Papier- und PDF-Rechnungen gehören bald der Vergangenheit an. Denn es bleiben nur noch wenige Monate bis zur offiziellen Umstellung auf die E-Rechnung. Zur Erinnerung: Von der neuen E-Rechnungspflicht sind grundsätzlich alle geschäftlichen Aktivitäten zwischen Unternehmen (B2B-Geschäft) betroffen. Weiterhin unberührt bleiben sowohl B2C-Transaktionen als auch steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen unter 250 Euro. Die Umstellung auf die E-Rechnung im B2B-Bereich erfolgt allerdings nicht vollumfänglich zum 1. Januar 2025. Bedingt durch den höheren Aufwand und die Komplexität der Implementierung, rechnet die Bundesregierung den Unternehmen einige Übergangsfristen ein.

So müssen Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze im Inland verzeichnen, E-Rechnungen ab Januar 2025 zumindest empfangen und verarbeiten können. Sofern der Rechnungsempfänger zustimmt, darf das Rechnung stellende Unternehmen auch ein gängiges Format wie Papier oder PDF verwenden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt dann auch die Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen, die einen Jahresumsatz von über 800.000 Euro generieren. Umsatzschwächere B2B-Unternehmen erhalten eine zusätzliche Schonfrist von zwölf Monaten, in denen sie ihre Rechnungen weiterhin in unstrukturierter Form ausstellen dürfen. Allerdings sind auch sie ab dem 1. Januar 2028 zum Versand von strukturierten E-Rechnungen verpflichtet.

E-Rechnungspflicht hat ihre Daseinsberechtigung
Deutschland ist längst nicht das einzige Land, das die E-Rechnung für B2B-Unternehmen zur Pflicht macht. In Italien und Polen zum Beispiel existieren bereits vergleichbare Regelungen. Und auch Frankreich und Ungarn bemühen sich um eine Einführung. Dass nun immer mehr Mitgliedsstaaten nachziehen und dem als ViDA (VAT in the Digital Age) bekannten Vorschlag der EU-Kommission als treibende Kraft folgen wollen, verwundert nicht. Schließlich verspricht die E-Rechnung Vorteile auf mehreren Ebenen.

So zielt das Wachstumschancengesetz, das im März dieses Jahres vom Bundesrat gebilligt wurde und die Einführung der E-Rechnung unterstützt, darauf ab, bürokratische Hürden abzubauen und so das Wirtschaftswachstum zu fördern. Dies schließt ebenfalls Steuerangelegenheiten mit ein. Gleichzeitig versprechen sich die Finanzbehörden durch die Schaffung eines effizienten und transparenten Meldesystems wesentlich bessere Mehrwertsteuererhebungsprozesse bis hoch auf EU-Level. Wenn Rechnungen automatisiert auf elektronischem Weg empfangen und weiterverarbeitet werden können, lassen sich alle relevanten Informationen direkt an die zuständige Behörde übermitteln. Dadurch sinkt nicht nur das Fehlerrisiko durch eine manuelle Rechnungsstellung, sondern es soll auch dem Steuerbetrug vorgebeugt werden.

Für B2B-Unternehmen bedeutet das: Rechnungen können dank der automatisierten Prozesse schneller gezahlt werden. Darüber hinaus lassen sich anfallende Kosten, zum Beispiel für Papier und Porto, auf das Nötigste reduzieren.

Technische Anforderungen an die E-Rechnung
Die technischen Details der E-Rechnung sind unter der EU Norm EN 16931 definiert. Demnach handelt es sich bei ihr um ein Rechnungsdokument, das in einem elektronischen, strukturierten – sprich maschinenlesbaren – Format ausgestellt und versendet sowie automatisch empfangen und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Unternehmen, die bislang ihre Rechnungen auf Papier ausgestellt haben, würden demzufolge nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, da (eingescannte) Papierrechnungen ursprünglich nicht elektronisch erstellt werden. Gleiches gilt für Rechnungen, die als gewöhnliche PDF- oder Bilddatei wie JPEG oder PNG erstellt und versendet werden. Sie beinhalten die notwendigen Informationen nur in unstrukturierter Form, sind demnach nicht maschinenlesbar und lassen sich deshalb auch nicht automatisch elektronisch weiterverarbeiten.

Stattdessen müssen Unternehmen im Rahmen der E-Rechnungspflicht auf spezielle Dateiformate zurückgreifen, die den Vorgaben entsprechen. Zu den bekanntesten zählen XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Die XML-basierte XRechnung, die eine nationale Ausgestaltung von EN 16931 (Core Invoice Usage Specification, CIUS) repräsentiert, unterstützt sowohl den offenen Standard für Geschäftsdokumente UBL (Universal Business Language) als auch die internationale Syntax UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).

