von Redaktion IT-A…
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Im Kurztest: Sharp Cloud Portal Office
Der Einsatz von Online-Speicher für Unternehmen ermöglicht den Anwendern Zugriff über verschiedene Endgeräte auf denselben Datenbestand und dessen gleichzeitige Nutzung. Der administrative Anspruch liegt darin, die Daten und Nutzer zentral und sicher zu verwalten. Viele Anbieter haben diese Zielgruppe erkannt und bieten Online-Speicher im B2B-Bereich an. Seit Februar 2014 auch Sharp mit dem Cloud Portal Office, das im Kurztest seine Konkurrenzfähigkeit nur unzureichend unter Beweis stellte.
Cloud Portal Office (CPO) ist ein Cloud-Speicher, den ein oder mehrere Administratoren zentral verwalten. Nach dem wir unsere Zugangsdaten erhielten, loggten wir uns im Portal auf der Administrator-Oberfläche ein. Der Zugang zum Administrator-Frontend ist kostenlos. Erst das Abonnement, das heißt die Zuordnung eines Benutzers zur Nutzung der Cloud, ist kostenpflichtig. Im Test konnten wir bei Bedarf den Basis- Speicher von 10 GByte um jeweils 50 GByte erhöhen. Dabei rechnet Sharp monatlich ab, sodass wir den Speicher nach Bedarf variabel zu- oder abbuchten. Die Server mit den Daten stehen laut Aussage von Sharp in Dublin, Irland. Die Userverwaltung, also das Speichern persönlicher Daten und Kennwörter, erfolgt in Frankfurt.
Hindernisse bei der Benutzerverwaltung
Über den Startbildschirm erhielten wir Zugriff auf die Benutzerliste in der wir einzelne Benutzer für das Unternehmen anlegten und an dieser Stelle auch editierten. Das geht problemlos bei einer Handvoll Benutzern, doch bei hundert oder mehr Anwendern ist das manuelle Anlegen keine Option. Leider ist es nicht möglich, CPO an ein LDAP-Verzeichnis zu koppeln um damit die Benutzerverwaltung erheblich zu vereinfachen. Um dennoch nicht jeden Anwender manuell eintragen zu müssen gab es die Möglichkeit, Benutzer zu importieren. Über eine einfache CSV-Datei mit Vorname, Nachname und E-Mailadresse importierten wir Benutzer, die nach dem Import ihre Zugangsdaten per E-Mail erhielten. Doppelte E-Mailadressen sollten dabei ignoriert werden, wodurch das System nur neue Benutzer hinzufügte.
In der Sharp-Cloud entspricht die E-Mailadresse dem Benutzernamen. Im Test war es zwar möglich, die E-Mailadresse im Nachhinein zu ändern doch griff dies nicht für den Benutzernamen. Der Wechsel wäre beispielsweise nach einer Hochzeit und selbstverständlich bei einem Mitarbeiterwechsel notwendig. So ist es nicht möglich, einem neuen Mitarbeiter mit seiner eigenen E-Mailadresse Zugriff auf die Daten des Vorgängers zu geben. Stattdessen mussten wir den alten Benutzer inklusive Abonnement löschen, die Daten vorher umkopieren, den neuen Benutzer mit einem neuen Abonnement anlegen und die Daten wieder verschieben. Wir meinen, das muss im Unternehmensumfeld einfacher gehen.
Das Dashboard zeigt eine Übersicht der geänderten Dateien – die Zwangs-Versionierung ist jedoch fragwürdig
Metadaten für verschiedene Dokumententypen
Um Zugriff auf den Online-Speicher zu erhalten, loggten wir uns mit einem Benutzer-Account ein und wechselten im Dashboard in die Sharp-Cloud. Zukünftig will Sharp sogenannte Konnektoren anbieten um an dieser Stelle auch andere Cloud-Speicher, wie zum Beispiel Dropbox, aufzurufen. Der Home-Bereich zeigte uns eine Übersicht der kürzlich aktualisierten Dokumente. Dabei differenziert das System zwischen "Meine Dokumenten" und "Dokumente anderer" (dieser listet alle Dateien auf, die andere Benutzer für den eingeloggten User freigegeben haben). Ebenso sahen wir unsere zuletzt aktualisierten Ordner.
Um eine Datei hochzuladen navigierte wir unter "Meine Dokumente" in einen Ordner oder legten eine neuen an, wählten dort den Button "Eine Datei importieren" und der Import-Dialog erschien. Hier bot uns das System die Zuordnung der hochzuladenden Datei zu einem Dokumententyp an. Die vorhandene Liste ist umfangreich, ließ jedoch sich diese nicht individuell erweitern. Das liegt daran, dass zum Dokumententyp eine Liste Typ-bezogener Metadaten vorhanden ist. Der Weg, diese einzutragen ist jedoch umständlich: Im Dialog wählten wir zum Beispiel den Dokumententyp "Vertrag" und die hochzuladende Datei aus.
Nach dem Upload gelangen wir wieder die Dateiliste. Von dort riefen wir die Zusammenfassung der Datei auf, wechselten in die Eigenschaften und erst da gelangten wir zu den Dokumententyp-abhängigen Metadaten, die wir an derselben Stelle auch bearbeiteten. Für den Vertrag sahen wir die Felder Kunde, Datum, Vertragsnummer, Referenz und Sonstiges. Im Fall eines Rechtsdokumentes ändern sich die Felder auf Client, Gegenstand, Erstellter, Rechtsanwalt und Hinweis. Nach diesen Metadaten konnten wir später suchen.
