Früher war manches einfacher. Wenn ein Katasterbeamter im 19. Jahrhundert den Bebauungszustand einer Gemeinde dokumentieren wollte, griff er zu Papier und Bleistift. Nach vielen Radierungen war alle fünf Jahre ein neuer Plan nötig. So standen gestaffelt mehrere Karten in kurzen Intervallen zur Verfügung. Der Zugriff und die Veränderung der Daten erfolgte manuell und als Schnittstelle waren nur das Auge, die Hand sowie ein eingeschalteter Verstand nötig. Im 20. Jahrhundert wurde das Ganze kurzfristig einfacher, mittel- und langfristig aber bereits schwieriger. Nun dokumentierte man die Bebauung auf einer Folie und konnte durch das Wegwischen  von Folienstifteintragungen eine Karte länger verwenden. Der Blick in die Vergangenheit wurde aber schwieriger, wenn man nicht daran dachte, regelmäßig neue Karten anzulegen. Ein physikalisches Problem kam hinzu: Weichmacher zersetzten die gestapelten Folien im Gegensatz zum vorher verwendeten hochwertigen Papier.


Bild 1: Bänder sind zwar bis zu 30 Jahre haltbar, nicht immer aber findet sich noch das passende Abspielgerät und die passende Software (Quelle: Kroll Ontrack)

In der Welt der digitalen Information werden die Dinge nun noch schwieriger. Das physikalische Problem bleibt und wird noch drängender. Die Zahl der Schnittstellen wird immer größer. Ein Plus an Speicherdichte geht einher mit einem Mehr an Kompatibilitätsproblemen. Die technischen Möglichkeiten, Format- und Hardwarewechsel beschleunigen eher die Problematik und verkürzen die Halbwertszeit von Daten. Unternehmen und Behörden merken heute viel schneller und häufiger, dass sie auf Wissen nicht mehr zurückgreifen können, welches eigentlich noch im Backup vorhanden ist. Die moderne Speicherlandschaft bringt eine große Vielfalt an verschiedenen Formaten. Administratoren stehen aufgrund der immer heterogeneren Speicherlandschaften vor neuen Herausforderungen. Auch von der physikalischen Seite her nimmt die Halbwertzeit digitaler Daten immer weiter ab. Und halten die Datenträger länger, spielt sich das Problem der unterschiedlichen Formate wieder in den Vordergrund: Bänder können bis zu 30 Jahre halten. Mangelware sind jedoch meistens die alte Software oder auch nur alte funktionierende Abspielgeräte. Bei betagten Storagelösungen steigen die Ausfallrisiken. Anbieter von Speichersystemen verschwinden vom Markt, Speicherlösungen werden ausgewechselt. Mit jeder Reorganisation steigt daher das Risiko, auf alte Daten nicht mehr zurückgreifen zu können.

Vom Informationsfluss abgeschnitten
Schon die mittelfristige Verfügbarkeit von Daten bereitet aktuell Probleme. Daten oder auch Anwendungen sind bedroht, wenn etwa Sparzwänge zu punktuellem Einkauf von heterogenen Speicherlösungen führen und diese dann auch noch schlecht dokumentiert sind. So musste eine Bank 30.000 Buchungssätze von Konten für eine Wirtschaftsprüfung zur Verfügung stellen. Das Band existierte und funktionierte mechanisch, aber die Backupsoftware stand nicht mehr zur Verfügung. Ebenso mussten von Experten wie Kroll Ontrack auch schon eigens entwickelte Applikationen von Forschungseinrichtungen konvertiert werden. In einem Fall benötigte ein prominentes Forschungsinstitut ein vor Jahren entwickeltes Programm zur Berechnung von Forschungsergebnissen wieder. In Vergessenheit geraten, sollte die Anwendung nun für neue Versuche wieder weiterentwickelt werden. Gespeichert war alles auf einem nicht mehr am Markt verfügbaren Tape-Format. Hier konnte mit relativ wenig Aufwand das Ergebnis von Wissen und Entwicklung wieder hergestellt werden.

Pflichtaufgabe konforme Datensicherung
Unternehmen können auch aufgrund rechtlicher Vorgaben vor dem Problem kontinuierlicher und standardisierter Datensicherung immer weniger die Augen verschließen. Denn die Verfügbarkeit von Daten sichert nicht nur Unternehmenswissen oder auch Anwendungen. Unternehmen müssen ihre Geschäftsdokumente revisionssicher aufbewahren. Behörden müssen Ihre Daten digital aufbereiten, um sie zum Beispiel später an übergeordnete Archive abzugeben. Es gibt verschiedene gesetzliche Quellen und Regularien. Basel II ist da nur ein Ausschnitt. Unmittelbar gesetzlich bindend sind solche Vorschriften wie das Handelsgesetzbuch, welches unter anderem die Aufbewahrung von Handelsbriefen - also auch E-Mails - vorschreibt. Wirtschaftsprüfer berufen sich auf die Abgabenordnung oder die Buchhaltungsvorschriften der GoBS. Verschiedene Industrienormen bieten Anleitungen, wie eine solche Aufbewahrungspflicht in der Langzeitarchivierung umzusetzen ist.

Neben alten Beständen müssen häufig auch aktuelle Datensätze integriert werden – so bei der Einführung neuer Speicherlösungen oder bei der Übernahme von Unternehmen und ihrer Infrastruktur. Zudem spielen rechtliche Anforderungen eine immer größere Rolle. Die Anfrage eines Wirtschaftsprüfers oder ermittelnder Behörden, schnell alle relevanten Daten zur Verfügung zu stellen, zwingt oft kurzfristig zu einem Zugriff auf alte Datenbestände. Konvertierung ist aber nicht nur eine zeitintensive Aufgabe, sondern bietet auch Folgenutzen: In einem Zug kann eine Deduplizierung und Komprimierung durchgeführt werden. Hierzu wird die Speicherlandschaft untersucht, die notwendige Konvertierungsstrategie entwickelt und gleichzeitig umgesetzt. Das baut das Datenvolumen ab und verringert die Kosten für die Speicherinfrastruktur. So kann mittel- und langfristig auf relevante Geschäftsinformationen zugegriffen werden.

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