Verwalten von Rechten mit ExFolders
Neben der Verwaltung von Rechten für Postfächer wie Raumpostfächer in Outlook, können Administratoren auch das kostenlose Microsoft-Tool ExFolders [1] nutzen. Nachdem Sie das Tool heruntergeladen haben, entpacken Sie das Archiv. Klicken Sie zunächst doppelt auf die REG-Datei im Archiv und integrieren Sie diese in die Registry des Servers. Sie können exfolders.exe nicht von einer Arbeitsstation aus verwenden, auf der nur die Tools zur Verwaltung von Exchange installiert sind. Anschließend kopieren Sie exfolders.exe in das bin-Verzeichnis der Exchange 2010-Installation. Über einen Doppelklick starten Sie das Programm. Ohne diese Maßnahmen stürzt das Tool ab. Nach dem Start verbinden Sie sich zunächst mit einem globalen Katalog und der Datenbank, in der Sie Rechte ändern wollen.


Das Tool ExFolders erlaubt dem Administrator einen detaillierten Blick auf die Berechtigungen

Nach der erfolgreichen Verbindung sehen Sie alle Postfächer, die in der Datenbank angelegt sind. Welche Rechte für die Benutzer gesetzt sind, sehen Sie, wenn Sie das Postfach erweitern und mit der rechten Maustaste auf "Top of Information Store / Calendar" klicken. Wählen Sie die Option "Folder Permissions" aus. Um ein Recht zu ändern, klicken Sie dieses im unteren Fenster an, wählen auf der rechten Seite die Berechtigung aus und klicken dann auf "Commit changes". Um die Rechte eines Raumpostfaches zu ändern, damit Anwender mehr Informationen als nur die Frei/Gebuchtzeiten sehen, vergeben Sie bei "Read" die Option "Full Details". Sie können auf diesem Weg auch die Rechte für alle Postfächer einer Datenbank ändern. Dazu klicken Sie auf "Mailboxes" in der obersten Ebene und wählen die Option "Tools / Set Calendar Permissions". Wählen Sie auch hier das Recht aus und klicken Sie auf die "Übernahme".

Raumlisten erstellen und verwalten
Vor allem bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann es sinnvoll sein, Raumlisten zu erstellen. Eine Raumliste enthält alle Besprechungsräume einer Niederlassung und Anwender können sich bei Besprechungsanfragen die Raumlisten anzeigen lassen und auf diese Weise leichter Räume im passenden Standort heraussuchen. Außerdem können Sie Raumlisten auch zusammen mit den neuen Adressbuchrichtlinien in Service Pack 2 für Exchange Server 2010 verwenden. Auf diese Weise sehen Anwender dann nur die Besprechungsräume, die Sie in der Raumliste aufgenommen haben – die wiederum der Adressbuchrichtlinie entspricht.

Raumlisten sind generell normale Verteilergruppen, die Sie speziell als Raumliste konfigurieren. Verwenden Sie dazu die Option "-RoomList" des Cmdlets "New-DistributionGroup" – zum Beispiel

New-DistributionGroup -Name "Name der Raumliste" –RoomList

Als Nächstes nehmen Sie dann die einzelnen Besprechungsräume in die Liste mit auf, die enthalten sein sollen:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Name der Liste" -Member Besprechungsraum

Sie können die Besprechungsräume auch in der Exchange-Verwaltungskonsole über "Empfängerkonfiguration / Verteilergruppen" zur Raumliste hinzufügen.

Besprechungsanfragen mit Besprechungsräumen erstellen
Outlook erkennt Besprechungsanfragen, die Anwender per E-Mail erhalten, und kann Anwendern die Möglichkeit bieten, die Besprechung zu akzeptieren oder abzulehnen. Beim Akzeptieren trägt Outlook den Termin automatisch im Kalender ein. In Outlook 2010 haben Sie die neue Möglichkeit, auf E-Mails gleich mit einer Besprechungsanfrage zu antworten. Dazu übernimmt Outlook den Betreff und alle Empfänger der E-Mail als Besprechungsteilnehmer. Diese Funktion steht als Option zum Beantworten zur Verfügung.