Die ZUGFeRD-Rechnung findet hingegen insbesondere im Kontext der hybriden Rechnungstellung Verwendung. Dabei wird neben dem maschinenlesbaren XML-Format zusätzlich ein für das menschliche Auge leichter lesbares Format erstellt. Entscheiden sich Unternehmen für dieses E-Rechnungsformat, müssen sie berücksichtigen, dass dies erst mit Version 2.0.1 möglich ist. Anstelle von XRechnung und ZUGFeRD können Unternehmen nach Vereinbarung auch andere Formate nutzen, sofern diese mit EN 16931 vereinbar sind – darunter Factur-X, EDIFACT und ebInterface.

Sobald die E-Rechnung in einem der festgelegten Formate erstellt wurde, lässt sie sich auf vielerlei Weise an den Empfänger übermitteln. Auf der einen Seite kann der Versand über eine dedizierte E-Rechnungsplattform oder über direkte Integrationen und ERP-Systeme stattfinden. Auf der anderen Seite ist er auch via E-Mail möglich – aber nur unter der Voraussetzung, dass das Format der angehängten Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wie bereits erwähnt wäre eine einfache PDF-Datei im E-Mail-Anhang demnach keine E-Rechnung. Doch wer seine elektronische Rechnung über diesen Kanal versendet, darf nicht vergessen, dass E-Mails einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

E-Rechnungen im E-Mail-Anhang müssen archiviert werden
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – oder einfach nur GoBD – konkretisieren die im Umsatzsteuergesetz (UstG) und in der Abgabenordnung (AO) festgehaltenen Normen. Sie enthalten die Vorgaben zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Dokumente in elektronischer Form. Dies umfasst ebenfalls E-Mails mitsamt ihren Anhängen. Demnach sind also alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, entsprechende Daten vollständig, revisionssicher sowie langfristig aufzubewahren und durchgängig zugänglich zu machen. In Österreich und in der Schweiz gelten ähnliche Anforderungen.

Eine E-Mail-Archivierungssoftware sorgt dafür, dass E-Mails und die sich darin befindlichen E-Rechnungsdaten GoBD- und DSGVO-konform archiviert werden und jederzeit zur Verfügung stehen. Dafür überträgt sie je nach Einstellung Kopien aller ein- und ausgehenden E-Mails, einschließlich ihrer Anhänge, in ein externes, gesichertes Archiv – noch bevor die Nachrichten in den Postfächern der Empfänger auftauchen. Sollten Nutzer versehentlich oder absichtlich Rechnungsdokumente aus ihrem Postfach entfernen, kommt es somit nicht zum Datenverlust, da Server und Archiv unabhängig voneinander existieren.

Dadurch wird zudem sichergestellt, dass der Zugriff auf Rechnungsdaten auch dann möglich ist, wenn es zu technischen Störungen oder zu einem Cyberangriff kommt, der den E-Mail-Server oder die Postfächer betrifft. Darüber hinaus lässt sich das Archiv bei Bedarf jederzeit einfach durchsuchen. Damit Nutzer die archivierten Daten nicht wahllos manipulieren können, werden diese zusätzlich verschlüsselt.

Rechnungsdaten über lange Zeit schützen
Auf lange Sicht kommt kein B2B-Unternehmen um die Einführung der E-Rechnung herum. Die Installation spezieller Software ist dabei grundsätzlich nicht verpflichtend. Wer also zum Beispiel über ein Dokumentenmanagement-System mit den entsprechenden Empfangs-, Verarbeitungs- und Zustellungsfunktionen verfügt, ist diesbezüglich auf der sicheren Seite. Unternehmen, die noch kein passendes Werkzeug haben, müssen zumindest bis Januar dafür sorgen, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können.

Organisationen sollten jetzt die nötigen Vorkehrungen treffen, um E-Rechnungen über ihre bestehenden Systeme verarbeiten und archivieren zu können. Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sorgt dafür, dass alle in E-Mails enthaltenen Rechnungsdaten langfristig sicher aufbewahrt werden – ein wichtiger Schritt, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und gleichzeitig den Überblick über geschäftliche Transaktionen zu behalten.

Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bringt für Unternehmen weitreichende Veränderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails und Rechnungsdaten. Eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, interne Prozesse zu optimieren und langfristig Kosten zu senken. Unternehmen, die bereits heute in entsprechende Archivierungstools investieren, sind bestens vorbereitet, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und gleichzeitig ihre Effizienz zu steigern.

ln/Philipp Inger, Lead Brand Content Writer bei MailStore