von Redaktion IT-A…
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Steuerung von Collaboration-Projekten
Neue Formen der Zusammenarbeit machen sich nach und nach auch im Unternehmen breit. Ob News-Stream, Firmen-Wiki oder Mitarbeiterprofil – neben der technischen Umsetzung gilt es für die IT-Abteilung, den Faktor Mensch zu berücksichtigen. Denn bei der Einführung neuer Kommunikationswege gilt es, alte Gewohnheiten über Bord zu werfen. Wie Sie diese Neuorientierung in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen fördern können, zeigt unser Fachartikel.
Collaboration steht derzeit im Fokus vieler IT-Verantwortlicher. Erklärtes Ziel: die Zusammenarbeit aller am Prozess beteiligten Personen – extern und intern – zu verbessern. Wissen soll besser verteilt und Daten-Silos aufgebrochen werden. All dies auf Basis einer Kombination gängiger Social Media-Techniken. So soll der Benutzer bloggen, damit Kollegen wissen, woran er gerade arbeitet oder was ihm momentan wichtig ist. Über eine eigene Profilseite kann er seine Expertise bekannt machen. In Wikis wird Wissen mit anderen erarbeitet und festgehalten. Foren und Communities stellen den Austausch und Dateien zentral bereit.
Alle diese Tätigkeiten sollen Benutzer in Zukunft erledigen – auf den ersten Blick ein anspruchsvolles Arbeitspensum. Gerade junge Berufseinsteiger – auch Digital Natives genannt – werden diese Arbeitsweise aber mehr und mehr in die Unternehmen tragen. Viele dieser Mitarbeiter nutzen schon seit Schul- oder Studienzeiten Social Media und Cloud-Dienste, um sich selbst und ihre Arbeit zu organisieren. Diese Generationen arbeiten kaum noch mit ihrer E-Mail-Inbox. Sie stellen Dateien und Informationen vielmehr in Streams bereit und versehen diese mit Schlagwörtern (Tags), damit sie sich wiederfinden oder thematisch sortieren lassen.
Viel Nutzen, aber auch Herausforderungen
Noch versuchen einige Firmen, diesen Trends durch strengere IT- und Firewall-Richtlinien entgegenzutreten. Doch viele Impulse, initiiert insbesondere durch Smartphones, lassen sich nicht aufhalten, sondern bestenfalls verlangsamen. Der Druck auf die IT-Abteilungen nimmt aber auch von anderer Seite zu: aus den eigenen Fachabteilungen. Denn gerade die Software-Hersteller gehen mit ihrem Marketing als Zielgruppe nicht mehr die IT-, sondern die Fachabteilungen an. Diesen zeigen sie den Mehrwert einer Collaboration-Lösung auf und machen sie so interessant. So wird beispielsweise den Personalabteilungen verdeutlicht, wie sie Stellen mit Hilfe einer Collaboration-Lösung einfacher besetzen können – etwa wenn die Mitarbeiter ihr Profil pflegen und dort auch Fähigkeiten offerieren, die sie außerhalb der Unternehmen erlangt haben.
Während durch die Verbreitung von Smartphones eine Consumerization der IT stattgefunden hat, geht es auf der anderen Seite um eine Evolution in der Arbeitswelt. Wer diese als Unternehmen erfolgreich umsetzt, kann allen Benutzern Vorteile verschaffen. So etwa kann die Flut der E-Mails durch Collaboration-Plattformen abnehmen, da Informationen nicht mehr in Rundmails bereitgestellt werden, sondern in einem Stream. Auswertungen lassen sich in solch einem Stream bereitstellen und alle berechtigten Personen werden im Moment des Speicherns über die Aktualisierung informiert. Informationen zu finden, die bisher in den Mailboxen der bisherigen Mitglieder für sie unzugänglich waren.
