Gesucht: Archiv-Management mit hohem Bedienkomfort
Daher hat Brückner Ende 2006 nach einem geeigneten E-Mailarchivierungssystem gesucht, das die digitale Post intelligent aufbewahrt. Denn zu jenem Zeitpunkt stand die Umstellung von Lotus Notes auf Exchange bevor. Brückners Ziel war es, das neue E-Mailsystem von Anfang an mit einem Archiv zu verknüpfen, um Daten auf kostengünstigere Sekundärspeicher zu verschieben und sie dort langfristig aufzubewahren. Und nicht nur das: Durch das Arbeiten mit Lotus Notes hatten sich im Laufe der Zeit zahlreiche NSF-Files angesammelt, in denen die Nutzer ihre E-Mails speicherten. "In den NSF-Files war die Suche nach der gewünschten Information mühselig, die Backups waren übermäßig belastet. Wir brauchten also ein Archivierungssystem mit hohem Bedienkomfort und einer effektiven Suchfunktion", berichtet Brückner.
"Im Rahmen der Evaluierung kristallisierten sich schnell zwei Systeme als die Besten heraus", erinnert sich der IT-Experte. Unter den Favoriten befand sich Symantec Enterprise Vault – zunächst im Kopf-an-Kopf-Rennen mit einem Wettbewerbsprodukt. "Den Ausschlag für unsere Entscheidung zugunsten von Enterprise Vault gab schließlich der hohe Bedienkomfort der Lösung seitens der Administration. Zudem bietet die Software einen schnellen und einfachen Zugriff auf die E-Mails. Das ist ganz wichtig für unsere Mitarbeiter." Hinzu kam, dass der Bayerische Rundfunk mit einem zuverlässigen und namhaften Unternehmen arbeiten wollte, so dass Upgrades und Support der Lösung auch langfristig gesichert sind.
Bild 1: Auch archivierte E-Mails sollten sich direkt in Outlook
nach Schlüsselwörtern durchsuchen lassen
So einfach die Entscheidung für die Lösung war, bei der Implementierung standen Brückner und sein Team unter enormem Zeitdruck. Brückner, der bereits seit 10 Jahren mit den Systemen beim Bayerischen Rundfunk vertraut war, erinnert sich: "Es kostet Zeit und Nerven, in NSF-Files abgelegte Informationen aufzurufen. Zudem werden durch die NSF-Files die Backups über Gebühr belastet. Daher haben wir die in ihnen enthaltenen E-Mails in das neue Archiv migriert." Das erforderte pro Nutzer je nach Umfang der Dateien etwa drei bis vier Arbeitstage. Nach acht Monaten war die Migration abgeschlossen.
Postfach-Icons für den schnellen Zugriff auf archivierte Mails
In puncto Konfiguration sah Brückner Folgendes vor: "Ist eine E-Mail älter als drei Monate und wurde sie gelesen, kommt sie automatisch ins Archiv." So ist geplant, die Exchange-Quoten auf 200 MByte pro Postfach zu reduzieren. Kaum Unterschiede bewirkt die Archivierung bei der Darstellung der E-Mails für die Nutzer: Dank Platzhalter sehen diese ihre Mails weiterhin in ihrem Outlook-Postfach, während der Exchange-Server bereits von den Mails entlastet ist und Enterprise Vault sie systematisch abgelegt hat. Dabei helfen so genannte Categorisation-Flags, die wie ein Etikett an der jeweiligen Mail befestigt werden und unter anderem festhalten, wie lange diese aufzubewahren ist.
Über das Verknüpfungssymbol im Outlook-Postfach bleiben die archivierten E-Mails für drei Jahre im Postfach sichtbar. "Das kann im Posteingang oder in einem selbst erstellten Unterordner sein", so Brückner. "Aber auch nach Ablauf dieser drei Jahre ist eine E-Mail über den Archiv-Explorer oder den Archiv-Webzugriff wieder aufrufbar. Im Archivsystem selbst bewahren wir die E-Mails mindestens sechs Jahre oder nach manuellem Verschieben in die zur Verfügung gestellten Ordner "BR-GK-10Jahre" oder "BR-GK-unbegrenzt" entsprechend länger oder sogar dauerhaft auf." Unterdessen sind die aktiven Systeme, die heute sechs geclusterte Exchange-Server umfassen, deutlich kleiner geworden. Brückner freut sich: "Das hilft uns nicht nur Kosten zu sparen. Wir konnten dadurch auch die Wiederherstellungszeiten deutlich verkürzen."
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