IT-Administrator: Frau Goddard, Sie leben in Portugal und leiten als Geschäftsführerin die deutsche Organisation. Xerox stellt sich damit gegen den Trend, dass fast ein Drittel der deutschen Firmen Homeoffice einschränken oder sogar ganz abschaffen will. Welche Vorteile sind es, die Sie weiter auf moderne, teils dezentrale Arbeitsumgebungen setzen lassen?

Melanie Goddard: Xerox kannte Remotearbeit schon lange vor Covid und hat eine starke Kultur der geografischen Dezentralisierung entwickelt. Dies ermöglicht es uns, flexibel auf die Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen. Wir stehen für Digitalisierung und mobiles Arbeiten und bieten in diesem Bereich viele Produkte und Dienstleistungen an, die diese Arbeitsweise unterstützen.

Gilt grundsätzlich die Möglichkeit des dezentralen Arbeitens bei Xerox nur für das C-Level der beschäftigten Mitarbeiter oder auch für "normale" Angestellte?

Unsere Mitarbeiter sind weltweit verteilt und arbeiten oft remote, was uns erlaubt, Talente unabhängig von ihrem Standort zu gewinnen und zu halten. Diese Flexibilität ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmensstrategie.

Wenn wir von den firmenpolitischen Dimensionen einmal absehen: Welchen aktuellen Herausforderungen begegnen Ihrer Erfahrung nach IT-Administratoren beim Thema mobiles Arbeiten vor allem?

IT-Administratoren stehen beim mobilen Arbeiten vor der Herausforderung, Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit unter einen Hut zu bringen. Sie müssen sensible Unternehmensdaten schützen, sichere Zugriffs- und Authentifizierungsmethoden implementieren und gleichzeitig die Verwaltung unterschiedlichster Endgeräte gewährleisten.

Darüber hinaus erfordert die Nutzung von cloudbasierten Anwendungen stabile und performante Netzwerkstrukturen, während gesetzliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien die Kontrolle und Dokumentation von Zugriffen unabdingbar machen. Neben der technischen Infrastruktur spielt auch die Unterstützung der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, etwa durch Schulungen zu Cybersicherheitsrisiken und einen effizienten Remotesupport. Unternehmen müssen ihre IT-Strategie kontinuierlich anpassen, um mobiles Arbeiten sicher und produktiv zu gestalten.

Durch das Tracking der Druckkosten können Unternehmen effizienter wirtschaften.

Welche spezifischen Anforderungen haben IT-Abteilungen an das Druck- und Dokumentenmanagement in hybriden Arbeitsumgebungen?

IT-Abteilungen in hybriden Arbeitsumgebungen benötigen Werkzeuge für das Druck- und Dokumentenmanagement, die Sicherheit, Flexibilität und Effizienz vereinen. Der Datenschutz spielt dabei eine zentrale Rolle, weshalb Funktionen wie Zero-Trust-Security, Multifaktor-Authentifizierung, End-to-End-Verschlüsselung und Secure Print unverzichtbar sind.

Gleichzeitig müssen die Systeme DSGVO-konform sein. Eine nahtlose Cloudintegration ist unerlässlich, um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Tools sollten sowohl on-premises als auch in der Cloud funktionieren, verschiedene Betriebssysteme unterstützen und mit Plattformen wie Microsoft Universal Print kompatibel sein.

Darüber hinaus ist ein benutzerfreundliches Management erforderlich, das eine einfache Bereitstellung über zentrale Konsolen sowie Self-Service-Funktionen für Endbenutzer ermöglicht. Kostenkontrolle und Nachhaltigkeit sind ebenfalls wichtige Anforderungen. Durch das Tracking der Druckkosten pro Benutzer oder Abteilung, automatisierte Verbrauchsoptimierung und Nachhaltigkeitsberichte können Unternehmen effizienter wirtschaften.

Gleichzeitig ist eine hohe Skalierbarkeit gefragt, damit sich die Systeme flexibel in bestehende ERP- oder DMS-Werkzeuge integrieren lassen und automatisierte Workflows ermöglichen. Moderne Software muss daher hybride Arbeitsstrukturen sicher und wirtschaftlich unterstützen.

