Die Zeiten, in denen Anwender ein einziges Dokument in beliebiger Anzahl ausdrucken konnten, sind vorbei. Neben den umweltbelastenden Aspekten haben mittlerweile die laufenden Kosten für Drucker und Papier einen beachtlichen Anteil am monatlichen Budget der Unternehmen eingenommen. Durch eine passende Software-Lösung zur Kontrolle der Druckaufträge lassen sich nicht nur Kosten einsparen. Die einzelnen Vorgänge werden zudem auf einzelne Kostenstellen gebucht, so dass jeder Nutzer und die für ein spezifisches Projekt veranlassten Ausdrucke klar zu identifizieren sind.

Bei den Einsatzmöglichkeiten von PaperCut NG differenziert der Hersteller zwischen Bildungseinrichtungen und Unternehmen. In einer Bildungseinrichtung liegt der Fokus darauf, Druckkosten benutzerseitig zu steuern, Kostenkontingente zu überwachen und häufige Benutzerwechsel komfortabel umzusetzen. Studierende erhalten ein Druckkosten-Kontingent, es lassen sich aber auch Studiengänge oder -projekte für einzelne Drucker festlegen.

Für Unternehmen empfiehlt sich der Einsatz von PaperCut eher bei der Erfassung und Auswertung von Druckkosten für Mitarbeiter, Büros oder ganze Abteilungen. Dienstleistungsgewerbe stellen anfallende Druckkosten in der Regel ihren Kunden oder Projekten in Rechnung. Nicht selten wurden dafür bisher meist Strichlisten geführt. Besonders für Ingenieur- und Architekturbüros, Design- Agenturen, Anwaltskanzleien und Buchhalter ist es außerdem wichtig, jedem Druckauftrag Kostenstellen oder vorher festgelegte Auftragsnummern – wie Kunde, Angelegenheit, Projekt, Abteilung oder Kostenstelle – zuzuweisen. Wir können schon hier vorwegnehmen, dass sich PaperCut für jedes der hier beschriebenen Einsatzszenarien eignet.

Fazit
Insgesamt zeigte sich PaperCut im mehrwöchigen Praxistest als eine stabile Lösung, die vielfältig einsetzbar ist. Sie wird den Bedürfnissen einer kleinen Netzwerkstruktur mit wenigen Usern genau so gerecht wie einem Schulbetrieb oder einem Großunternehmen mit hunderten Anwendern. Im Test hat sich gezeigt, dass der sinnvolle Einsatz abhängig von den Anforderungen ist. In einem kleinen Unternehmen eignet sich PaperCut dann, wenn Druckkosten auf Projekte gebucht werden sollen. Eine Druckkostenlimitierung bei drei oder fünf Benutzern macht sicher nicht ganz so viel Sinn. Schulbetriebe, Behörden, Dienstleistungsbüros oder Copy-Shops sind mit PaperCut gut beraten. Die detaillierte Steuerung von Druckkosten und -aufträgen erlaubt schnell eine unkomplizierte Integration in den Arbeitsalltag. Weiterhin vorteilhaft: Durch die 40-Tage- Testversion kann jeder den Nutzen von PaperCut für sich herausfinden. Für bis zu fünf Benutzer ist die Software auch über diesen Zeitraum hinaus kostenlos. Aufgrund des durchdachten Funktionsumfangs, des stabilen Betriebs und des moderaten Preises ist das Produkt in jedem Fall einen Blick wert.

Den ausführlichen Test der Software finden Sie in Ausgabe 09/2009 ab Seite 35.