E-Rechnungspflicht schon jetzt angehen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland. Die Pflicht umfasst sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen, wenn diese zwischen Firmen ausgestellt und empfangen werden. Es gibt zwar Übergangsregelungen, dennoch sollten Unternehmen schon jetzt aktiv werden und ihre Prozesse sowie IT-Systeme gründlich überprüfen. Das IT-Beratungshaus KPS hat drei zentrale Aspekte ausgemacht, auf die es bei der Anpassung bestehender oder der Implementierung neuer oder zusätzlicher Systeme ankommt.
Noch haben wohl die wenigsten Firmen komplett auf E-Rechnungen umgestellt, denn bis Ende 2026 sind zum Beispiel Papierrechnungen, einfache PDF-Rechnungen oder gültige EDI-Formate mit Zustimmung des Empfängers weiterhin erlaubt. Ab 2028 entfallen jedoch sämtliche Ausnahmen. Insbesondere ist es entscheidend, die gesetzlichen Anforderungen zu analysieren, bestehende Rechnungsprozesse auf digitale Formate umzustellen und notwendige Anpassungen in ihren ERP-Systemen wie SAP vorzunehmen.
Die Integration von E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung stellt eine besondere Herausforderung dar und es sind Anpassungen an bestehenden Systemen erforderlich, um die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen zu unterstützen. Zudem gilt es, Schnittstellen zu externen Partnern oder Plattformen einzurichten, um den digitalen Austausch von Rechnungen reibungslos zu gewährleisten. Axel Beck vom IT-Beratungshaus KPS hat drei wichtige Aspekte identifziert, auf die es hierbei besonders ankommt.
1. Automatische Validierung
Die automatische Validierung ist ein kritischer Bestandteil des E-Rechnungsprozesses. Eingehende Rechnungen müssen sowohl auf formale Aspekte (vollständig ausgefüllte Pflichtfelder, korrekte Formate, et cetera) als auch auf inhaltliche Richtigkeit (Übereinstimmung der Beträge, gültige Steuernummern) überprüft werden. Die automatische Validierung von Rechnungen ist in vielen Softwareprodukten zwar heute schon Standard. Allerdings enthalten manche Werkzeuge nur grundlegende Prüfmechanismen, die individuell erweitert und angepasst werden müssen. Wer sicher gehen und eine möglichst effiziente Validierung realisieren will, sollte auf Produkte setzen, die umfassende Prüfmechanismen sowie eine leistungsstarke Automatisierung bieten.
2. Umfassende revisionssichere Archivierung
Nicht erst seit der E-Invoicing-Pflicht ist revisionssichere Archivierung eine gesetzliche Anforderung. Um hier Compliance mit den Archivierungsvorgaben zu erreichen, muss jede Rechnung manipulationssicher archiviert werden, damit im Falle einer Prüfung lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Die einfache Ablagefunktion, wie sie beispielsweise der SAP Content Server bereitstellt, muss in manchen Szenarien durch spezialisierte Tools ergänzt werden, um die strengen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung optimal zu erfüllen. Von besonderer Bedeutung ist, dass solche Software standardisierte Schnittstellen bietet, um eine Integration etwa in ein bestehendes SAP-System zu ermöglichen. Eine weitgehende Automatisierung dieser Prozesse trägt zusätzlich dazu bei, Fehler zu minimieren und den Archivierungsablauf effizienter zu gestalten.
3. Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen nutzen
Künstliche Intelligenz kommt zunehmend auch im Rechnungswesen zum Einsatz. Da hier besonders viele repetitive Aufgaben anfallen, profitieren Unternehmen deutlich. Viele Plattformen bieten schon seit einigen Jahren ein hohes Maß an Automatisierung. Dazu zählen Anwendungsfälle wie die automatische Kontierung. Statt manuell in alten Datensätzen nachzuschlagen, um die richtigen Konten zu identifizieren, können heutige Systeme anhand historischer Daten automatisch Vorschläge für die richtige Kontierung machen. KI hebt diese Automatisierungsmöglichkeiten auf ein neues Level, indem sie zusätzlich Steuersätze verifizieren und Angaben zwischen Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen noch genauer abgleichen kann.
Ein weiteres wichtiges Einsatzgebiet von KI ist die automatische Erkennung von Rechnungsdokumenten, insbesondere unstrukturierten elektronischen Rechnungsformaten wie einfachen PDF-Dateien. Eine moderne KI-basierte Erkennungssoftware kann Rechnungsdaten noch zuverlässiger beispielsweise aus PDF-Dateien extrahieren und diese automatisch den richtigen Buchungskonten und Kostenstellen zuordnen und somit eine gute Erweiterung sein, um die E-Rechnungspflicht bis Ende 2026 zu erweitern. Künstliche Intelligenz bietet über die E-Rechnungspflicht hinaus weitere Vorteile: Sie kann Texte aus Kommentaren, Dokumenten und Kommunikation extrahieren und automatisch übersetzen, was insbesondere in einem internationalen Kontext wichtig ist.
Mit der E-Rechnungspflicht stehen zahlreiche Unternehmen vor einer umfangreichen Umstellung. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für E-Rechnungen sollten Anwender besonders auf die Integration von KI-Anwendungen, eine revisionssichere Archivierung sowie automatische Validierung achten, um eine nahtlose Integration und eine effiziente Umsetzung der E-Rechnungspflicht sicherzustellen.