Abbild heterogener Umgebungen
In Version 3 führte die ITIL daher den Begriff des CMS – Configuration Management Systems – ein, der der Praxis heterogener Systemlandschaften mit etablierten, bewährten und vor allem akzeptierten Systemen eher gerecht wird. So beschreibt die ITIL ein CMS als eine logische Verknüpfung mehrerer Datenquellen. Für diese Architektur findet auch der Begriff des "föderierten Modells" Verwendung. Dahinter verbirgt sich die Einsicht, dass es praktisch unmöglich ist, sämtliche Konfigurationsdaten aus diversen Quellen in einer Datenbank mit einem einheitlichen Datenmodell zu verwalten.
Neben konzeptionellen Unterschieden haben die beiden beschriebenen Modelle Gemeinsamkeiten hinsichtlich der Ansprüche an zu speichernde Informationen. Die ITIL fordert von beiden Ansätzen nicht nur Informationen über Konfigurationen von Geräten und Software-Produkten, sondern auch Details zu Störungen, Servicewünschen, bekannten Problemen, geplanten Änderungen, Mitarbeitern, Lieferanten, Standorten, Verträgen und Servicevereinbarungen. Der Unterschied zu herkömmlichen Asset- oder Inventarsystemen besteht in der Darstellbarkeit von Beziehungen der gespeicherten Objekte zueinander. Dabei ist es mit der Darstellung von Beziehungen zwischen Geräten oder Personen nicht getan. Die ITIL empfiehlt eine Service-orientierte Sicht auf die IT-Infrastruktur, es soll also ersichtlich sein, welche IT-Komponente für welchen Geschäftsprozess erforderlich ist.
Die ITIL bemüht sich auf ihrer Webseite
um eine eindeutige Definition der Begriffe CMS und CMDB
Brückenschlag zwischen IT-Architektur und Geschäftsprozessen
Der Nutzen eines CMS ist weniger in den Fähigkeiten oder Schwächen des verwendeten Produkts als in der Umsetzung des Konzeptes selbst zu suchen. Ein "gelebtes" und konsequent angewendetes CMS schafft eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis, die den IT-Alltag nachhaltig erleichtert. Der Support etwa kann schneller helfen, wenn erkennbar ist, mit welchen Geräten der Anwender arbeitet, welche Softwareversionen installiert und welche Netzwerkkomponenten für die Verbindung verantwortlich sind. Plant ein Serveradministrator den Einbau eines neuen Speicherriegels in einen Server, dann kann er mit Hilfe eines CMS leichter feststellen, für welche Anwendungen der Server benötigt wird und die während der Downtime betroffenen Anwender vorher informieren. In beiden Fällen kann sich der IT-Schaffende durch Professionalität und Umsicht profilieren, Anwenderfrust vermeiden und Arbeitsfähigkeit schneller wieder herstellen – Imagegewinn und geringere Ausfallkosten stehen auf der Habenseite.
Die ausdrückliche Forderung an ein CMS besteht darin, Beziehungen zwischen den gespeicherten Datenobjekten darstellen zu können. Von entscheidender Wichtigkeit ist dabei der Brückenschlag zwischen technischer Infrastruktur auf der einen und den Geschäftsprozessen eines Unternehmens auf der anderen Seite. Das Konfigurationsmodell eines CMS soll also zum Beispiel zeigen, welche Hardwarekomponenten, Anwendungen und Dienste an der Erfassung von Kundenaufträgen oder an der Rechnungsstellung oder der Gehaltsabrechnung beteiligt sind. Wartungsarbeiten lassen sich so viel leichter planen – der Server, auf dem die Lohnbuchhaltung läuft, würde sicher nicht ausgerechnet am Ende des Monats zu Wartungszwecken heruntergefahren.
Eine transparente und Service-orientierte Dokumentation der IT-Infrastruktur erleichtert darüber hinaus eine Betrachtung der IT unter Kostengesichtspunkten. Verlässliche Aussagen zu durch die IT verursachten Kosten erlauben realistischere Budgetplanung und Leistungsverrechnung. Kostentransparenz ist dabei sicher nicht nur Outsourcing-Bestrebungen zweckdienlich – sie kann auch Argumente für den Verbleib von IT-Strukturen im Unternehmen liefern. Ein nicht zu unterschätzender Nutzen, den der Einsatz eines CMS mit sich bringt, ist die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Die Rede ist von Lizenzbestimmungen. Lizenzverstöße sind schon lange kein Kavaliersdelikt mehr, sondern ein Straftatbestand, für den der IT-Verantwortliche eines Unternehmens persönlich haftet.
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