Die IT als Dienstleister
Vor der erfolgreichen Einführung einer Collaboration-Plattform muss zunächst die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und der Fachabteilung etabliert werden. Die IT-Abteilung fungiert nur als interner Dienstleister der Plattform, genauer gesagt als "Hoster". Vielen IT-Verantwortlichen ist bei diesem Gedanken unwohl. Bei einem genauen Blick auf eine Systemlandschaft wird aber genau diese Rolle schon jetzt eingenommen: So etwa wird ein File-Service bereitgestellt, aber nicht von der IT-Abteilung mit Dateien gefüllt. Vergleichbares gilt natürlich auch für E-Mailsysteme. Der entscheidende Unterschied ist aber die Verwendung dieser Dienste. Keinem Anwender muss der Verwendungszweck dieser Dienste erklärt werden, da sie sich über Jahr und Unternehmen hinweg etabliert haben.
Bei moderner Collaboration dagegen gibt es kein etabliertes Nutzungsverhalten. Es ist Aufgabe der Fachabteilungen, dieses zu schaffen. Daneben gilt es, noch weitere Herausforderungen bei der Einführung eines Collaboration-Projekts zu bestehen. Dessen Charakter ist von Grund auf verschieden zu technischen IT-Projekten. Hier steht nicht die Technik, sondern der Mensch im Vordergrund. Es geht um einen langfristigen Wandel des Benutzerverhaltens und nicht um den Rollout einer neuen Software oder eines neuen Betriebssystems.
Besonderheiten von Collaboration-Projekten
IT-Abteilungen haben nicht nur ein oder zwei große Projekte im Jahr zu bewältigen, sondern eine Vielzahl. Kaum ist ein Vorhaben abgeschlossen, steht auch schon ein neues an. Dieser Wandel ist unter anderem den erhöhten Innovationszyklen der Hersteller geschuldet. Zwischen Windows 2000 und der Veröffentlichung von Windows XP lagen noch sechs Jahre, zwischen Vista und Windows 7 nur zwei. Dieses Beispiel lässt sich auf viele andere Hersteller übertragen. Dazu kommt neben der Wartung der Infrastruktur die Integration neuer Endgeräte. Egal ob Smartphone, Tablet oder Datenbrille, die technischen Erneuerungen sind von den IT-Fachabteilungen stets im Blick zu behalten.
Diese Art von Projekten ist in den IT-Abteilungen aber schon lang bekannt und lässt sich ohne größere Probleme meistern. Die Vorgehensweise lässt sich auf fast alle technisch getriebenen Projekte übertragen. Nicht jedoch auf Collaboration-Projekte. Diese haben im Regelfall deutlich längere Laufzeiten und die Technik ist lediglich ein Hilfsmittel für die Umsetzung neuer Arbeitsweisen. Dieser Unterschied macht die erfolgreiche Umsetzung für die IT-Abteilungen so herausfordernd.
Seite 1: Besonderheiten von Collaboration-Projekten
Seite 2: Benutzer im Fokus
ln/Torben Volkmann
Alle diese Tätigkeiten sollen Benutzer in Zukunft erledigen – auf den ersten Blick ein anspruchsvolles Arbeitspensum. Gerade junge Berufseinsteiger – auch Digital Natives genannt – werden diese Arbeitsweise aber mehr und mehr in die Unternehmen tragen. Viele dieser Mitarbeiter nutzen schon seit Schul- oder Studienzeiten Social Media und Cloud-Dienste, um sich selbst und ihre Arbeit zu organisieren. Diese Generationen arbeiten kaum noch mit ihrer E-Mail-Inbox. Sie stellen Dateien und Informationen vielmehr in Streams bereit und versehen diese mit Schlagwörtern (Tags), damit sie sich wiederfinden oder thematisch sortieren lassen.
Viel Nutzen, aber auch Herausforderungen
Noch versuchen einige Firmen, diesen Trends durch strengere IT- und Firewall-Richtlinien entgegenzutreten. Doch viele Impulse, initiiert insbesondere durch Smartphones, lassen sich nicht aufhalten, sondern bestenfalls verlangsamen. Der Druck auf die IT-Abteilungen nimmt aber auch von anderer Seite zu: aus den eigenen Fachabteilungen. Denn gerade die Software-Hersteller gehen mit ihrem Marketing als Zielgruppe nicht mehr die IT-, sondern die Fachabteilungen an. Diesen zeigen sie den Mehrwert einer Collaboration-Lösung auf und machen sie so interessant. So wird beispielsweise den Personalabteilungen verdeutlicht, wie sie Stellen mit Hilfe einer Collaboration-Lösung einfacher besetzen können – etwa wenn die Mitarbeiter ihr Profil pflegen und dort auch Fähigkeiten offerieren, die sie außerhalb der Unternehmen erlangt haben.