Grundsätzlich ist die Idee der Dokumententypen und anhängenden Metadaten sehr gut. Nur leider fehlt es an der Umsetzung. Wir hätten uns zum einen gewünscht, dass die Abfrage der Metadaten im Upload-Prozess eingebunden ist, zum anderen fehlten uns Optionen, den Dokumententyp nachträglich zu ändern und eigene Typen, inklusive Metadaten, zu erstellen, zu ändern oder zu erweitern.
jp/ln/Sandro Lucifora
Hindernisse bei der Benutzerverwaltung
Über den Startbildschirm erhielten wir Zugriff auf die Benutzerliste in der wir einzelne Benutzer für das Unternehmen anlegten und an dieser Stelle auch editierten. Das geht problemlos bei einer Handvoll Benutzern, doch bei hundert oder mehr Anwendern ist das manuelle Anlegen keine Option. Leider ist es nicht möglich, CPO an ein LDAP-Verzeichnis zu koppeln um damit die Benutzerverwaltung erheblich zu vereinfachen. Um dennoch nicht jeden Anwender manuell eintragen zu müssen gab es die Möglichkeit, Benutzer zu importieren. Über eine einfache CSV-Datei mit Vorname, Nachname und E-Mailadresse importierten wir Benutzer, die nach dem Import ihre Zugangsdaten per E-Mail erhielten. Doppelte E-Mailadressen sollten dabei ignoriert werden, wodurch das System nur neue Benutzer hinzufügte.
In der Sharp-Cloud entspricht die E-Mailadresse dem Benutzernamen. Im Test war es zwar möglich, die E-Mailadresse im Nachhinein zu ändern doch griff dies nicht für den Benutzernamen. Der Wechsel wäre beispielsweise nach einer Hochzeit und selbstverständlich bei einem Mitarbeiterwechsel notwendig. So ist es nicht möglich, einem neuen Mitarbeiter mit seiner eigenen E-Mailadresse Zugriff auf die Daten des Vorgängers zu geben. Stattdessen mussten wir den alten Benutzer inklusive Abonnement löschen, die Daten vorher umkopieren, den neuen Benutzer mit einem neuen Abonnement anlegen und die Daten wieder verschieben. Wir meinen, das muss im Unternehmensumfeld einfacher gehen.
Das Dashboard zeigt eine Übersicht der geänderten Dateien – die Zwangs-Versionierung ist jedoch fragwürdig
Metadaten für verschiedene Dokumententypen
Um Zugriff auf den Online-Speicher zu erhalten, loggten wir uns mit einem Benutzer-Account ein und wechselten im Dashboard in die Sharp-Cloud. Zukünftig will Sharp sogenannte Konnektoren anbieten um an dieser Stelle auch andere Cloud-Speicher, wie zum Beispiel Dropbox, aufzurufen. Der Home-Bereich zeigte uns eine Übersicht der kürzlich aktualisierten Dokumente. Dabei differenziert das System zwischen "Meine Dokumenten" und "Dokumente anderer" (dieser listet alle Dateien auf, die andere Benutzer für den eingeloggten User freigegeben haben). Ebenso sahen wir unsere zuletzt aktualisierten Ordner.
Um eine Datei hochzuladen navigierte wir unter "Meine Dokumente" in einen Ordner oder legten eine neuen an, wählten dort den Button "Eine Datei importieren" und der Import-Dialog erschien. Hier bot uns das System die Zuordnung der hochzuladenden Datei zu einem Dokumententyp an. Die vorhandene Liste ist umfangreich, ließ jedoch sich diese nicht individuell erweitern. Das liegt daran, dass zum Dokumententyp eine Liste Typ-bezogener Metadaten vorhanden ist. Der Weg, diese einzutragen ist jedoch umständlich: Im Dialog wählten wir zum Beispiel den Dokumententyp "Vertrag" und die hochzuladende Datei aus.
Nach dem Upload gelangen wir wieder die Dateiliste. Von dort riefen wir die Zusammenfassung der Datei auf, wechselten in die Eigenschaften und erst da gelangten wir zu den Dokumententyp-abhängigen Metadaten, die wir an derselben Stelle auch bearbeiteten. Für den Vertrag sahen wir die Felder Kunde, Datum, Vertragsnummer, Referenz und Sonstiges. Im Fall eines Rechtsdokumentes ändern sich die Felder auf Client, Gegenstand, Erstellter, Rechtsanwalt und Hinweis. Nach diesen Metadaten konnten wir später suchen.
Grundsätzlich ist die Idee der Dokumententypen und anhängenden Metadaten sehr gut. Nur leider fehlt es an der Umsetzung. Wir hätten uns zum einen gewünscht, dass die Abfrage der Metadaten im Upload-Prozess eingebunden ist, zum anderen fehlten uns Optionen, den Dokumententyp nachträglich zu ändern und eigene Typen, inklusive Metadaten, zu erstellen, zu ändern oder zu erweitern.
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jp/ln/Sandro Lucifora