Besser automatisieren mit einem Center of Automation

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Besser automatisieren mit einem Center of Automation

05.04.2023 - 13:30
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Viele Unternehmen haben bereits damit begonnen, ihre Büroprozesse durch neue Technologien wie Robotic Process Automation, Low-Code in der Microsoft Power Platform oder in SAP zu automatisieren. Oft verbuchen sie damit positive Erfahrungen in einzelnen Abteilungen – jedoch gelingt es nicht immer, das punktuell vorhandene Know-how systematisch auf alle Bereiche zu übertragen. Wie unser Beitrag zeigt, kann ein Center of Automation die organisatorische Lösung für dieses Problem sein.

Automatisierung entlastet Mitarbeiter von aufwendigen Routinearbeiten. Ihre Umsetzung ist jedoch häufig davon abhängig, dass sich in einzelnen Abteilungen digital denkende Pioniere finden, die entsprechende Projekte initiieren und auch abschließen. Das Wissen verbleibt anschließend in dieser Abteilung und diffundiert nicht in andere mit geringerer Digitalaffinität. So bilden sich stark unterschiedliche Silos ohne Wissens- und Erfahrungstransfer, die im Gesamtbild schnell ein Automatisierungschaos ergeben. Es fehlen zentral verantwortliche Treiber und eine unternehmensübergreifende Automatisierungsstrategie. Das Problem verschärft sich, wenn einzelne Kompetenzträger das Unternehmen verlassen und mit ihnen das Wissen um den automatisierten Prozess und die Nachpflege der Automatisierung verloren geht.

Dem wirkt ein Center of Automation entgegen, das dafür verantwortlich ist, Automatisierungen abteilungsübergreifend zu erfassen, einzuführen, zu begleiten und weiterzuentwickeln. Ein solches zentrales Team verfügt über einen direkten Weg in die Fachabteilungen. Anstatt vieler einzelner Initiativen verfolgt das Center of Automation den Ende-zu-Ende-Gedanken: Die Verantwortlichen aus dem Center of Automation bilden nicht nur den Knotenpunkt zwischen IT- und Fachabteilung, sondern setzen Automatisierungen federführend ganzheitlich um.

Die Nachteile punktueller Prozessautomatisierungen
Automatisierung ist ein kontinuierliches Projekt, da es im Laufe der Zeit stetige Veränderungen im Prozess geben wird, die technische Anpassungen erfordern. Ebenfalls ist eine permanente Wartung vonnöten, die nur funktionieren kann, wenn eine entsprechende Verantwortlichkeit vorliegt. Werden also von Beginn an unzureichende Schnittstellen zwischen Fach- und IT-Abteilung geschaffen, entsteht das Problem der personenbezogenen Verantwortung. Fehl- oder Urlaubszeiten der Initiatoren haben Einfluss auf den Automatisierungsprozess, da bei etwaigen Fehlern ausschließlich sie einen Eingriff vornehmen können. Außerdem droht die Gefahr des abwandernden Prozesswissens und generell ein Abebben der Aktivitäten unter dem Druck der täglichen Aufgaben.

Eine weitere Schwierigkeit dieser Insellösungen ist die geringe Automatisierungseffizienz. Eine punktuelle Automatisierung hat zur Folge, dass unternehmensweite Automatisierungsvorhaben mangels institutionalisierter Gesamtverantwortlichkeiten im Sand verlaufen oder die einzelnen Teams ihre jeweiligen Projekte mit überhöhtem Zeitaufwand und verschiedenen Werkzeugen umsetzen. Der Erfolg von Automatisierungen beruht jedoch darauf, möglichst effizient und standardisiert Potenziale zu erkennen und Optimierungen vorzunehmen. Nur so lassen sich auch Aussagen über den Nutzen der einzelnen Automatisierungen in ihrem Zusammenspiel treffen.

