Mit IT-Assessment zur digitalen Transformation

Technologischer Wandel ist für IT-Organisationen nichts Neues, sie befinden sich in einem ständigen Prozess der digitalen Transformation. Die IT übernimmt dabei vielfältige Aufgaben, etwa die Integration neuer Technologien wie Cloud, IoT oder KI, die Optimierung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung und Digitalisierung und den Schutz der sensiblen, geschäftskritischen Daten des Unternehmens.

Herausforderungen in der Business-IT
Für eine IT-Organisation ist das eine herausfordernde Aufgabe, die eine klare Vision und Strategie erfordert. Denn der technologische Wandel geht oft mit finanziellen und personellen Investitionen einher, weil er häufig mit der Einführung neuer Hard- und Software verbunden ist. Zum anderen stehen Firmen zunehmend vor der Herausforderung, dass Know-how durch Personalwechsel verlorengeht und sich neue Funktionen nicht besetzen lassen.

Deshalb lagern Unternehmen ihre IT-Services immer häufiger aus, um sie nicht mehr selbst zu betreiben. Themen wie Plattformstrategien, Data-Center-as-a-Service (DCaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) gewinnen an Bedeutung. Auch in der IT-Security wird zunehmend auf externe Unterstützung gesetzt, etwa bei Notfallprozeduren und Desaster-Recovery-Strategien. Vor allem kleinere Unternehmen können die Anforderungen nicht mehr selbst bewältigen und greifen daher auf As-a-Service-Angebote zurück.

Deshalb benötigen die meisten Organisationen, unabhängig von ihrer Größe, eine Priorisierung, denn die überstürzte Einführung von Hype-Technologien "um dabei zu sein" führt selten zum Ziel. Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme bedarf einer sorgfältigen Planung und Koordination. Andernfalls kann es beispielsweise zu Kompatibilitätsproblemen kommen.

Mittelstand: Es muss nicht immer der ganz große Wurf sein
Ein praktisches Hilfsmittel sind IT-Assessments. Sie bieten eine umfassende Analyse und Bewertung der gesamten IT-Landschaft einer Organisation. Unternehmen können damit den aktuellen Stand der IT-Infrastruktur, der Prozesse und der Strategie erfassen und bewerten. Das Ergebnis ist eine genaue Bilanz der eigenen Stärken und Schwächen und konkrete Handlungsempfehlungen für zukünftige Entscheidungen und Investitionen.

Ein umfassendes Assessment betrachtet alle Aspekte der IT-Organisation, von der Strategie über organisatorische Fragen und Infrastruktur bis hin zum gesamten IT-Betrieb. Dieser breite und umfassende Ansatz ist jedoch in den meisten Fällen nicht notwendig. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen aus dem Mittelstand benötigen keinen großen Wurf, weil ihre IT-Strukturen in der Regel weniger komplex sind. Sie verfügen häufig über eine überschaubare IT-Landschaft mit klar definierten Anforderungen und weniger Abhängigkeiten zwischen einzelnen Systemen und Prozessen.

Best Practice: Quick Checks und fokussierte Assessments
Deshalb profitieren mittelständische Unternehmen mehr von gezielten, auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmten Analysen, wie etwa Quick Checks oder fokussierten Assessments zu Themen wie IT-Sicherheit oder Cloudnutzung. Diese bieten eine schnelle und kosteneffiziente Möglichkeit, Optimierungspotenziale zu erkennen und erste Handlungsempfehlungen abzuleiten. So bleibt der Aufwand überschaubar, und die Empfehlungen sind unmittelbar umsetzbar.

Generell sollten Administratoren und IT-Verantwortliche bei IT-Assessments darauf achten, dass Handlungsempfehlungen für die dringendsten Herausforderungen im Mittelpunkt stehen. Deshalb ist es sinnvoll, den Assessment-Prozess mit standardisierten Methoden und Tools zu vereinfachen und zu beschleunigen. Automatisierte Scans der Infrastruktur und standardisierte Fragebögen an die Mitarbeiter erleichtern die Datenerhebung und senken den Aufwand.

