Für E-Mails gibt es umfangreiche gesetzliche Regelungen. Der Gesetzgeber stuft einen Teil der E-Mails als Handelsbriefe oder steuerrechtlich relevante Informationen ein, sodass diese gemäß diverser gesetzlicher Vorgaben für mindestens sechs (Handelsbriefe) oder zehn (steuerliche Unterlagen) Jahre vollständig digital archiviert werden müssen, und zwar ein- wie ausgehende Mails. Sie müssen zudem für Prüfzwecke auf Verlangen elektronisch zugänglich gemacht werden. Die geforderte Revisionssicherheit schreibt dabei vor, dass archivierte E-Mails unverändert bleiben und dafür vor dem Zugriff von Mitarbeitern oder dem allmächtigen Administrator geschützt sein müssen.

Hürden durch rechtliche Anforderungen

Damit entstehen mehrere technische Hürden: Viele Mails fristen in lokalen Postfächern der Mailclients ihr Dasein, wo sie unstrukturiert abgelegt sind, sodass relevante von nicht relevanten Mails nicht ohne weiteres unterschieden werden können. Eine gezielte Suche ist dann nicht eine Frage eines Mausklicks, sondern viel Handarbeit. Dementsprechend werden die Anforderungen an digitale Betriebsprüfung und womöglich auch interne Compliance-Regeln nicht erfüllt. Zudem erschwert die täglich eingehende Spam-Flut das Aussortieren relevanter digitaler Inhalte und bläht die Datenmengen enorm auf.

Lösungen bieten mehr als Konformität

Moderne Archivierungslösungen für E-Mails adressieren diese Aufgaben und Probleme und treiben dafür einigen Aufwand. Sie kümmern sich um die automatisierte dauerhafte Speicherung, machen die Inhalte per zentraler Suche schnell auffindbar und sorgen für eine revisionssichere Ablage der Daten. Idealerweise fügen sie sich dabei nahtlos in das Unternehmensnetzwerk ein, verstehen sich mit allen gängigen Mailservern, bieten webbasierenden Zugriff, fein abgestufte Berechtigungen und können alle Daten transparent auf gängigen Speichermedien oder auf spezialisierten Archivsystemen ablegen. Dabei hat der Betreiber im Idealfall die Wahl der Infrastruktur, also on-premise oder aus der Cloud.

Angenehme Nebeneffekte solcher Lösungen sind der verringerte Speicherbedarf, da E-Mails komprimiert und dedupliziert werden. Sie leisten zudem einen Beitrag zur Business Continuity, da alle Mails auch beim Ausfall von Mailservern oder bei Datenverlusten im Archiv vorgehalten werden. Volltextsuche über Mailinhalte und in Mailanhängen erschließt zudem Mailinhalte wenn nötig auch Jahre nach der Archivierung einer Nachricht.

Leistungsfähige Open Source-Anwendungen

Bei den in diesem Artikel betrachteten Standalone-Produkten aus dem Open Source-Lager, Piler, Benno und MailArchiva, deren Features in Tabelle 1 aufgelistet sind, ist die grundlegende Arbeitsweise ähnlich: E-Mails werden entweder aktiv an das Archiv übermittelt (per SMTP) oder passiv von Archivsystem abgerufen, also aus dem E-Mail- oder Groupware-Server abgeholt – zumeist durch POP3- oder IMAP-Abruf einer Journaling Mailbox. Die Nachrichten werden dabei, wie in Bild 1 dargestellt, inklusive ihrer Anhänge entweder im Dateisystem des Archivs oder in einer Datenbank dauerhaft gespeichert.

Alle Systeme lassen sich per Webclient administrieren und für Audits nutzen, wofür sie ein entsprechendes Rechtemanagement inklusive optionaler Directory-Anbindung mitbringen. Die gelisteten Systeme behaupten von sich, revisionssicher und gesetzeskonform konstruiert zu sein, wobei der Aufbau einer technischen Lösung immer mit entsprechenden organisatorischen Regelungen einhergehen muss, um dies zu gewährleisten. Da nur Benno aus dem deutschen Rechtsraum stammt, ist vor allem bei den Produkten ausländischer Herkunft Vorsicht angebracht, was die Bewertung der Revisionssicherheit angeht, weil im Ausland andere – im Zweifel deutlich laxere – Rechtsvorschriften gelten.

