Die Muster sind bekannt: Die eigene To-do-Liste wächst schneller als jede noch so gute Priorisierung. Der Grund dafür liegt selten in komplexen Projekten, sondern meist in kleinen, unscheinbaren Arbeiten, die sich täglich wiederholen. Diese repetitiven Aufgaben sind der größte Ressourcenfresser. Sie sind regelbasiert, wiederkehrend, fehleranfällig und selten wertschöpfend. Ein idealer Kandidat für Automatisierung.

Doch der erste Schritt besteht darin, diese Aufgaben sichtbar zu machen. Die Tickethistorie hilft dabei – häufig wiederkehrende Requests, wiederholte Freigaben oder immer gleiche Konfigurationsänderungen sind gute Indikatoren. Ebenso gilt: Wenn eine Aufgabe beim dritten Mal exakt gleich abläuft, sollte sie automatisiert werden. 

Genau hier setzen Automatisierungsworkflows wie jene von Microsoft 365 und Power Automate an, denn sie bringen die dafür notwendigen Werkzeuge bereits mit. Das sind fünf Prozesse, die sich besonders sinnvoll automatisieren lassen:

1. Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter

Das klassische Onboarding besteht aus vielen Einzelschritten und Medienbrüchen. Accounts werden manuell erstellt, Berechtigungen zugewiesen und Informationen verteilt. Fehler sind vorprogrammiert. In Microsoft-365-Umgebungen lässt sich der Ablauf mit wenigen Bausteinen automatisieren:

• Microsoft Forms für die Anforderung
• Power Automate für Genehmigungen und Workflow-Logik
• Entra ID für die Anlage des Benutzers
• SharePoint für Dokumente und Aufgaben

Ein typischer Workflow startet mit einem HR-Formular, löst eine Genehmigung aus und erstellt anschließend automatisch Postfach, Gruppen und Teams-Zuordnungen. Ein Flow verschickt Willkommensinformationen und Aufgaben an relevante Stellen. In der Praxis lässt sich die Prozesslaufzeit beim Onboarding deutlich reduzieren – in vielen Fällen um bis zu 60 Prozent. Typische Stolpersteine sind fehlende Rollenmodelle oder unklare Eigentümerschaften. Wer diese Grundlagen sauber definiert, legt die Basis für hohe Qualität.

2. Useranlage und Berechtigungsmanagement

Ein zweiter, oft unterschätzter Prozess ist das Berechtigungsmanagement. Viele Unternehmen arbeiten weiterhin mit manuellen Gruppenänderungen und individuellen Ausnahmen. Das führt zu ineffizienten Abläufen und Sicherheitsrisiken. Power Automate und Entra ID ermöglichen ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell. Attribute wie Abteilung oder Standort können automatisch zugeordnet werden. Änderungen im HR-System lassen sich direkt in Lizenzen und Sicherheitsgruppen übersetzen.

Wichtig ist ein sauber definiertes Rollenmodell. Automatisierte Berechtigungen können Fehlzuweisungen deutlich reduzieren – häufig um rund 30 Prozent. Stolpersteine sind verschachtelte Gruppen, fehlende Dokumentation oder Sonderrechte, die durch manuelle Workarounds entstanden sind.

3. Self-Service für IT-Anfragen

Dieser Punkt ist für die meisten IT-Abteilungen der größte Hebel. Standardanfragen wie Passwort-Resets, Softwarebestellungen oder Gruppenänderungen machen oft bis zu 40 Prozent des Ticketvolumens aus. Mit Power Apps, Power Automate und Adaptive Cards lassen sich Self-Service-Portale aufbauen, die Anfragen direkt aus Microsoft Teams heraus ermöglichen.

Ein Beispiel: Eine Softwareanfrage wird über eine Teams-Karte gestellt und automatisch an die Führungskraft zur Genehmigung gesendet. Nach Freigabe wird das Paket über Intune installiert und der Mitarbeitende erhält eine automatische Rückmeldung. Bei konsequenter Self-Service-Nutzung sinkt das Ticketvolumen spürbar – oft um 20 bis 40 Prozent.

Typische Stolpersteine sind unvollständige Servicekataloge oder fehlende Genehmigungsregeln. Auch Legacy-Anwendungen ohne API-Unterstützung begrenzen die Automatisierungstiefe. Dennoch gilt: Ein strukturierter Servicekatalog ist ein zentraler Schritt hin zu mehr Automatisierung.

4. Digitales Asset-Management

Viele Unternehmen verwalten IT-Assets noch immer in Excel-Listen. Diese sind fehleranfällig und oft nicht aktuell. Mit SharePoint, Power Automate und Intune lassen sich Asset-Datenbanken aufbauen, die automatisch gepflegt werden. Jedes Gerät wird bei der Ausgabe erfasst, automatisch dem Mitarbeitenden zugewiesen und regelmäßig mit Intune synchronisiert.

Auch Rückgaben können automatisiert dokumentiert werden. Power Automate erinnert an Fristen und aktualisiert Einträge bei Gerätewechsel. Häufige Fallstricke sind unvollständige Stammdaten oder die parallele Nutzung alter Listen. Ein pragmatischer Ansatz ist hier entscheidend: Einfach beginnen, anstatt ewig an der perfekten Lösung zu arbeiten.

