Für die Definition des soeben beschrieben Buchungsfensters stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Buchungsfenster (Tage): Hier legen Sie fest, wie weit der Raum im Voraus gebucht werden kann. Basierend auf dieser Option und der Auswahl von "Besprechungsserien ablehnen, deren Enddatum das Buchungsfenster überschreitet", legen Sie fest, wie sich die Automatik bei Anfragen verhalten soll, die in der Zukunft liegen. Die Standardeinstellung beträgt 180 Tage.
• Höchstdauer (Minuten): Diese Einstellung legt fest, wie lange die Ressource automatisch gebucht werden kann. Die Standardeinstellung beträgt 24 Stunden (1.440 Minuten).
• Maximale Anzahl von Instanzen mit Konflikten: Hier geben Sie die maximale Anzahl von zulässigen Konflikten für Besprechungsserien an. Wenn die Anzahl der einzelnen Besprechungen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneidet, diesen Wert überschreitet, wird die Anfrage für Besprechungsserien abgelehnt. Standardmäßig ist hier "0" hinterlegt, es dürfen also keinerlei Konflikte auftreten.
• Zulässiger Konfliktprozentsatz: Wenn der Prozentanteil der Besprechungen einer Besprechungsserie, die sich mit anderen Besprechungen überschneiden, den Schwellenwert überschreitet, wird die Anfrage für Besprechungsserien abgelehnt. Auch hier ist standardmäßig der Wert "0" hinterlegt.
• Stellvertretungen dieses Postfachs angeben: Klicken Sie auf "Hinzufügen" um Empfänger hinzuzufügen, die für die Planungsoptionen für das Ressourcenpostfach zuständig sind. Diese können im Namen des Postfachs Besprechungen akzeptieren oder ablehnen.
• Besprechungsanfragen an Stellvertreter weiterleiten: Aktivieren Sie diese Option, um alle Besprechungsanfragen an die Stellvertreter weiterzuleiten, die Sie im oberen Feld angegeben haben.

Auf der Registerkarte "Ressourceninformationen" legen Sie fest, wie die gebuchten Besprechungen im Kalender der Ressource angezeigt werden. Hier tragen Sie auch einen Text ein, den Anwender in der automatisch generierten E-Mailantwort erhalten. Sie haben auch hier verschiedene Einstellungen zur Verfügung:

• Anlagen löschen: Enthält eine Besprechungsanfrage Anlagen, löscht der Assistent diese für das Ressourcenpostfach. So können Sie deutlich Datenbankplatz einsparen. Die anderen Empfänger der Besprechungsanfrage erhalten natürlich die Anlage. Diese Option sollten Sie setzen, wenn bei Besprechungsanfragen oftmals große Dokumente als Unterlagen mitgeschickt werden.
• Kommentare löschen: Aktivieren Sie diese Option, um Kommentare im E-Mailtext aus allen eingehenden Anfragen zu entfernen.
• Betreff löschen: Aktivieren Sie diese Option, um den Betreff der Anfragen zu entfernen. In diesem Fall stehen nur das Datum und der Planer der Besprechung im Kalender der Ressource.
• Nichtkalenderelemente löschen: Aktivieren Sie diese Option, um Elemente aus allen eingehenden Anfragen zu entfernen, die nichts mit dem Termin und den Kalenderdaten zu tun haben.
• Organisatornamen zum Betreff hinzufügen: Bei Verwendung dieser Option wird der Initiator der Besprechungsanfrage in den Betreff übernommen und erscheint beim entsprechenden Termin im Kalender der Ressource.
• Das Flag "Privat" von einer zugesagten Besprechung entfernen: Aktivieren Sie dies, um die Option "Privat", die Anwender in Outlook setzen können, für Besprechungen mit dieser Ressource zu deaktivieren. Bei Auswahl dieser Option blendet der Kalender verschiedene private Informationen aus, was bei Besprechungsanfragen mit Ressource-Postfächern nicht immer sinnvoll ist.
• Bei Ablehnung von Besprechungsanfragen aufgrund von Konflikten Organisatorinformationen senden: Hiermit erhalten Anwender weitere Informationen zugeschickt, die darauf hinweisen, dass der entsprechende Termin bereits belegt ist.
• Antwortnachricht für den Besprechungsorganisator anpassen: Hier geben Sie den Text ein, den der Antragsteller empfängt, wenn die Besprechung abgelehnt wurde.
• Ausstehende Anforderungen im Kalender als "Mit Vorbehalt" kennzeichnen: Bei dieser Option werden die Anfragen "Mit Vorbehalt" gekennzeichnet, das heißt, die Ressource ist noch nicht fest gebucht, der Termin steht aber im Kalender. Ein Stellvertreter kann die Anforderung dann akzeptieren oder ablehnen. Erst dann wird die Ressource als gebucht angezeigt.

Auf der Registerkarte "Ressourcenanforderungen, die den Richtlinien entsprechen" wählen Sie die Empfänger aus dem Adressbuch aus, die Anforderungen an eine Ressource senden dürfen. Alle anderen Benutzer der Organisation dürfen diesen Besprechungsraum nicht buchen. Bei "Geben Sie an, wer Besprechungsanfragen senden darf, die den Richtlinien entsprechen und durch eine Ressourcenpostfach-Stellvertretung genehmigt werden" wählen Sie Benutzer aus, bei denen der Assistent die Buchung nicht automatisch bestätigt, sondern bei der Stellvertreter die Anfrage akzeptieren müssen. Dazu müssen Sie allerdings auch Stellvertreter konfigurieren.

Auf der Registerkarte "Ressourcenanforderungen, die nicht den Richtlinien entsprechen" wählen Sie Empfänger aus, die Anforderungen an die Ressource senden dürfen, die nicht den Richtlinien entsprechen. Die Anforderungen der Benutzer, die derartige Besprechungsanfragen senden dürfen, lehnt die Ressource nicht automatisch ab, sondern leitet diese an einen Stellvertreter weiter. Mit diesen beiden Registerkarten können Sie beispielsweise Konferenzräume verwalten, die nicht für jedermann zugänglich sind.

Wollen Sie bestimmten Benutzern oder allen Empfängern mehr Rechte zum Lesen der Termine zuteilen, öffnen Sie als Administrator in Outlook das Raumpostfach. Anschließend legen Sie Rechte für das Postfach für anderen Benutzer fest. So können Sie zum Beispiel die Berechtigung für "Standard" auf "Prüfer" setzen, um Anwendern das Recht zum Lesen zu geben. Ohne diese Rechte sehen Anwender nur die freien und gebuchten Zeiten des Raumes.

Für Unternehmen, die alle Besprechungen auf einmal in allen Räumen anzeigen lassen wollen, ist der beste Weg das Anlegen eines neuen normalen Benutzerpostfaches. Dieses Postfach sollten alle Anwender, die Besprechungen planen, einladen. Vorher konfigurieren Sie für das Postfach das automatische Bestätigen von Besprechungen und vergeben das Recht, dass alle Benutzer den Inhalt des Kalenders dieses Benutzers sehen können. Auf diesem Weg erhalten Sie auf Wunsch einen Überblick zu allen geplanten Besprechungen.

Im zweiten Teil unseres großen Online-Workshops zum Thema "Raum- und Gerätepostfächer einsetzen unter Exchange 2010" erklären wir, wie Sie mit dem Microsoft-Tool "ExFolders" einen detaillierten Blick auf die Berechtugungen werfen und wie Sie Besprechungsanfragen mit Besprechungsräumen kombinieren.

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Thomas Joos/jp/ln