sehr gut gefallen hat uns, dass der Syncing Master die Daten auch zwischen verschiedenen Outlook-Versionen verteilt.
Das Problem, nicht immer mit den aktuellen E-Mails versorgt zu sein, zeigt die Grenzen der Groupware-Alternativen. Da Public Folders keinen SMTP-Server zum Senden von E-Mails und auch keinen POP3-Client zum Abrufen von E-Mails beinhaltet, erreichen das System keine aktuellen E-Mails, solange Outlook nicht gestartet ist und E-Mails abruft. Wer mit mehreren Outlook-Installationen arbeitet, muss daher in jeder Installation auch den E-Mailabruf konfigurieren. Denn ruft Outlook nicht die persönlichen E-Mails ab, so erhält auch kein anderer Benutzer Zugriff auf die aktuellen Nachrichten.
Die zusätzliche File Sharing-App ersetzt den Austausch von Projekt- und Unternehmensdaten über Cloud Dienste wie Dropbox oder SkyDrive. Dass dies jedoch nur im lokalen Netzwerk funktionierte, mag den logischen Grund haben, zu verhindern, dass nicht GByte an geänderten Daten über den Äther wandern.
Den kompletten Test finden Sie in Ausgabe 09/2013 ab Seite 28.
Sandro Lucifora/ln
Auf dieser, gerade in kleinen Unternehmen nicht selten anzutreffenden Basis einzelner Outlook-Installationen, arbeitet CodeTwo Public Folders. Das Werkzeug unterstützt die Windows Outlook-Versionen 2003 bis 2013 – sogar im Mix, weshalb eine Neuinstallation oder die Migration von Daten und Programmen nicht notwendig ist. Outlook für Mac unterstützt der Hersteller hingegen nicht. Zum Betrieb der Software muss das Unternehmen lediglich einen Rechner mit Windows-Betriebssystem vorhalten, der als Syncing Master fungiert und ständig erreichbar sein sollte. Dabei kann es sich um einen bestehenden Arbeitsplatzrechner, einen Server oder einen separat laufenden PC handeln.
Fazit
CodeTwo liefert mit Version 5.4 von Public Folders eine auch mit iOS arbeitende Alternative zu umfangreichen Groupware-Lösungen. Dadurch, dass der Software eine Stand-Alone-Installation von Outlook als Basis ausreicht, entfallen die Neuinstallation eines E-Mailclients und die gefürchtete Migration von Daten. Sehr gut gefallen hat uns, dass der Syncing Master die Daten auch zwischen verschiedenen Outlook-Versionen verteilt.
Das Problem, nicht immer mit den aktuellen E-Mails versorgt zu sein, zeigt die Grenzen der Groupware-Alternativen. Da Public Folders keinen SMTP-Server zum Senden von E-Mails und auch keinen POP3-Client zum Abrufen von E-Mails beinhaltet, erreichen das System keine aktuellen E-Mails, solange Outlook nicht gestartet ist und E-Mails abruft. Wer mit mehreren Outlook-Installationen arbeitet, muss daher in jeder Installation auch den E-Mailabruf konfigurieren. Denn ruft Outlook nicht die persönlichen E-Mails ab, so erhält auch kein anderer Benutzer Zugriff auf die aktuellen Nachrichten.
Die zusätzliche File Sharing-App ersetzt den Austausch von Projekt- und Unternehmensdaten über Cloud Dienste wie Dropbox oder SkyDrive. Dass dies jedoch nur im lokalen Netzwerk funktionierte, mag den logischen Grund haben, zu verhindern, dass nicht GByte an geänderten Daten über den Äther wandern.
Den kompletten Test finden Sie in Ausgabe 09/2013 ab Seite 28.
Sandro Lucifora/ln