Piler

Piler [1] ist eine vollständig quelloffene Software aus Ungarn, deren Funktionsumfang in den letzten beiden Jahren so stark zugenommen hat, dass es als vollwertige Lösung für die Mailarchivierung gelten darf.

E-Mails können von SMTP-Servern verschiedenster Hersteller bis hin zu Microsoft Exchange abgegriffen oder aus vielen unterschiedlichen Formaten importiert werden. Die Daten werden mit dem Blowfish-Algorithmus verschlüsselt im Dateisystem als komprimierte Files abgelegt, die zugehörigen Metadaten in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Deduplikationsregeln werden dabei auf E-Mails wie auf Anhänge angewendet. Die Suche erfolgt über eine Sphinx-Suchengine.

Rechtliche Anforderungen berücksichtigt die Software weitgehend: Auditing-Möglichkeiten sind ebenso gegeben wie durchgängige Protokollierung. E-Mails werden beim Abspeichern mit einer digitalen Signatur versehen, um ihre Unversehrtheit prüfen beziehungsweise belegen zu können. Piler kann sich mit einer großen Zahl von Mailservern verbinden, darunter auch Lotus Notes sowie Zimbra, Google Apps sowie auch Office 365. Authentisierung kann über LDAP sowie Active Directory oder über einen IMAP-Server gesteuert werden.

Archivierungsregeln

Die Konfiguration nimmt der Sysadmin über eine mobilgeräteoptimierte Web-GUI vor. Zusätzlich stehen CLI-Kommandos auf der Shell für Automatisierungszwecke zur Verfügung. Prinzipiell übernimmt Piler alle E-Mails aus dem Datenstrom in das Archiv. Der Administrator kann flexible Regeln unter Verwendung von Regular Expressions definieren, um Nachrichten mit bestimmten Merkmalen auszufiltern, sodass diese nicht im Archiv landen. Mit den Retention Rules kann der Betreiber festlegen, wie lange E-Mails im Archiv bleiben, bevor sie automatisch aussortiert (gelöscht) werden.

Zugriff auf E-Mails

Berechtigungen für die Suche und den Zugriff auf E-Mails über die Web-GUI können auf User- und Gruppenebene vergeben werden. Normale User bekommen dabei nur ihre eigenen E-Mails zu Gesicht, auf Wunsch ist das Archiv dabei auch direkt in Outlook eingebettet.

Der Auditor hat Zugriff auf sämtliche Mails. Über eine separate Maske kann er per Suche gezielt auf Nachrichten zugreifen und bekommt zu jeder Mail ein Protokoll mit Informationen über etwaige Operationen auf der betreffenden E-Mail, zum Beispiel, ob diese abgerufen, gesucht oder heruntergeladen wurde (Bild 3). Die Suche ist flott und bietet neben einer erweiterten Suche per Formular auch die Möglichkeit, Suchausdrücke mit einer sehr detaillierten Syntax zu verwenden:

size:>.2M, subject: viagra OR cialis, body: order < now, from: my@email.address

Dies ist ein Beispiel für eine komplexe Piler-Suche, die Viagra-Spam mit einer Mailgröße von mehr als 200 KByte und weiteren Merkmalen ausfiltert.