Während durch die Verbreitung von Smartphones eine Consumerization der IT stattgefunden hat, geht es auf der anderen Seite um eine Evolution in der Arbeitswelt. Wer diese als Unternehmen erfolgreich umsetzt, kann allen Benutzern Vorteile verschaffen. So etwa kann die Flut der E-Mails durch Collaboration-Plattformen abnehmen, da Informationen nicht mehr in Rundmails bereitgestellt werden, sondern in einem Stream. Auswertungen lassen sich in solch einem Stream bereitstellen und alle berechtigten Personen werden im Moment des Speicherns über die Aktualisierung informiert. Informationen zu finden, die bisher in den Mailboxen der bisherigen Mitglieder für sie unzugänglich waren.
Die IT als Dienstleister
Vor der erfolgreichen Einführung einer Collaboration-Plattform muss zunächst die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und der Fachabteilung etabliert werden. Die IT-Abteilung fungiert nur als interner Dienstleister der Plattform, genauer gesagt als "Hoster". Vielen IT-Verantwortlichen ist bei diesem Gedanken unwohl. Bei einem genauen Blick auf eine Systemlandschaft wird aber genau diese Rolle schon jetzt eingenommen: So etwa wird ein File-Service bereitgestellt, aber nicht von der IT-Abteilung mit Dateien gefüllt. Vergleichbares gilt natürlich auch für E-Mailsysteme. Der entscheidende Unterschied ist aber die Verwendung dieser Dienste. Keinem Anwender muss der Verwendungszweck dieser Dienste erklärt werden, da sie sich über Jahr und Unternehmen hinweg etabliert haben.
Bei moderner Collaboration dagegen gibt es kein etabliertes Nutzungsverhalten. Es ist Aufgabe der Fachabteilungen, dieses zu schaffen. Daneben gilt es, noch weitere Herausforderungen bei der Einführung eines Collaboration-Projekts zu bestehen. Dessen Charakter ist von Grund auf verschieden zu technischen IT-Projekten. Hier steht nicht die Technik, sondern der Mensch im Vordergrund. Es geht um einen langfristigen Wandel des Benutzerverhaltens und nicht um den Rollout einer neuen Software oder eines neuen Betriebssystems.
Besonderheiten von Collaboration-Projekten
IT-Abteilungen haben nicht nur ein oder zwei große Projekte im Jahr zu bewältigen, sondern eine Vielzahl. Kaum ist ein Vorhaben abgeschlossen, steht auch schon ein neues an. Dieser Wandel ist unter anderem den erhöhten Innovationszyklen der Hersteller geschuldet. Zwischen Windows 2000 und der Veröffentlichung von Windows XP lagen noch sechs Jahre, zwischen Vista und Windows 7 nur zwei. Dieses Beispiel lässt sich auf viele andere Hersteller übertragen. Dazu kommt neben der Wartung der Infrastruktur die Integration neuer Endgeräte. Egal ob Smartphone, Tablet oder Datenbrille, die technischen Erneuerungen sind von den IT-Fachabteilungen stets im Blick zu behalten.
Diese Art von Projekten ist in den IT-Abteilungen aber schon lang bekannt und lässt sich ohne größere Probleme meistern. Die Vorgehensweise lässt sich auf fast alle technisch getriebenen Projekte übertragen. Nicht jedoch auf Collaboration-Projekte. Diese haben im Regelfall deutlich längere Laufzeiten und die Technik ist lediglich ein Hilfsmittel für die Umsetzung neuer Arbeitsweisen. Dieser Unterschied macht die erfolgreiche Umsetzung für die IT-Abteilungen so herausfordernd.
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ln/Torben Volkmann
