IT-Projekte mit SharePoint-Mitteln meistern

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IT-Projekte mit SharePoint-Mitteln meistern

29.10.2014 - 14:00
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Dass IT-Projekte zeitlich begrenzte Unternehmungen sind, macht sie besonders anfällig für Ineffizienzen. Deshalb sind schlanke Informations- und Kommunikationsstrukturen sowie permanente Auswertungsmöglichkeiten notwendig. Der Online-Artikel beschäftigt sich mit der Frage, inwieweit Microsoft SharePoint dabei helfen kann, gerade bei Projekten administrative Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Im Fachbeitrag wagen wir einen Streifzug durch administrative Notwendigkeiten des Projektgeschäftes und geben einen Überblick zu möglichen Lösungsansätzen.
Viele Unternehmen organisieren die Arbeit ihrer Mitarbeiter projektorientiert. Insbesondere in mittleren und großen Organisationen laufen dabei viele Vorhaben parallel. Immer wieder sind deshalb Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig eingebunden oder erledigen neben der Projektarbeit weiterhin – oft in unvermindertem Umfang – ihre Linientätigkeiten. Dabei laufen sie schnell Gefahr, den Überblick über ihre unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zu verlieren. Für Projektmanager wiederum bedeutet dies oft einen erhöhten Bedarf, steuernd einzugreifen. Dass es anders geht, beweisen zahlreiche Organisationen, die Microsoft SharePoint als Stütze für ihr Projektmanagement entdeckt haben.

Administrative Aufwände schränken ein
Stetes Ziel des Projektmanagements ist es, möglichst viele Ressourcen für die inhaltliche Projektarbeit verfügbar zu haben und folglich die Aufwände für administrative Tätigkeiten zu reduzieren. Wie aber können die Ressourcen diesbezüglich geschont werden? Schließlich müssen Berichte geschrieben, Aufgaben verteilt, Anforderungsänderungen nachgehalten und Meetings durchgeführt werden – um nur ein paar wenige, klassische administrative Tätigkeiten zu nennen.

Eine lückenlose und transparente Kommunikation erweist sich hier oft als entscheidender Erfolgsfaktor. Mit der Hilfe von SharePoint als Plattform für alle Projektinformationen, die zentral im Unternehmensnetzwerk bereitgestellt wird, erhalten die Mitarbeiter den Zugang zu allen relevanten Dokumenten und Informationen aller sie betreffender Projekte. So entfällt das Aufrufen unterschiedlicher Projekt-Tools, mehrfaches Anmelden und permanentes Umdenken.

Von zentraler Bedeutung: die Projektseite
Voraussetzung für den unternehmensweiten Einsatz einer Software in allen Projekten ist eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Zugriffrechte und projektspezifischer Ausgestaltung beziehungsweise Anwendung. Trotz dieser komplexen Anforderungen soll die Anwendung dieser Software übersichtlich sein.

Der Einsatz einer SharePoint-Projektseite ermöglicht beispielsweise die Bereitstellung aller Projekt-Informationen, die koordinierte Nachverfolgung von Aufgaben und bereitgestellter Inhalte – ohne dabei an Anwenderfreundlichkeit einzubüßen. Jeder Projektmitarbeiter kann zu jeder Zeit auf für ihn gedachte Informationen zugreifen – wenn die folgenden vier Elemente einmal angelegt sind und regelmäßig gepflegt werden:

  • Startseite: Die Startseite als zentraler Anlaufpunkt des Projektes hat idealerweise nur wenige Inhalte. Üblich sind ein kurzer Begrüßungstext, die Benennung eines Ansprechpartners (am besten mit Bild und E-Mail) und direkte Links zu den wichtigsten Inhalten.
  • Projektdashboard: Um alle Beteiligten effizient mit Informationen zu versorgen und einen kurzen, informativen Blick ins Projekt zu werfen, hat sich die Einbindung von aktuellen Projektgrafiken (Projektphasenplan, Organigramm, Gegenüberstellung von Aufwandsverbrauch und Ergebniserzielung) als mehrwertig erwiesen. Erfahrungsgemäß reichen hier ein bis zwei Screenshots von aussagekräftigen Projektübersichten oder dynamische Excel-Diagramme aus, die in die Projektseite integriert werden.
  • Erreichbarkeit: Eine Kontaktliste an zentraler Stelle, welches Projektmitglied wann wie erreichbar ist, eignet sich hervorragend für eine Übersicht der im Projekt tätigen Mitarbeiter. Trägt sich jedes Projektmitglied namentlich und unter Angabe der Erreichbarkeit ein, werden nicht nur das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Kommunikation im Projekt gefördert. Darüber hinaus bildet eine solche Liste auch die Grundlage für die notwendige Transparenz über die Projektstruktur.
  • Dokumentenverteilung: SharePoint unterstützt von der Erstellung über die Pflege bis zu Freigabeworkflows den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten. Im Sinne der Informationsverteilung sollte jedes Projektmitglied freigegebene, wichtige Projektdokumente in SharePoint ablegen. So haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die essentiellen Informationen.
Einfach(es) Arbeiten mit der SharePoint-Projektzentrale
Aber wie genau sieht nun die Projektarbeit auf Basis einer solchen Projektseite aus? Der Multiprojektmanager beispielsweise kann bequem über die SharePoint-Startseite zwischen den verschiedenen Projekten hin und her wechseln. Da alle Seiten zunächst identisch aufgebaut sind, ist die Orientierung sehr einfach. Schon mit wenigen Klicks kann er sich über den Stand des Projektes informieren oder die Durchwahl des passenden Ansprechpartners herausfinden.

Auch hinsichtlich der Nachverfolgung von Aufgaben ergeben sich mit deren zentraler Verwaltung in SharePoint Arbeitsentlastungen für alle Projektmitarbeiter. Der Empfänger einer Aufgabe speichert diese beispielsweise auf seiner persönlichen Startseite. Ändert er deren Bearbeitungsstatus, übermittelt das System diese Information automatisch per E-Mail an den Sender der Aufgabe. Geraten Aufgaben in Verzug, erhalten sowohl der Projektleiter als auch der Aufgabenempfänger eine Benachrichtigung. Nicht zuletzt verhilft eine Übersicht über alle verteilten Aufgaben und deren Status auch den anderen Projektmitgliedern zu einem Überblick über das Projektgeschehen. Seine volle Wirkungskraft entfaltet die Software im Multiprojektmanagement.

Fazit
Aufgrund zahlreicher Vorteile kann SharePoint bei der Projektarbeit eine wertvolle Hilfe sein – erst recht, wenn das Werkzeug ohnehin schon im Unternehmen vorhanden ist. Oft kann eine effektive Projekt-Informationszentrale überraschend einfach und für viele Organisationen sogar kostenneutral Wirklichkeit werden. Im Idealfall gehören damit fehlender Überblick bei parallel verlaufenden Projekten und einschränkende administrative Aufwände im Projektmanagement bald der Vergangenheit an.




ln/Carsten Schulze, Abteilungsleiter Anwendungen & Prozesse und Ines Raub, Beraterin Anwendungen & Prozesse, beide bei der ASSECOR GmbH

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