Eine besondere Rolle spielt im mobilen Arbeitsumfeld das Thema Sicherheit. Welche Sicherheitsmechanismen empfehlen Sie, wenn es darum geht, sensible Unternehmensdaten zu schützen, die auf Smartphones und Co. unterwegs sind?

Die Mitarbeiter sollten zunächst nur die vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Laptops verwenden, da diese regelmäßig mit Sicherheitsupdates versorgt und zentral verwaltet werden. Kommen private Geräte zum Einsatz, sollte auf eine Anbindung an das Unternehmens-VPN verzichtet werden. Stattdessen ist der Zugriff über eine virtuelle Desktopinfrastruktur sinnvoll, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Absicherung des heimischen WLANs durch starke Passwörter und ein kontrolliertes Zugriffsmanagement. Darüber hinaus sollten Unternehmen auf verschlüsselte Kommunikations- und Kollaborationstools setzen, um sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mit diesen Maßnahmen lässt sich auch beim mobilen Arbeiten ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten.

Auch wenn dezentral gearbeitet wird – zumindest für Admins ist es ideal, wenn sich Drucker- und Dokumentenprozesse in einer dezentralen Arbeitsumgebung zentral steuern lassen. Was sollten Unternehmen hierbei beachten?

Auch in dezentralen Arbeitsumgebungen ist eine zentrale Steuerung der Druck- und Dokumentenprozesse für IT-Administratoren unerlässlich. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Tools eine cloudbasierte Verwaltung ermöglichen, damit IT-Teams Drucker konfigurieren, Zugriffsrechte verwalten und Fehler von jedem Standort aus beheben können. Eine einheitliche Plattform für das Druckmanagement erleichtert zudem die Administration, indem Treiberverwaltung, Nutzungsanalysen und Sicherheitsrichtlinien zentral gesteuert werden.

Wichtig ist auch die Integration in bestehende IT-Systeme, damit sich Dokumenten-Workflows nahtlos an Cloudspeicher, ERP- oder DMS-Software anbinden lassen. Um Sicherheitsrisiken zu minimieren, sollten Organisationen zudem auf Funktionen wie Follow-Me-Printing, Datenverschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen setzen. Eine skalierbare und plattformübergreifende Plattform stellt sicher, dass hybride Arbeitsmodelle flexibel und effizient umsetzbar sind.

Welche Rolle spielen cloudbasierte Print- und Dokumentensysteme in der Zukunft des mobilen Arbeitens?

Cloudbasierte Druck- und Dokumentensysteme spielen hier eine zentrale Rolle, da sie ein ortsunabhängiges, sicheres und effizientes Dokumentenmanagement erlauben. Unternehmen profitieren von einer zentralen Steuerung, die es IT-Administratoren ermöglicht, Drucker und Dokumente über eine einheitliche Plattform zu verwalten, ohne eine physische Infrastruktur vor Ort zu benötigen.

Durch die Integration in bestehende Cloudumgebungen lassen sich Workflows automatisieren und Dokumente direkt aus Cloudspeichern abrufen, bearbeiten und drucken. Dies erleichtert die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg und stellt sicher, dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen haben. Gleichzeitig verbessern Sicherheitsmechanismen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Follow-Me-Printing den Schutz sensibler Daten.

Darüber hinaus bieten Cloudwerkzeuge eine hohe Skalierbarkeit, sodass Firmen flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren können. Sie senken die Betriebskosten, da lokale Serverstrukturen und komplexe IT-Administrationen entfallen. In einer zunehmend hybriden Arbeitswelt sind cloudbasierte Print- und Dokumentensysteme daher ein wesentlicher Baustein für mehr Effizienz, Sicherheit und Flexibilität.

Wir danken für das Gespräch!

Mehr interessante Artikel zum Themenschwerpunkt "Mobiles Arbeiten" finden Sie in der Juni-Ausgabe 2025 des IT-Administrator.