Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren einen enormen Schub erfahren und ist eng mit den Veränderungen der Arbeitswelt verbunden. Unternehmen aller Größenordnungen investieren zunehmend in neue Technologien, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und den Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle gerecht zu werden. Insbesondere Tools für Zusammenarbeit und Videokonferenzen haben durch die Pandemie stark an Bedeutung gewonnen.

Die aktuelle Omnibus-Pulse-Umfrage von Owl Labs zeigt, wie wichtig Investitionen in die richtigen Technologien sind: Fast ein Drittel der Mitarbeiter (29 Prozent) gibt an, dass sie sich durch veraltete oder fehlende Technik in ihrer Produktivität eingeschränkt fühlen. Ganze 57 Prozent der befragten Büroangestellten nutzen für hybride Meetings statt Bürotechnik die eigenen Laptops.

Doch wenngleich der Markt an smarten Tools für den Arbeitsplatz in den letzten Jahren regelrecht explodiert ist, wird die Auswahl der richtigen Produkte für IT-Entscheider zunehmend herausfordernder. Denn während die Anforderungen an die technische Infrastruktur weiter steigen, bleiben IT-Teams oft in gleicher Größe bestehen. Dies führt zu einer "One-to-many"-Problematik bei der Bewertung, Integration und Verwaltung inmitten einer wachsenden Toollandschaft. In diesem Umfeld gewinnen Zertifizierungen und internationale Standards für Meeting-Technologien immer stärker an Bedeutung.

Die wachsende Bedeutung von Zertifizierungen

Zertifizierungen bieten IT-Entscheidern eine hilfreiche Orientierung bei der Auswahl und Implementierung neuer Technologien für die hybride Zusammenarbeit. Sie belegen, dass die Produkte strenge Prüfverfahren bestanden haben und definierte Standards erfüllen. Dabei geht es nicht nur um allgemeine Qualitätsansprüche, sondern auch um essenzielle Sicherheitsanforderungen:

• Interoperabilität und Skalierbarkeit: Zertifizierte Produkte lassen sich dank standardisierter Schnittstellen problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Das spart Zeit, minimiert Ausfallrisiken und reduziert den Wartungsaufwand. In hybriden Arbeitsumgebungen profitieren Teams somit von einer reibungslosen Zusammenarbeit – ob bei Videokonferenzen, gemeinsamer Dokumentbearbeitung oder Projektmanagement. IT-Abteilungen profitieren wiederum von einer vereinfachten Verwaltung und zentralen Steuerung, was den Support-Aufwand reduziert und effiziente Arbeitsabläufe sicherstellt.
• Sicherheit: Zertifizierte Produkte erfüllen in der Regel essenzielle Sicherheitsanforderungen. Dazu gehören beispielsweise Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zero-Trust-Architekturen sowie die DSGVO-konforme Verarbeitung von Nutzungsdaten. In Risikobranchen, wie etwa im Finanz- oder Gesundheitswesen, sind solche Standards meist sogar gesetzlich vorgeschrieben, um Vorgaben zu Datenschutz und Compliance einzuhalten.
• Zukunftssicherheit: Herstellerzertifizierte Produkte bieten Unternehmen langfristige Betriebssicherheit. Sie gewährleisten regelmäßige Sicherheits- und Funktionsupdates, eine kontinuierliche Weiterentwicklung sowie die Einhaltung aktueller technischer Standards. Dadurch profitieren Unternehmen von einer stabilen Supportstruktur und einer transparenten Kommunikation bei sicherheitsrelevanten Änderungen oder Erweiterungen. So bleibt die eingesetzte Technologie stets auf dem neuesten Stand.

Plattformspezifische Zertifizierungen sichern hybride Zusammenarbeit

Die Landschaft relevanter Zertifizierungen ist groß. Für IT-Administratoren ist es wichtig, die verschiedenen Standards zu kennen, um zu entscheiden, welche für ihre Produktauswahl eine Rolle spielen. Im Bereich hybrider und digitaler Zusammenarbeit sind vor allem plattformspezifische Auszeichnungen wie die Microsoft-Teams-Zertifizierung relevant. Sie zeigt an, dass das verwendete Kollaborationstool – beispielsweise eine Meetingkamera – speziell für die nahtlose Integration mit Microsoft Teams und verschiedenen Raumsystemen ausgelegt ist und alle technischen, sicherheitsrelevanten und funktionalen Anforderungen des Anbieters erfüllt.

