Meiner bisherigen Erfahrungen nach wissen nur wenige Unternehmen, wie viel sie ihre Druckerumgebung wirklich kostet. Die Geräte stehen an verschiedenen Standorten, die Zuständigkeiten für Drucker, Kopierer, Verbrauchsmaterialien, Infrastrukturmanagement und Dokumentenverteilung liegt bei verschiedenen Personen oder Abteilungen. So ist es schwierig, den Überblick über die Gesamtkosten zu behalten. Untersuchungen haben gezeigt, dass ein Durchschnittsunternehmen 6,1 Prozent seines Umsatzes für das Drucken und die Dokumentenverwaltung aufwendet. In bestimmten Branchen wie beim Marketing können dies auch bis zu 15 Prozent sein.
Ist hier eine verstärkte Nachfrage nach Möglichkeiten der Kostenreduktion erkennbar?
Auf jeden Fall. Gerade in der derzeitigen wirtschaftlichen Lage schauen Unternehmen darauf, wie sie am besten Kosten einsparen können. Wir bieten in diesem Zusammenhang Unternehmen ein dreistufiges Konzept an, das aus detaillierter Situationsanalyse, Konzeption und Implementierung besteht. In der Analysephase ermitteln und bewerten wir die Gesamtbetriebskosten der aktuellen Druck- und Kopierumgebung und erfassen alle versteckten Kosten. Zu den Informationen, die in Betracht gezogen werden, gehören unter anderem Workflow, Benutzeranzahl und Druckvolumen. Anhand dieser Daten erhält das Unternehmen von uns Empfehlungen für künftige Geräteklassen und Standorte sowie eine Übersicht über die Gesamtbetriebskosten der momentanen Output-Umgebung sowie einen Strategievorschlag, wie sich die Druckinfrastruktur optimieren lässt. Unserer Meinung nach ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden für ein ausgewogenes Konzept unerlässlich.
Kennen Ihre Kunden die Bestandteile ihrer Druckkosten genau, auch die indirekten?Wenn wir mit den Unternehmen in die Analysephase gehen, stellen wir häufig fest, dass die Unternehmen nicht wissen, wie viel sie eigentlich für ihre Grafik- und Druckumgebung ausgeben. Teilweise ist es auch so, dass die Anzahl der Drucker beziehungsweise Multifunktionsgeräte nicht exakt beziffert werden kann. Einige Drucker befinden sich beispielsweise im Netzwerk, andere sind an einem Arbeitsplatz installiert – dies führt häufig dazu, dass der Überblick über Geräte und die dazugehörigen Verbrauchsmaterialien verloren geht.
Was würden sie schätzen, um wie viel Prozent lassen sich die Kosten einer "Standard-Drucklandschaft" bei einem KMU ohne Einschränkungen beim Druck reduzieren?
Durch eine durchdachte Druckumgebung und Druckerverwaltung lassen sich die Druckkosten um zehn bis 30 Prozent reduzieren. Dies wurde durch eine Studie von Gartner 2008 bestätigt. Einen schlanken Druckerpark erreicht ein Unternehmen vor allem durch eine ausgewogene Kombination aus Mono- und Farbdruckern sowie den Einsatz von Multifunktionsgeräten.
Worauf sollte ein IT-Verantwortlicher eines KMU heute bei der Anschaffung neuer Drucker achten?
Im Rahmen der HP Managed Print Services führt HP auch Analysen hinsichtlich der richtigen Größe von Drucker- und Kopierflotte durch, um einen optimalen Energieverbrauch und die beste Geräteauslastung zu erzielen. Zudem sollte auch evaluiert werden, ob das Gerät drucken oder scannen, kopieren und faxen muss. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit: Nicht alle Dokumente, die aus dem Drucker kommen, sind für die Allgemeinheit bestimmt. HP bietet unter anderem zusammen mit Partnern für solche Situationen die Verschlüsselung von Druckdaten sowie verschiedene Authentifizierungsmöglichkeiten am Gerät, zum Beispiel über ID-Karten an. Ebenfalls möglich ist das Drucken auf Abruf, bei dem der Anwender seine Ausdrucke nach erfolgreicher Code-Eingabe an einem beliebigen Gerät abholen kann. Durch den Einsatz solcher Lösungen lässt sich die Anzahl der benötigten Arbeitsplatzdrucker stark reduzieren. Gleichzeitig sinken die Druckkosten, die Arbeitsabläufe bleiben aber genauso effizient wie zuvor. Beispielsweise ist es dann möglich, verschiedene Dokumente in die Warteschleife zu stellen und gesammelt am Gerät abzuholen statt jeden Ausdruck einzeln.
Wie groß würden Sie den Einfluss der Anwender hinsichtlich der Anschaffung neuer Drucker einschätzen?
Sobald wir uns mit einem Unternehmen in der Konzeptionsphase befinden, werden im Rahmen des Änderungsprozesses auch Mitarbeiterbefragungen durchgeführt. Selbstverständlich treffen wir hier auf den einen oder anderen Wunsch. Jedoch gehen wir in der Beratung ganz klar darauf ein, welche Produkte an welchem Standort und für welchen Verwendungszweck Sinn machen. Von daher werden die Wünsche der Mitarbeiter gehört, aber ihnen nicht immer entsprochen. Ziel des Konzeptes ist, dass Unternehmen sowohl Kosten sparen als auch Qualität und Effizienz merklich steigern.
Seite 1 von 2 Nächste Seite>>