Eine neue Besprechungsanfrage erstellen Sie entweder in der E-Mailansicht über "Neue Elemente / Besprechung", als Antwort auf eine E-Mail oder über die Schaltfläche "Neue Besprechung" in der Kalenderansicht. Außerdem können Sie einen Bereich im Kalender mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü Besprechungsanfragen senden.

Erstellen Sie aus einem bestehenden Termin in Ihrem Kalender eine Besprechung, öffnen Sie den Termin und klicken auf "Teilnehmer einladen". Dadurch wandelt Outlook den Termin in eine Besprechungsumfrage um. Bei der Planung der Besprechung spielen vor allem die beiden Bereiche "Termin" und "Terminplanungs-Assistent" eine wichtige Rolle. Über die entsprechenden Schaltflächen können Sie zwischen diesen Ansichten umschalten.

Auf der Registerkarte "Termin" steuern Sie zunächst den Zeitpunkt des Termins und den Betreff. Soweit gibt es keine Unterschiede zur Planung eines normalen Termins. Im Bereich "Antwortoptionen" legen Sie fest, dass der Empfänger die Besprechung bestätigen muss. Hier können Sie auch festlegen, ob der Empfänger einen Gegenvorschlag zum Termin machen darf. Laden Sie auf der Registerkarte "Termin einer Besprechung" einen Besprechungsraum ein wie jeden anderen Teilnehmer, erkennt das Exchange automatisch und trägt den Raum auch automatisch als Besprechungsraum ein. Das funktioniert natürlich nur dann, wenn der Besprechungsraum auch als Raumpostfach angelegt wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Raumsuche", blendet Outlook einen Kalender ein sowie alle verfügbaren Besprechungsräume, die in Exchange eingepflegt sind. Die Räume lassen sich auch über den Terminplanungs-Assistenten buchen. Arbeiten Sie in einem Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen, können Sie über die Schaltfläche "Zeitzonen" auch diese in der Planung berücksichtigen.

Die Raumsuche in Exchange 2010 lässt sich nur nutzen, wenn der Anwender mit Outlook 2010 arbeitet und sein Postfach auf einem Exchange 2010-Postfachserver gespeichert ist. Wählen Sie Teilnehmer aus dem Adressbuch aus oder über den Terminplanungs-Assistenten, können Sie auch festlegen, welche Teilnehmer für die Besprechung wichtig sind und welche nur optional teilnehmen. Für das Eintragen im Kalender hat die Funktion keinerlei Auswirkung.

Klicken Sie beim Planen einer Besprechungsanfrage auf die Schaltfläche "Terminplanungs-Assistent", ändert sich die Ansicht der Besprechung und Sie haben weitere Möglichkeiten, die Besprechung zu planen. In den Feldern auf dem linken Bereich tragen Sie die Anwender ein, die Sie einladen wollen. Nach kurzer Zeit zeigt Outlook den korrekten Namen an. Wahlweise können Sie auch über die Schaltfläche "Adressbuch" die Teilnehmer einladen lassen. In der Mitte sehen Sie für jeden eingeladenen Teilnehmer, ob dieser bereits einen Termin zum besagten Zeitpunkt hat. Die Legende der Anzeige sehen Sie im unteren Bereich des Fensters. Sie können den Termin auch im unteren Bereich manuell eintragen.

Über "Optionen / Frei / Gebucht aktualisieren" rufen Sie vom Server die aktuellen freien Zeiten und Termine der Teilnehmer und Besprechungsräume ab. Durch den Schieberegler und den grünen oder roten Balken planen Sie den Zeitpunkt der Besprechung und sehen auf einen Blick, ob zum gewünschten Zeitpunkt bei allen Teilnehmern der Termin verfügbar ist. Haben Sie die Planung abgeschlossen, schicken Sie über "Senden" die Anfrage ab. Auf der rechten Seite der Terminplanung zeigt Outlook verfügbare Besprechungsräume an, die zu dem Termin und der Terminlänge passen. Im Bereich "Vorgeschlagene Zeiten" können Sie nach Eingabe der Zeiten daher einfacher erkennen, wann ein Besprechungsraum verfügbar ist.



Thomas Joos/jp/ln

[1] http://gallery.technet.microsoft.com/Exchange-2010-SP1-ExFolders-e6bfd405