Durch standardisierte Benchmarks lassen sich Ergebnisse leichter vergleichen und Schwachstellen schneller identifizieren. Zudem ist es notwendig, die Geschäftsleitung direkt in den Prozess einzubinden, weil IT-Entscheidungen stark mit den Unternehmenszielen verknüpft sind. Dadurch sind die Ergebnisse eines IT-Assessments nicht nur technisch sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich tragfähig.

Die abgeleiteten Empfehlungen sollten praktisch und schnell umsetzbar sein, um die vorhandenen Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen. Schnelle und spürbare Verbesserungen müssen im Vordergrund stehen. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, rasch erste Erfolge zu erzielen und die IT anschließend schrittweise zu verbessern.

Eine Best Practice für zahlreiche Unternehmen ohne große IT-Organisation ist die Nutzung externer Spezialisten. Diese verfügen über spezialisiertes Know-how in Bereichen wie IT-Security, Cloudmigration oder künstliche Intelligenz. Zudem sind sie erfahren darin, ein Assessment effizient zu planen und auszuführen. Auch wenn der Einsatz eines externen Dienstleisters zunächst Kosten verursacht, sind trotzdem langfristige Einsparungen möglich.

Deshalb ist es für die meisten Unternehmen empfehlenswert, ein IT-Assessment in einem oder mehreren der wichtigen Handlungsfelder Infrastruktur, Cloud, Workplace und Security umzusetzen. Es schafft Klarheit über den Ist-Zustand und gibt auf dieser Basis gezielte Handlungsempfehlungen für einen abgegrenzten Bereich.

Infrastruktur-Assessment: Technische Analyse bestehender Systeme
Ein Infrastruktur-Assessment widmet sich den unterschiedlichen Aspekten der gesamten IT-Infrastruktur wie Netzwerk, Rechenzentrum oder Anwendungslandschaft. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die unsicher sind, wo sie beginnen sollten, kann ein standardisierter Quick Check sinnvoll sein, der eher in die Breite als in die Tiefe geht. Dieser kann ihnen mögliche Arbeitsfelder aufzeigen und Orientierung für die IT-Transformation bieten.

Sofern die Infrastruktur jedoch nicht in ihrer ganzen Breite untersucht werden soll, empfiehlt es sich, je nach Größe und Komplexität des Bereichs Schwerpunkte zu setzen. Dabei gilt es, drei Aspekte zu unterscheiden:

• Ein Netzwerk-Assessment zielt darauf ab, den aktuellen Status der Netzwerkumgebung zu bewerten, Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
• Ein Data-Center-Assessment analysiert die Infrastruktur in Rechenzentren bis hin zu den betriebenen Anwendungen und Datenmanagement-Werkzeugen.
• Ein Application-Assessment richtet sich an Unternehmen, die ihre Anwendungen, insbesondere Legacy-Software, auf den Prüfstand stellen möchten.

Cloud-Readiness: Praktische Evaluierung und Migrationstechniken
Cloud-Assessments helfen Unternehmen, die Eignung ihrer bestehenden Systeme für eine Cloudnutzung zu bewerten, eine individuelle Migrationsstrategie zu entwickeln und die Performance ihrer Cloudumgebungen zu optimieren.

Ein Cloud-Readiness-Check analysiert die aktuellen Geschäftsziele, IT-Systeme und organisatorischen Prozesse unter dem Blickwinkel, inwieweit sie bereits für eine Cloudnutzung vorbereitet sind. Auf Basis der Analyse entsteht eine Roadmap, die die nächsten Schritte auf dem Weg zur Cloudintegration aufzeigt.