Der Faktor Mensch
Neben dem technischen und organisatorischen Aspekt von Automatisierungen sollten Unternehmen die Überzeugungen und Ängste ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, die mit dem Thema verbunden sind. Dass der zunehmende Digitalisierungsdruck und die Überlastung von Mitarbeitern aufgrund von Fachkräftemangel neue Lösungen fordern, ist bekannt und täglich erlebbar. Trotzdem liegen das Verständnis für die Entlastung durch Automatisierungen und die Angst vor Bedeutungs- und letztlich Arbeitsplatzverlust dicht beieinander. Ohne Akzeptanz in der Belegschaft werden Automatisierungsprojekte scheitern. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeiter, denen ein "Roboter-Kollege" zur Seite gestellt werden soll, aber auch weitere Beteiligte, wie Betriebsräte, HR-Abteilungen und Vorgesetzte, von Anfang an einzubinden und das Projekt transparent zu erklären. In punktuellen Automatisierungen sind die fachlich Verantwortlichen mit dieser zusätzlichen Aufgabe nicht selten überfordert und benötigen Unterstützung der IT-Abteilung oder Unternehmenskommunikation.

Akzeptanz der Automatisierung ist ebenso bei den Führungskräften notwendig. Erkennen sie das Potenzial der Automatisierung nicht oder wird es nicht als strategisch und unternehmerisch wertvoll platziert, erhält das Thema nicht die Priorität, die es zu seiner vollen Entfaltung braucht. Mit der Befähigung durch ein Center of Automation setzt die Geschäftsführung hingegen ein klares Signal und wird die Führungskräfte motivieren, ihre Prozesse digital zu denken. Nur so ist End-to-End-Prozessautomatisierung zu erreichen.

Ein Center of Automation leistet Abhilfe
Damit im Unternehmen strategische statt punktueller Automatisierung stattfindet, Mitarbeiter schnell Entlastung spüren, die Kundenzufriedenheit dank besserer Prozesse steigt und eine mitwachsende Infrastruktur entsteht, sollte ein Center of Automation von Beginn an zentraler Treiber einer Automatisierungsstrategie sein. Das Team vereint Fachabteilungskenntnisse, Change Management, User-Adoption-Knowhow sowie IT-Expertise und ist von der Idee über die Umsetzung bis zur Evaluation verantwortlich für alle Automatisierungen im Unternehmen. Dazu gehören unter anderem die Identifikation technologisch sinnvoller Realisierungsmöglichkeiten sowie die Adaption erfolgreicher Projekte für weitere Unternehmensbereiche. Außerdem begleitet das Center of Automation den Prozess kulturell, um für eine breite Akzeptanz zu sorgen.

Bei der Implementierung eines Center of Automation trifft internes Projektwissen auf IT-Expertise aus dem Unternehmen und Automationswissen von externen Experten. In erster Linie geht es dabei darum, effiziente Strukturen zu schaffen, die im Unternehmen ernst genommen werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Center of Automation aus einem größeren Pool an Mitarbeitern bestehen muss. Bei kleineren Unternehmen kann es sich durchaus aus zwei Personen plus extern Beratenden zur Ergänzung beziehungsweise zum Ausbau des eigenen Knowhows zusammensetzen. Wichtig ist, Automatisierung als übergreifende Funktion zu organisieren, sodass ausreichend Schnittstellen zwischen IT- und Fachabteilungen gegeben sind. Mangelt es an IT-Wissen und an der Sicherheit, mit eigenen Ressourcen eine langfristige Strategie umsetzen zu können, kann eine Auslagerung sinnvoll sein.

Fazit
Die Automatisierung von Prozessen ist inzwischen zum echten Wettbewerbsvorteil geworden, die Identifizierung und Umsetzung von Prozesspotenzialen durch ein unternehmensweit verantwortliches Center of Automation jedoch ist (noch) nicht weit verbreitet. Die Etablierung eines solchen Teams ist die wichtigste organisatorische Entscheidung, um Automatisierung systematisch umzusetzen und so Wertschöpfungspotenziale am Markt und bei der Fachkräfteentlastung zu heben.

ln/Steffen Weiers leitet in der Business Delivery innerhalb der BTC Business Technology Consulting AG ein Team von Automatisierungsexperten.

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