Fachartikel

Tipps zur Implementierung eines ERP-Systems

ERP-Systeme sind wichtige Hilfsmittel von Unternehmen, um sich gegen die Konkurrenz zu behaupten und den täglichen Herausforderungen des Marktes zu trotzen. Doch noch immer fürchten viele Firmen die Ausgaben und den Zeitaufwand des Implementierungsverfahrens. Um die Übergangsphase so kurz und kostengünstig wie möglich zu halten, bedarf es einer detaillierten Planung – sowohl seitens des Herstellers als auch des Betriebs. Die Checkliste soll Unternehmen zeigen, was sich hinter dem Vorgang verbirgt.
Durch ERP-Systeme lassen sich im Unternehmen zahlreiche Geschäftsfelder abdecken.
Bisher ging der Trend im Bereich Business-Software ganz klar zu Insellösungen. Doch sobald Strukturen und Prozesse komplexer werden, reichen diese nicht mehr aus. Ein umfassendes System wie ERP ist die sinnvollste Entscheidung, die Unternehmen treffen können. Nicht nur, weil diese Programme darauf ausgelegt sind, eben erwähnte Prozesse und Strukturen sowohl zu optimieren als auch effizienter zu gestalten, sondern vor allem wegen ihres Funktionsumfanges: Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Marketing, CRM, Vertrieb, Ein- und Verkauf, Logistik und weitere Bereiche lassen sich durch ein ERP-System abdecken.

Hinzu kommt die Tatsache, dass ERP Firmen einen Echtzeitzugriff auf alle eingespeisten Daten, Dokumente und Inhalte ermöglicht. Weiterhin bieten ERP-Systeme Unternehmen die Gelegenheit, ihre interne Kommunikation durch abteilungsübergreifendes Arbeiten zu verbessern. Mittlerweile gibt es zudem viele Hersteller, die sogenannte Cloud-ERPs anbieten. Ein weltweiter Zugriff – auch außerhalb der Büroräume – gehört somit zur Tagesordnung.

Schritt für Schritt zur Implementierung eines ERP-Systems
Die Implementierung eines ERP-Systems sollten Unternehmen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Stattdessen bedarf es einer intensiven Vorbereitung. Firmen, die sich überstürzt für eine ERP-Software entscheiden und sich anschließend nicht die Zeit nehmen, den Implementierungsvorgang von Anfang bis Ende zu begleiten, werden langfristig nicht die Vorteile genießen können.


Die Implementierung eines ERP-Systems läuft in mehreren Schritten ab.

IT-Verantwortliche müssen sich bewusst sein, dass hinter diesem Vorgang eine Menge Arbeit, Zeit und Energie steckt – die sich jedoch in der Zukunft bezahlt machen werden. Zumindest dann, wenn sich Unternehmen mit der Materie befassen. Wer sich an die folgende Checkliste hält, wird sowohl die Vorteile genießen können als auch den Nutzen eines ERP-Systems zu schätzen lernen.
Vorbetrachtung und Anforderungsanalyse
Bevor mit der eigentlichen Planung oder der Auswahl des ERP-Herstellers begonnen wird, gilt es zunächst einige Grundfragen zu klären:

  • Ist die Finanzierung eines ERP-Systems machbar?
  • Welche Anforderungen haben sowohl das Unternehmen als auch die einzelnen Abteilungen an das Programm?
  • Welche Technologien benötigt die Firma?
  • Welche Komponenten muss die Software beinhalten?
Mit diesen und vielen weiteren Fragen müssen sich Betriebe im Vorfeld auseinandersetzen. Nur wenn die Ziele und Anforderungen klar formuliert werden, lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt die geeignetste ERP-Lösung für das eigene Unternehmen auswählen.

Lastenheft
Die Basis einer erfolgreichen Implementierung stellt das Lastenheft dar. In diesem beschreibt das Unternehmen den aktuellen IST-Zustand und formuliert die Anforderungen für den SOLL-Zustand. Dieses Vorgehen nimmt großen Einfluss auf die gesamte Entwicklung, denn anhand des Lastenheftes weiß der ERP-Hersteller, welche Wünsche und Bedürfnisse der Kunde hat. Folgende Details sollten Sie unbedingt ins Lastenheft aufnehmen:

  • Informationen über das Unternehmen (Produkte, Leistungen, Alleinstellungsmerkmal)
  • Technische Infrastruktur
  • IST-Zustand
  • SOLL-Zustand (Anforderungen)
  • Zeitplan der Implementierung
  • Ansprechpartner
Wichtig sind vor allem die Anforderungen. Dabei gilt es den Spagat zu meisten zwischen einer detailliierten, aber lösungsneutralen Beschreibung. Es ist zwar durchaus wichtig, den eigenen Problemen auf den Grund zu gehen und nach geeigneten Lösungsansätzen zu suchen. Firmen sollten sich dabei aber nicht in den Details verlieren. Die Devise lautet: So genau wie möglich, aber nur so viel wie nötig.
20.03.2019/ln/Sven Heinrich, Junior ERP-Consultant bei erp-system.expert

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