Die Zertifizierung von Microsoft Teams gewährleistet nicht nur die technische Kompatibilität. Sie bestätigt zudem, dass die ausgezeichneten Tools den hohen Standards des Plattformanbieters in Bezug auf Audio- und Videoqualität, Benutzerfreundlichkeit, Geräteverwaltung und Sicherheit entsprechen – und damit die strengen Anforderungen von IT-Einkäufern erfüllen.

Handlungsempfehlungen für IT-Entscheider

Zertifizierte Kollaborationswerkzeuge bieten eine Vielzahl an Vorteilen, von höherer Betriebssicherheit und Interoperabilität bis hin zu langfristigem Support und regulatorischer Konformität. Ihre Implementierung erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und ein strategisches Vorgehen:

1. Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme: Eine klare Strategie spart Kosten und vermeidet Kompatibilitätsprobleme. IT-Administratoren sollten zuerst den Einsatzbereich neuer Technologien festlegen. Das umfasst die Analyse der Infrastruktur – Raumgrößen, Netzwerkkapazitäten, Nutzungsszenarien – sowie die Prüfung der regulatorischen Anforderungen. Wichtig ist, Technologien nur dann einzusetzen, wenn sie echten Mehrwert bieten.
2. Wirtschaftlichkeit und Lebenszykluskosten bedenken: Der Preis allein ist kein gutes Kriterium für die Toolauswahl. Zertifizierte Produkte sind oft teurer, erfüllen aber höhere Qualitätsstandards. Eine ganzheitliche Betrachtung des Lebenszyklus – einschließlich der Total Cost of Ownership (TCO), Ausfallsicherheit und des geringen Verwaltungsaufwands – zeigt, dass zertifizierte Produkte oft die wirtschaftlich sinnvollere Wahl sind.
3. Sorgfältige Anbieterauswahl: IT-Administratoren sollten bei der Kaufentscheidung nicht nur auf Produktqualität achten, sondern auch auf Support und Partnerschaften. Testberichte, Kundenreferenzen und unabhängige Bewertungen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
4. Pilotphase vor dem Rollout: Bevor neue Technologien flächendeckend eingeführt werden, ist eine Testphase ratsam. So können Entscheider prüfen, ob das Tool den Anforderungen entspricht. In einem begrenzten Bereich werden Systeme getestet, Nutzerfeedback gesammelt und Schwachstellen erkannt.
5. Change-Management mitdenken: Neue Tools bedeuten mehr als technische Änderungen – sie erfordern kulturellen Wandel. IT-Teams sollten Mitarbeitende daher frühzeitig in die Toolauswahl einbeziehen, um Bedürfnisse zu verstehen, Ängste abzubauen und Akzeptanz zu fördern. Schulungen und Guides erleichtern den Umgang mit den neuen Technologien.
6. Monitoring und Wartung: Zertifizierungen sind nicht dauerhaft gültig. Sie müssen regelmäßig geprüft und erneuert werden. Während Anbieter für die Aktualität der Zertifizierungen zuständig sind, sorgen unternehmensinterne IT-Abteilungen für Lifecycle-Management, regelmäßige Firmwareupdates, Performancechecks und Complianceprüfungen.

Fazit

Die Bedeutung zertifizierter Technologien wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der zunehmenden Vernetzung von Systemen werden Interoperabilität, Sicherheit und Skalierbarkeit zu entscheidenden Faktoren für den Unternehmenserfolg. IT-Administratoren spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie müssen nicht nur die technischen Aspekte im Blick behalten, sondern auch die strategischen Implikationen ihrer Entscheidungen für das gesamte Unternehmen berücksichtigen. Letztendlich geht es darum, eine Balance zu finden zwischen Innovation und Standardisierung, zwischen Flexibilität und Sicherheit. (ln)

Über den Autor: Frank Weishaupt ist CEO von Owl Labs, dem Entwickler der intelligenten Konferenzkamera Meeting Owl.