Darauf folgt ein Cloud-Migration-Assessment mit einer tiefgehenden Analyse der IT-Workloads, die in die Cloud migriert werden sollen. Dazu gehört eine detaillierte Bestandsaufnahme, welche Systeme sich für eine Migration eignen, welche Clouddienste dafür am besten geeignet sind und wie sich eine Migration unter Berücksichtigung von Kosten, Sicherheit und Compliance optimal umsetzen lässt. Am Ende des Assessments steht eine maßgeschneiderte Migrationsstrategie, mit Empfehlungen für die technische Umsetzung und Kostenplanung.

Workplace-Assessment: Den modernen Arbeitsplatz schaffen
Im Fokus des Workplace-Assessments steht die Gestaltung eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes, der den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird und gleichzeitig die Produktivität steigert. Aspekte wie Remote-Work und die Integration von Kollaborationstools spielen hier eine zentrale Rolle. Das ist besonders in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle von Bedeutung. Das Assessment untersucht, wie gut die vorhandenen Tools auf die Arbeitsanforderungen abgestimmt sind und welche Maßnahmen zur Verbesserung der User Experience und Produktivität beitragen können.

Zu einem modernen Arbeitsplatz gehört inzwischen auch künstliche Intelligenz, vom Marktführer für Office-Anwendungen als "Copilot" bezeichnet. Vor dem Freischalten dieser Funktion ist es sinnvoll, zunächst die potenziellen Einsatzmöglichkeiten von KI-Tools genau zu analysieren. Dabei wird geprüft, wie sich der Copilot oder andere bekannte KI-Tools wie ChatGPT sicher und effizient in die IT-Systeme, Anwendungen und Sicherheitskonzepte integrieren lassen.

Dabei werden im ersten Schritt die aktuellen digitalen Reifegrade und vorhandenen Datenquellen analysiert. Anschließend identifizieren die Experten konkrete Einsatzszenarien, in denen KI einen Mehrwert bieten kann, etwa durch automatisierte Datenanalysen, Prozessoptimierungen oder den Einsatz von Chatbots im Kundenservice. Eine zentrale Rolle spielt die Bewertung der Machbarkeit und des potenziellen Nutzens für das Unternehmen.

Security-Assessment: Gefährliche Schwachstellen identifizieren
Ein Security-Assessment analysiert die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen und identifiziert mögliche Schwachstellen. Dabei werden Themen wie Netzwerksicherheit, Zugangskontrollen, Datensicherung und der Schutz vor Bedrohungen wie Ransomware beleuchtet. Ziel des Assessments ist es, die Sicherheit der IT-Infrastruktur zu erhöhen und maßgeschneiderte Empfehlungen zur Verbesserung der Abwehrmechanismen zu geben.

Themen wie Netzwerk- und Endgerätesicherheit, Backupstrategien und Notfallpläne werden ausführlich behandelt – hier haben kleine und mittlere Unternehmen oft Nachholbedarf. Ein besonderes Augenmerk des Assessments liegt daher auf Worst-Case-Szenarien und der Schaffung eines einheitlichen Verständnisses von Cybersecurity über verschiedene Teams hinweg. So können Unternehmen ihre Resilienz gegenüber Cyberangriffen stärken und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen. Dies betrifft insbesondere aktuelle europäische Regelungen wie die NIS2-Richtlinie oder den Cyber Resilience Act (CRA).

Fazit
IT-Organisationen stehen heute vor der Herausforderung, den technologischen Wandel zu bewältigen und gleichzeitig die Kernprozesse abzusichern. Um diese Transformation erfolgreich zu gestalten, sind gezielte IT-Assessments unverzichtbar. Sie bieten auf Basis einer systematischen Analyse Handlungsempfehlungen in Bereichen wie Infrastruktur, Cloud und Sicherheit. Besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen stellen fokussierte Assessments und Quick Checks praktikable und kosteneffiziente Vorgehensweise dar.

ln/Philipp Mölders, VP Technology Office und Teamlead Hybrid IT bei netgo