Installation

Wer nicht die vorbereitete VMware-Appliance [2] herunterladen und einsetzen möchte, der muss etwas Geduld bei der Einrichtung von Piler mitbringen, da keine Installationspakete für die in C geschriebene Software existieren. Auf seinem Linux- oder Solaris-Host richtet der Sysadmin zunächst die benötigten Basispakete OpenSSL, MySQL 5.1+, Sphinx Search 2.1+, PHP 5.3.x+, Webserver mit Rewriting-Technik (Apache, Lighthttpd, Nginx), TRE Regex Library, Libzip und Iconv ein. Anschließend lädt er den Quellcode [3] herunter und kompiliert ihn etwa so:

tar zxvf piler-x.y.z.tar.gz cd piler-x.y.z

./configure --localstatedir=/var –with-database=mysql –enable-starttls –enable-tcpwrappers

make su -c 'make install'

Anschließend richtet er den User "piler" ein und führt die Postinstallationsroutine mit make postinstall aus, die unter anderem die Datenbanktabellen anlegt, Cronjobs generiert und das Webverzeichnis erstellt. Zuletzt startet er den Piler-Dämon sowie den Sphinx-Indexierer. Das erste Login über die Web-GUI erfolgt mit dem User "admin@local" und dem Passwort "pilerrocks".

Von hier ausgehend rüstet der Administrator Piler für den Betrieb: Er richtet User und Gruppen ein, definiert die gewünschten Archivierungsregeln und konfiguriert den betreffenden SMTP-Server so, dass er den eingehenden Mailstrom an piler weiterleitet. Bei einem Postfix-Mailserver genügt dafür schon dieser Eintrag in der Datei main.cf:

always_bcc = archive@piler.meine.domain

Fazit

Piler macht einen durchdachten Eindruck. Das Projekt wird ordentlich gepflegt und weist eine umfassende Dokumentation auf. Die Integrationsmöglichkeiten erlauben den Betrieb in vielen Umgebungen. Wen das etwas langwierige Setup nicht stört und keinen Herstellersupport benötigt, findet ein umfassendes und dabei schlankes System vor, welches die meisten zentralen Anforderungen an die Mailarchivierung erfüllt.

Vor dem Einsatz bei hoher Last und vielen Usern sollten Betreiber zunächst entsprechende Last- und Stabilitätstests für einen Proof-of-Concept durchführen.

Benno MailArchiv

Dem allgemeinen Trend folgend ist Benno als freie Community Edition Open Benno MailArchiv [5] sowie als kommerziell lizenzierte Version Benno MailArchiv [4] erhältlich. Während die beiden Versionen erfreulicherweise datenkompatibel sind, ist die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung gemäß GDPdU nur mit der kommerziellen Variante gegeben. Ebenso sind Hersteller-Support, Softwarepflege sowie begleitende Dienstleistungen nur für die kommerzielle Variante verfügbar.

Komplettpaket für Archivierung

Hersteller LWSystems aus Bad Iburg präsentiert Benno als Komplettpaket, das offene Standards propagiert. Für das Einsammeln des Mailverkehrs werden gängige Standards wie SMTP, POP3, IMAP unterstützt, sodass eine Integration mit sämtlichen verbreiteten Mailservern möglich ist. Vorhandene oder ältere Mail-Bestände können direkt importiert werden, zum Beispiel aus dem Maildir-Format. Benno organisiert die Maildaten in Containern direkt im Dateisystem. Die abgelegten Dateien sind über Prüfsummen abgesichert und miteinander verkettet. Der Administrator kann eine Aufteilung der Archivcontainer beispielsweise nach Jahren oder Domains vorgeben. Eine Verschlüsselung der Daten ist dabei nicht vorgesehen, der Hersteller verweist auf die Möglichkeit, verschlüsselte Dateisysteme einzusetzen.

Suche ist Kern der Anwendung

Benno nimmt eine Volltextindexierung der E-Mails nebst Anlagen vor. Für die Suche setzt das Programm auf bewährte Lucene- und Tika-Technik, sodass Anhänge in vielen verschiedenen Formaten wie PDF, MS Office (OOXML) und OpenOffice/LibreOffice (OpenDocument Format) bis hin zu Zip-Archiven flott durchsucht werden können. Mittels Plug-Ins lassen sich weitere Quellen für die Bereitstellung von Inhalten anzapfen. Anwendern und Revisoren präsentiert Benno eine aufgeräumte Weboberfläche, über die E-Mails komfortabel gesucht und von hier aus heruntergeladen oder weitergeleitet werden können (Bild 4).

