Fachartikel

Nützliche Werkzeuge für Outlook (3)

Auf E-Mails fußt nach wie vor die Unternehmenskommunikation. Zwar läuft die Kombination Exchange Server und Microsoft Outlook schon recht stabil, doch ist der ein oder andere Schluckauf durchaus möglich. Dann gilt es, möglicherweise verschwundene E-Mails schnell wiederherzustellen. Und auch Migrationen auf neue Versionen wollen möglichst ohne Datenverluste über die Bühne gehen. Mit den richtigen Werkzeugen kein Problem.
Das Prüfen und Pflegen der Outlook-Datendateien sollte bei Microsofts Groupware stets auf der Agenda stehen.
PST-Dateien in Exchange importieren
Mit "PST Capture 2.0" [8] importieren Sie PST-Dateien von Clients und lesen diese automatisiert in Exchange-Datenbanken ein. Das Tool besteht aus einem Serverdienst und Agenten, die Sie auf den Arbeitsstationen der Anwender installieren. Das Werkzeug unterstützt Exchange Server 2010 und 2013. Der Import findet in der Serverkonsole des Tools über einen Assistenten statt. Sie können den Importvorgang steuern und auch eine Stapelverarbeitung festlegen. In dieser legen Sie für jede PST-Datei fest, in welches Exchange-Postfach das Tool die Daten importieren soll.

Überprüfen Sie nach der Installation, ob der Systemdienst "Microsoft Exchange PST Capture Service" gestartet und das korrekte Konto zum Importieren hinterlegt ist. Nach der Installation starten Sie die Verwaltungsoberfläche auf dem Server. Standardmäßig verwendet das Tool den TCP-Port 6674 zur Verbindung zwischen Client und Server.
Sobald der Serverdienst installiert und eingerichtet ist, verteilen Sie auf den gewünschten Clientcomputern den Agenten. Während der Installation geben Sie auch den Namen des Servers und den Port zur Verbindung ein. Standardmäßig verwenden Sie hier den Port 6674. Möchten Sie die Installation automatisiert durchführen, nutzen Sie den Befehl:
msiexec /i \\{Freigabe}\PSTCaptureAgent.msi /q 
 CENTRALSERVICEHOST={Servername} SERVICEPORT=6674
Das Tool installiert keine Verwaltungsprogramme auf dem Client, sondern nur den entsprechenden Systemdienst zur Anbindung an den Server. Anwender können die Vorgänge des Tools also nicht steuern. Sie sehen in der PST Capture Console, auf welchen Clients der Agent installiert und betriebsbereit ist. Nun können Sie in den einzelnen Organisationseinheiten die Computerkonten anzeigen. Computer auf denen der Agent einsatzbereit ist, markiert die PST Capture Console mit einem Haken und einem grünen Icon.


Bild 2: In der PST Capture Console können Sie PST-Dateien von Clients einlesen.

Wählen Sie die Schaltfläche "New PST Search" aus, um einen Suchvorgang nach neuen PST-Dateien zu starten. Wollen Sie PST-Dateien in Postfächer in Office 365 importieren, müssen Sie in den Einstellungen über "Tools / Settings / Online Connection" die Anmeldedaten für Office 365 hinterlegen. Um die gefundenen PST-Dateien zu importieren, setzen Sie den Haken im Kästchen und klicken auf "New Import List". Anschließend wählen Sie aus, ob Sie die PST-Dateien auf einem lokalen Exchange-Server importieren wollen (OnPrem Import List) oder in Office 365 (Cloud Import List).

Um die PST-Datei zu importieren, müssen Sie anschließend noch in der Spalte "Destination Mailbox" den Link "Set Mailbox" anklicken und das Postfach auswählen. Klicken Sie anschließend auf "Import All Now". Das Tool liest die Daten ein und integriert sie so in das Postfach, wie Sie es unter "Tools / Settings" festgelegt haben. Nach dem Import-Vorgang können Sie im Postfach des Anwenders überprüfen ob die Daten übernommen wurden.
 
Im ersten Teil des Workshops hatten wir uns damit beschäftigt, wie Sie Outlook-Datendateien reparieren und wie Sie Auto-Vervollständigen-Listen bearbeiten. Im zweiten Teil des Workshops kümmerten wir uns um Datensicherung für Outlook und schilderten, wie Sie Anhänge und Kalendereinträge im Blick behalten.
21.08.2017/dr/ln/Thomas Joos

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