Legen Sie ein neues Gerätepostfach oder ein Raumpostfach an, erstellt Exchange automatisch ein dazugehöriges Benutzerkonto. Das Konto ist allerdings deaktiviert. Der Vorgang ist grundsätzlich identisch mit dem Anlegen von neuen Benutzerpostfächern, mit dem Unterschied, dass Sie beim Anlegen eines neuen Raum- oder Gerätepostfachs im Assistenten die entsprechende Option auswählen. Nachdem das Postfach angelegt ist, müssen Sie es noch anpassen, um die entsprechenden automatischen Buchungsvorgänge zu konfigurieren.

Erstellen eines Ressourcenpostfachs
Nachdem Sie das Postfach über den Assistenten angelegt haben, steht es sofort zur Verfügung. Sie finden die Objekte für Raumpostfächer in der Exchange-Verwaltungskonsole über "Empfängerkonfiguration / Postfach". In den Eigenschaften können Sie alle Einstellungen vornehmen, die auch für normale Benutzerkonten gelten. Zusätzlich lassen sich auf weiteren Registerkarten Settings vornehmen, um Ressourcenpostfächer optimal zu konfigurieren. Unter "Ressource / Allgemein" legen Sie Einstellungen zur automatischen Buchung und der Kapazität des Besprechungsraumes fest.

Sie bestimmen bei "Ressourcenkapazität" zum Beispiel, wie stark ein Raum belegt sein darf, das heißt wie viele Teilnehmer eine Besprechung haben darf, wenn der Organisator diesen Raum verwendet. Im Feld "Benutzerdefinierte Ressourceneigenschaften" hinterlegen Sie verschiedene Beschreibungen, die Exchange beim Buchen anzeigt. Diese Einstellungen zeigt Outlook in der Spalte "Beschreibung" wenn der Benutzer das Adressbuch "Alle Räume" auswählt. Hier können Sie zum Beispiel die Lage des Raums beschreiben, verfügbare technische Geräte, wer bei Problemen zur Verfügung steht, wer den Raum pflegt, ob ein Beamer oder andere Präsentationswerkzeuge zur Verfügung stehen und wo diese zu finden sind.

Die hier hinterlegbaren Eigenschaften müssen Sie jedoch zuvor mit dem Cmdlet "Set-ResourceConfig" über die Exchange-Verwaltungsshell anlegen. Wie für alle Cmdlets erhalten Sie über die Befehle help set-resourceconfig -detailed oder help set-resourceconfig -examples eine Hilfe zu den Befehlen. Ein Beispiel für den Befehl ist

Set-ResourceConfig -DomainController dc01.contoso.com 
 -ResourcePropertySchema ("Room/16Seats","Equipment/Projector",
 "Room/8Seats", "Equipment/Whiteboard")

Sie legen damit für Besprechungsräume die Ressourceneigenschaften "16 Seats" und "8 Seats" fest. Diese Eigenschaften können Sie Besprechungsräumen zuweisen um festzulegen, wie viele Teilnehmer eine Besprechung in diesem Raum haben darf. Die Eigenschaften lassen sich nach dem Anlegen jedem Besprechungsraum zuteilen. Legen Sie Eigenschaften für Geräte über die Option "-Equipment" an und weisen Sie diese wiederum Gerätepostfächern zu. Sie können das Anlegen dieser Eigenschaften und auch die Zuweisung nachträglich vornehmen. Bevor Sie die Eigenschaften in Ihrer Organisation anlegen, lesen Sie sich die drei Beispiele für den Befehl durch, die Sie über help set-resourceconfig -examples erhalten.

Automatische Buchung aktivieren
Aktivieren Sie die Option "Ressourcenbuchungsautomatik aktivieren", kann sich die Ressource selbständig verwalten ohne dass Benutzer eingreifen müssen. Der Assistent überprüft, ob die Ressource zum gewählten Zeitpunkt der Besprechung frei ist. Nutzen Sie diese Option nicht, sind die Daten auf den Registerkarten "Ressourcenrichtlinie", "Ressourcenanforderungen, die den Richtlinien entsprechen" und "Ressourcenanforderungen, die nicht den Richtlinien entsprechen" ebenfalls nicht aktiviert. Über diese Registerkarte konfigurieren Sie die Bedingungen für das automatische Buchen von Besprechungen.

Damit die Ressource automatisch Besprechungsanfragen akzeptiert, müssen Sie als Nächstes auf der Registerkarte "Ressourcenrichtlinie" die Bedingungen hinterlegen, die für das automatische Buchen gelten. Hier stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie sich der Besprechungsraum bei Buchungen verhalten soll:

• Zu Konflikten führende Besprechungsanfragen zulassen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das automatische Buchen auch dann zulassen wollen, wenn mehrere Besprechungen den Raum zur gleichen Zeit belegen würden.
• Besprechungsserien zulassen: Aktivieren Sie diese Option, damit der Raum auch Besprechungsserien automatisch akzeptiert. Die Serien planen Sie in Outlook. Die Option ist standardmäßig aktiviert. Dadurch können Anwender den Raum allerdings stark belegen.
• Terminplanung nur während der Arbeitsstunden zulassen: Benutzer können Arbeitszeiten über Outlook oder Outlook Web App festlegen. Administratoren können Arbeitszeiten über das Cmdlet "Set-MailboxCalendarConfiguration" für das Ressourcenpostfach festlegen. Besprechungen, die außerhalb dieser Zeiten liegen, lehnt die Automatik ab, wenn Sie diese Option aktivieren.
• Besprechungsserien ablehnen, deren Enddatum das Buchungsfenster überschreitet: Aktivieren Sie diese Option, damit die Ressourcenbuchungsautomatik Anfragen für Besprechungsserien außerhalb des Buchungsfensters der Ressource ablehnt. Das Buchungsfenster legen Sie in den nachfolgenden Feldern fest. Die Option ist standardmäßig aktiviert.

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Thomas Joos/jp/ln