Das Management der Benutzerrechte für die Web-GUI erfolgt über eine lokale (integrierte) Datenbank oder wahlweise aus Microsoft Active Directory heraus über einen entsprechenden Connector oder via LDAP-Server.

Installation mit Distributionspaketen

Die Installation gestaltet sich bei Benno einfach, zumal das System keine großen Anforderungen an die technischen Voraussetzungen stellt: Java JDK 6 muss als Laufzeitumgebung für das Archivierungs-Backend an Bord sein. Für den Betrieb des Benno MailArchiv Frontends werden PHP5, Smarty-Templates sowie ein Apache2 Web-Server benötigt.

Der Administrator lädt die benötigten Pakete aus den Benno-Repos. Für Ubuntu, Debian oder UCS fügt er die Paketquelle samt GPG-Key seiner Paketverwaltung hinzu und führt die folgenden Kommandos aus:

apt-get update

apt-get install benno-lib benno-core benno-archive benno-rest-lib benno-rest

apt-get install apache2 php5 php-pear php-db smarty

apt-get install benno-web

Vor dem Start der Benno-Dienste muss er noch ein Shared Secret in den Dateien /etc/benno/benno.xml und /etc/benno-web/benno.conf hinterlegen. Es dient der Absicherung der Serverkommunikation zwischen Benno Core und der REST-API.

Abschließend muss er die Lizenzdatei nach /etc/benno/benno.lic kopieren und den Benno REST-Dienst mit /etc/init.d/benno-rest restart neu starten. Will er die kostenlose Open Source-Edition einrichten, muss er dagegen benno.lic leer anlegen und in der Datei /etc/benno-web/benno.conf den Parameter "USERPERMISSONS = DISABLED" setzen.

Der Zugriff auf die Weboberfläche erfolgt sodann mit der URL http://bennoserver/benno und der User-Passwort Kombination "admin/secret". Benutzer legt der Sysadmin mit dem Kommandozeilentool "benno-useradmin" an, sofern nicht mit einem zentralen Directory gearbeitet wird.

Fazit

Benno präsentiert sich als Komplettsystem auf Basis offener Software in Verbindung mit optionalem Herstellersupport. Darüber hinaus ist auch eine Hosting-Edition verfügbar, die sich an Service Provider richtet und ein flexibles Abrechnungsmodell bietet. Findige Administratoren werden die Verwaltungs-GUI nicht vermissen. Das Fehlen einer Verschlüsselung wiegt da je nach Anforderungen schon schwerer.

Dafür bietet Benno Schnittstellen für Provisioning, User-Management sowie Web-Services, über welche das System nahtlos in andere Applikationen integriert werden kann.Für viele Zwecke mag auch die Community Edition ihren Zweck erfüllen, allerdings erfüllt sie nicht alle rechtlichen Anforderungen.

MailArchiva Enterprise Edition v4

MailArchiva [6] ist ein umfassendes Archivierungssystem, das speziell auf größere Umgebungen mit vielen Mailboxen ausgerichtet ist und daher mit guten Skalierungsfähigkeiten wirbt. Dies gilt vor allem für die voll supportete Bezahlversion, zu der sich die funktional deutlich abgespeckte Open Source Edition [7] gesellt.

Eine der Besonderheiten von MailArchiva ist die tiefgreifende Unterstützung für MS Exchange, die sich wie viele andere fortgeschrittenen Features nur in der Enterprise Edition findet: MailArchiva unterstützt nativ alle Exchange-Versionen sowie multiple Exchange Stores, Outlook Nutzer können auf das Archiv mittels Plugin direkt aus dem Mailclient heraus zugreifen.

MailArchiva bietet darüber hinaus eine breite Unterstützung für viele der gängigen Mailserver-Fabrikate wie Postfix, Sendmail, Qmail, iMail, Lotus Notes, AXIGen, Communigate Pro, Neon Insight, Zimbra und Google Apps.

