Fachartikel

Einrichtung und Verwaltung von Exchange Online (3)

Ist Office 365 eingerichtet, steht die Grundkonfiguration der Umgebung in Exchange Online an. Hier gibt es Aufgaben, die spezifisch für Office 365 gelten und solche, die dem erfahrenen Exchange-Admin vertraut vorkommen. Dieser Artikel führt durch die Verwaltung von Benutzern und Postfächern. Im dritten und letzten Teil des Workshops schauen wir uns die Arbeit mit Verteilergruppen an.
Unternehmen stehen in Exchange Online alle Möglichkeiten offen, die auch ein lokales Exchange bietet.
Mit Verteilergruppen arbeiten
Gruppen sind Container in Exchange, die alle anderen Empfängerobjekte enthalten können: postfachaktivierte oder E-Mail-(aktivierte-)Benutzer, öffentliche Ordner, Kontakte oder andere Gruppen. Eine E-Mail, die an eine Gruppe geschickt wird, stellt Exchange allen Mitgliedern dieser Gruppe zu.

Verteilergruppen legen Sie im Exchange Admin Center über "Empfänger / Gruppen" an. Neben herkömmlichen Verteilergruppen können Sie in Office 365 auch Office-365-Gruppen anlegen. Auf deren Basis können Sie für Teams auch gemeinsame Kalender und mehr Funktionen zur Zusammenarbeit bereitstellen. Herkömmliche Verteilergruppen dienen in Office 365, wie in Exchange, nur zur Verteilung von E-Mails. Reicht diese Funktion aus, ist das Anlegen von Office-365-Gruppen nicht in jedem Fall notwendig.

Haben Sie eine Gruppe erstellt und rufen deren Eigenschaften auf, steuern Sie über den Menüpunkt "Besitz", welche Benutzer die Gruppe verwalten, also Mitglieder hinzufügen oder entfernen können. In Office 365 lassen sich an dieser Stelle auch andere Gruppen als Besitzer hinzufügen.

Eine Benennungsrichtlinie für Gruppen ermöglicht das Standardisieren von Verteilergruppen, die von Benutzern und anderen Administratoren in der Organisation erstellt werden. Sie können festlegen, dass dem Namen von neuen Verteilergruppen bei der Erstellung ein bestimmtes Präfix und Suffix hinzugefügt werden muss. Außerdem können Sie die Verwendung bestimmter Wörter verbieten.
Verwaltungsoptionen für Verteilergruppen
Nach dem Erstellen einer Gruppe wendet Exchange die Gruppenbenennungsrichtlinie an, indem es jedes in der Richtlinie definierte Präfix oder Suffix hinzufügt. Der vollständige Name wird in der Verteilergruppenliste im EAC angezeigt. Versucht ein Benutzer, ein blockiertes Wort zu verwenden, erhält er beim Speichern der neuen Gruppe eine Fehlermeldung. Sie erstellen Gruppenbenennungsrichtlinien im EAC im Office-365-Portal: Dort öffnen Sie "Gruppen / Mehr (drei Punkte in der Symbolleiste) / Gruppenbenennungsrichtlinie" und konfigurieren im Abschnitt "Gruppenbenennungsrichtlinie" das Präfix, indem Sie im Dropdown-Menü entweder Attribut oder Text auswählen. Geben Sie die gewünschte Zeichenfolge ein und klicken Sie anschließend auf "OK". Ihre Eingabe wird nun als Link dargestellt, über den Sie die Textzeichenfolge oder das Attribut nachträglich anpassen können. Jetzt klicken Sie auf "Hinzufügen", um weitere Präfixe zu ergänzen. Über "Blockierte Wörter" fügen Sie nicht erwünschte Wörter einer neuen Gruppe hinzu. Dieser Eintrag lässt sich über "Entfernen" oder "Bearbeiten" entsprechen anpassen. Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf "Speichern".

Rufen Sie im EAC unter "Empfänger / Gruppen" die Eigenschaften einer Verteilergruppe auf, können Sie die grundlegenden Einstellungen ändern sowie die Gruppenmitgliedschaften festlegen. Auf der Seite "Besitz" steuern Sie die Verwalter der Gruppe und bestimmen einen Benutzer oder eine Gruppe aus dem Adressbuch, die in Ihrem Auftrag die Mitglieder dieser Gruppe verwalten darf. Diese Benutzer dürfen Mitglieder aus dieser Gruppe in Outlook oder Outlook Web App entfernen oder aufnehmen. Auf der Seite "Mitgliedschaft" konfigurieren Sie, welche Objekte Mitglied dieser Gruppe sind. Hier können Sie auch die Gruppenmitgliedschaften ändern. Mit "Zustellungsverwaltung" legen Sie fest, wer an diese Verteilergruppe Nachrichten senden darf und wer dazu nicht berechtigt ist.

Dynamische Verteilergruppen bieten dieselbe Funktionalität wie eine normale Verteilergruppe, Sie sparen damit jedoch deutlich bei den administrativen Aufgaben ein, da Sie nicht ständig statische Mitgliedergruppen definieren müssen. Denn die Mitglieder der dynamischen Verteilergruppe definiert Exchange Online bei jedem E-Mail-Sendevorgang neu. Navigieren Sie zu "Empfänger / Gruppen" und wählen Sie im Menü zum Erstellen einer neuen Gruppe "Dynamische Verteilergruppe", was ein entsprechendes Fenster öffnet. Dort geben Sie den Namen der Gruppe an sowie deren Alias und legen unten fest, welche Empfängertypen durch die dynamische Verteilergruppe erfasst werden sollen und wer der Besitzer ist. Weiter unten können Sie spezifische Filter hinterlegen, ähnlich zum Anlegen der Transportregeln oder Regeln in Outlook.

Outlook zeigt in der Ansicht des Adressbuchs dynamische Verteilergruppe mit einem etwas anderen Symbol als herkömmliche Verteilergruppen an. Die Gruppen lassen sich durch Anwender aber auf die gleiche Weise verwenden und jederzeit anpassen.

Fazit
Gerade beim Einstieg wartet Office 365 mit einigen Besonderheiten auf den Administrator. Doch diese sind mit etwas Aufmerksamkeit leicht gemeistert und dann stehen Unternehmen in Exchange Online alle Möglichkeiten offen, die auch ein lokales Exchange bietet: von der Verwaltung der Nutzer und deren Anmeldung mit oder ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung über Raum- und Ressourcenpostfächern bis zu den Verteilergruppen.

Im ersten Teil des Workshops haben Sie erfahren, wie Sie eigene Domänen hinzufügen, Anmeldungen konfigurieren, Kennwortrichtlinien einrichten sowie Spam- und Virenschutz richtig einstellen. Im zweiten Teil haben wir uns außer mit der E-Mail-Verschlüsselung damit beschäftigt, wie Sie  Benutzerpostfächer verwalten und Raum- und Gerätepostfächern erstellen.
21.10.2019/jp/ln/Thomas Joos

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