Über 100 Milliarden E-Mails wurden laut den Marktforschern der Radicati Group im vergangenen Jahr geschäftlich verschickt. Jeden Tag. Dazu kommen täglich noch über 84 Milliarden private Mails - eine unglaubliche Informationsflut, die kaum mehr zu bewältigen ist. Während private E-Mails deutlich rückläufig ist und durch andere Kommunikationskanäle wie mobiles Instant Messaging ersetzt werden, erwartet Radicati einen spürbaren Anstieg der geschäftlichen digitalen Post. Um sieben bis acht Prozent, so die Prognose, werden die Business-Mails pro Jahr zulegen.

Kein Wunder, dass die Mitarbeiter in vielen Unternehmen heute bereits an einem Übermaß an Kommunikation leiden. So gab bereits eine gemeinsame Studie der University of California und der US-Armee aus dem Jahr 2012 mit dem vielsagenden Titel "A Pace Not Dectated by Electrons" deutliche Hinweise, dass der permanente E-Mailempfang für Stress sorgt: Im Schnitt wechselten die Probanden 37 mal pro Stunde zwischen den verschiedenen Programmfenstern hin und her. Zudem steigt die Qualität der Information nicht mit ihrer Menge – ganz im Gegenteil. Der alte Slogan "over-newsed but uninformed" hat nichts von seiner Gültigkeit verloren.

Gleichzeitig herrscht Einigkeit darüber, dass Informationen immer wichtiger werden, um schnell richtige Entscheidungen im Geschäftsleben zu treffen. Flexible Kommunikationsformen und Arbeitsabläufe gewinnen schnell an Bedeutung. Zudem ändern sich auch die Ansprüche der eigenen Mitarbeiter. So sind die so genannten Digital Natives, die mit MP3 und PC aufgewachsen sind, vermehrt mit Führungsaufgaben in den Unternehmen betraut. Laut einer Studie der Personalberatung Odgers Berndtson vom vergangenen Jahr ist diese neue Generation der Leistungsträger unter anderem deutlich weniger bereit, sich bestehenden Verhaltensweisen am Arbeitsplatz zu unterwerfen.

Kommunikationskultur gefordert
Es geht also beim Informations-Management nicht um einen der vielen IT-Hypes, sondern um einen grundsätzlichen Wandel in der Kommunikationskultur durch Menschen, für die ein Wählscheibentelefon ein musealer Gegenstand ist. Entsprechend verlangt diese Generation nach Arbeitsplätzen mit entsprechend innovativen Infrastrukturen. Viele bestehende Lösungen erfüllen diese Anforderungen nicht, da sie zu sehr in den Prinzipien des klassischen Intranets verharren. Bei diesem Ansatz, der um das Jahr 2000 aktuell war, muss die Frage nach dem wirtschaftlichen und strukturellen Sinn gestellt werden: Welchen Nutzen haben statische Informationen?

Die Digital Natives wünschen sich Kommunikationsfunktionen, wie sie aus Facebook und anderen sozialen Netzen bekannt sind. Es geht darum, dass sich das Individuum ins Unternehmen einbringen kann. So ist das kommunikative Intranet mit seinen vielfältigen Funktionen wie Instant Messaging, Dokumentenmanagement oder der Integration mobiler Geräte Bestandteil des Arbeitsplatzes der Zukunft, der durch das veränderte Nutzerverhalten auf Dauer unabdingbar wird.

Die Unternehmen werden sich also umstellen müssen. Es gilt, die Kommunikation im Unternehmen und auch über die eigenen Grenzen hinweg so gestalten, dass Informationen sicher ihr Ziel erreichen - egal wann, wo oder wie ein Mitarbeiter diese abrufen will. Die Unternehmen müssen zu einer neuen Form der Zusammenarbeit finden, um am Markt und im Wettbewerb um fähige Köpfe vorne mitzuspielen. Eines der neuen Schlagwörter Social Business - die Vernetzung der Menschen im Arbeitsleben, um das Unternehmen flexibler und wettbewerbsfähiger zu machen. Hinter diesem maßgelblich von IBM geprägten Begriff verbirgt sich im Wesentlichen, dass Unternehmen die Technologien der sozialen Netzwerke in der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und mit den Geschäftspartnern nutzen sollen. Bei der Implementierung eines modernen und flexiblen Informationsaustauschs spielt die passende Plattform eine entscheidende Rolle.

Informationen teilen
Auch die Analysten von Gartner raten, sich über das Thema Informations-Management Gedanken zu machen. In den "Technology Trends 2013" empfahlen die Markforscher eine Infrastruktur, die es sowohl den Informationserzeugern als auch den Informationskonsumenten ermöglicht, unabhängig von Zeit und Ort das Wissen zu organisieren und zu teilen. Und das über alle Datenarten und Inhalte hinweg. Gartner betrachtet den Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur als strategisch wichtig.

Hierbei kommt ein altbekanntes Konzept zum Tragen: Das Intranet. Allerdings mit ein paar entscheidenden Neuerungen: Waren Intranets bislang mehr oder weniger statische Informationsdienste, verfügen sie heute dank Web 2.0 über umfassende Möglichkeiten, Informationen darzustellen, aufzubereiten und zu bearbeiten. Die alte Grenze zwischen Content-Erzeuger und Content-Produzent ist aufgebrochen. Heutige Lösungen umfassen mit unterschiedlicher Gewichtung verschiedene Funktionsgruppen, die sich grob in vier Bereiche unterteilen lassen:

• Dokumenten- und Content-Management
• Projektmanagement
• Kommunikation/Social Software
• Zusammenarbeit

Social Software und webbasierende Technologien stehen bei den Unternehmen nicht zufällig hoch im Kurs. Nicht zuletzt die massive Durchdringung der Unternehmen mit mobilen Geräten schürt den Bedarf nach Lösungen, die Informationen und Kommunikationskanäle unabhängig von Gerät, Ort oder komplexen Client-Anwendungen zugänglich machen. Der aktuelle Trend zu BYOD verstärkt diese Notwendigkeit. Die Anbieter haben das erkannt; fast alle haben für ihre Lösungen Konnektoren geschaffen, mit denen sich Daten aus Standardanwendungen wie SAP ohne großen Aufwand in eine webbasierende Applikation übertragen lassen. Und auch Social Media ist ein Thema, das zunehmend an Relevanz gewinnt. So hat zum Beispiel der Branchenprimus Microsoft unlängst die Anbindung des hauseigenen Enterprise Social Networks "Yammer" an SharePoint Server 2013 durch das Service Pack 1 ermöglicht.

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ln/Jan Schulze