Klare Architektur

Das Archivierungsprogramm, das auf Windows, Linux, Solaris, BSD und OS X läuft, legt die Mails inklusive aller Header in gezippten Archivfiles direkt im Dateisystem ab und kommt somit ohne Datenbank aus. Die Dateien werden mit Triple-DES verschlüsselt. Um Festplattenplatz zu sparen, wird der Anhang von Mehrfachmails nur einmal gespeichert.

Die archivierten Daten werden dabei in logischen Volumes organisiert. Diese können nach Wunsch segmentiert und auf unterschiedlichen Storagesystemen abgelegt werden. Die Authentifizierung von Usern kann über OpenLDAP, Active Directory oder Google Apps erfolgen, bei rollenbasierter Zugangskontrolle.

Schmerzfreie Installation

Die Installation ist gut gelöst. In nur drei Schritten gelangt der Administrator zu einem lauffähigen System: Das heruntergeladene Tar-Archiv packt er aus, führt mit ./install die Setuproutine aus, bestätigt die Lizenz und beantwortet die Frage nach der Max Heap Size: für den Testbetrieb genügen hier 256 MByte. Die Installationsroutine startet den Hauptprozess automatisch. Dieser kann später mit /etc/ init.d/mailarchiva gestartet oder gestoppt werden. Anschließend ist das Login in die Webkonsole möglich unter der Adresse http://Servername:8090. Die erste Anmeldung als Administrator erfolgt mit dem Usernamen "admin" und – entgegen der Dokumentation – mit dem automatisch gesetzten Passwort "admin".

Nach dem ersten Login empfiehlt sich, zunächst das Masterpasswort des Administrators unter dem Menüpunkt "anmelden" zu ändern – das System verweigert sonst jegliche administrativen Änderungen. In unseren Tests klappte das allerdings erst, nachdem der Tester eine leere Datei server.conf im Pfad /usr/local/mailarchiva/server/webapps/ROOT/WEB-INF/conf angelegt hatte. Als Nächstes sollte der Administrator das Verschlüsselungspasswort im Menüpunkt "Speichergruppen" erstellen, das für das Verschlüsseln sämtlicher Archive mit dem Blowfish-Algorithmus verwendet wird.

Fixe Suche

Die Web-GUI bietet viel Komfort: Der Administrator kann hier alle wichtigen Systemparameter konfigurieren, Regeln für Archivierung und Aufbewahrung definieren, Zertifikate verwalten und das integrierte Backup anwerfen. Der Funktionsumfang reicht bis hin zum eingebauten Monitoring, welches Daten im JMX-Format bereitstellt. Die Web-GUI enthält eine ausgefeilte Suche, die für Performancezwecke über mehrere Server verteilt werden kann. Neben der Möglichkeit, eigene Queries zu definieren und diese zu speichern, gibt es umfangreiche Exportmöglichkeiten für archivierte E-Mails bis hin zur Erstellung von PDF-Reports. Als Besonderheit kann die Suche in Outlook integriert werden, wobei das gewohnte Outlook Look&Feel präsentiert wird.

On premise oder Cloud

Auch MailArchiva bietet eine ISP-Edition an, welche das Hosting für Serviceanbieter ermöglicht und voll mandantenfähig aufgebaut ist. Diese enthält konsequenterweise auch Funktionen für automatisierte Abrechnung und Rechnungserstellung und demonstriert auch hier den Anspruch, eine Komplettlösung auf die Beine zu stellen.

Fazit

Bei MailArchiva bleiben keine Wünsche offen: sehr großer Funktionsumfang gepaart mit Unterstützung für sehr große Umgebungen mit guter Skalierung. Zugleich kommen auch kleine Unternehmen mit der kostenfreien Edition voll auf ihre Kosten.

Gesamtfazit

Unser Test zeigt: Für jeden Geldbeutel und Anspruch ist eine passende Lösung vorhanden. Der Leistungsumfang ist in allen Fällen groß, der Aufwand für Implementierung und Betrieb hält sich zumeist in Grenzen.

(of)

(of)

von Andrej Radonic Artikel aus dem IT-Administrator Magazin Februar 2015