5. Service- und Antragscenter als zentrale Plattform

Ein Problem vieler IT-Umgebungen sind verteilte Einstiegspunkte. Manche Anfragen kommen per E-Mail, andere über Tickets oder Teams. Eine zentrale Plattform schafft Klarheit. Power Apps und SharePoint eignen sich hervorragend als Hub für alle Services. Das Center bündelt Anträge, automatisiert deren Abläufe und dokumentiert sie. Der größte Vorteil liegt in der Standardisierung: Anfragen sind vollständig, nachvollziehbar und werden automatisch priorisiert. Stolpersteine liegen meist in der Governance. Ein Portal benötigt klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Pflege.

Bonus: KI und M365-Agenten als digitale Kollegen

Künstliche Intelligenz steht aktuell stark im Fokus. Doch nicht jede Herausforderung braucht sofort KI. Oft ist Automatisierung der entscheidende Schritt, auf dem KI erst sinnvoll aufsetzen kann. Wer seine wiederkehrenden Aufgaben nicht automatisiert hat, wird auch mit KI nicht schneller, sondern höchstens chaotischer. In vielen Projekten zeigt sich daher: Erst Prozesse standardisieren, dann Agenten einsetzen.

Microsoft 365 Copilot und die neuen Agenten ergänzen Power Automate dort, wo Muster erkannt und Entscheidungen vorbereitet werden müssen. Sie analysieren Ticketdaten, identifizieren repetitive Aufgaben und schlagen Automatisierungen vor. In einigen Fällen übernehmen Agenten sogar das Routing oder generieren Flow-Bausteine, die anschließend nur noch feinjustiert werden müssen. Für die IT ergeben sich daraus zwei zentrale Effekte:

1. Entlastung, weil Routineprozesse sauber automatisiert sind
2. Erkenntnisse, welche Bereiche weiter optimiert werden können, weil KI im Hintergrund Muster sichtbar macht

Damit verschiebt sich die Rolle der IT zunehmend in Richtung Beratung und Gestaltung der digitalen Arbeitsumgebung. Das Prinzip gilt für klassische Kernprozesse im Unternehmen genauso wie für die IT selbst: Rechnungsmanagement, Angebotswesen, Lagerverwaltung, Dokumentenmanagement und Personalprozesse sind längst Standardfälle für Automatisierung – oder sollten es zumindest sein. Sie bilden die Grundlage, um überhaupt effizient arbeiten zu können. Sobald sie stabil laufen, kann KI auf diesen Strukturen aufbauen und Mehrwert schaffen.

Generelle Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung

• Awareness für repetitive Aufgaben schaffen: Automatisierung beginnt im Kopf. Viele wiederkehrende Tätigkeiten wirken so selbstverständlich, dass sie gar nicht als Problem wahrgenommen werden – identische Gruppenänderungen, immer gleiche Standardfreigaben oder manuelle Einträge in Excel. Der erste Schritt ist deshalb Transparenz. Kurze Teamworkshops oder ein Blick in die Tickethistorie helfen dabei, typische Zeitfresser sichtbar zu machen. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis. Alles, was mehrmals gleich abläuft, gehört auf die Automatisierungsliste.
• Strukturierte, schrittweise Umsetzung und Leuchttürme bauen: Viele Digitalisierungsprojekte scheitern daran, alles gleichzeitig ändern zu wollen. Erfolgreiche Automatisierung startet klein und gezielt. Ein klar abgegrenzter Prozess mit hohem Wiederholungsgrad liefert schnelle Erfolge, die Motivation im Team erzeugen und Vertrauen im Unternehmen schaffen.
• Prozesse erst analysieren, dann automatisieren: Automatisierung verstärkt Prozesse, gute wie schlechte. Deshalb sollte kein chaotischer Ablauf digitalisiert werden, bevor er nicht ausreichend strukturiert wurde. Doppelte Schritte entfernen, Verantwortlichkeiten klären und Übergaben definieren – erst dann lohnt sich ein Flow.
• Mitarbeitende aktiv einbinden: Die besten Hinweise auf repetitive Aufgaben kommen aus dem Team. Einfache Fragen wie "Was nervt dich jeden Tag?" oder "Welche Tickets sind immer gleich?" bringen erstaunlich klare Antworten. Diese Beteiligung schafft Akzeptanz und erleichtert die spätere Nutzung von Self-Services.
• Auf integrierte Werkzeuge setzen statt auf Toolwildwuchs: Ein bunter Mix aus Einzelsoftware macht Automatisierung unnötig kompliziert. Microsoft 365 bietet mit Power Automate, Power Apps, SharePoint, Intune und Entra ID eine durchgängige Plattform, die viele Standardprozesse ohne zusätzliche Software abbilden kann. Weniger Tools bedeuten weniger Schnittstellen, weniger Aufwand und mehr Stabilität.
• Ziele klar definieren und messbar machen: "Wir wollen digitaler werden" ist kein Ziel. "Wir reduzieren unser Ticketvolumen um 25 Prozent" dagegen schon. Klare Zielgrößen helfen, den Erfolg sichtbar zu machen und ermöglichen es Teams, ihre Fortschritte im Alltag zu messen und zu kommunizieren.
• Security by Design mitdenken: Sicherheit und Datenschutz dürfen kein nachträglicher Gedanke sein. Automatisierungen brauchen klare Rollen, Berechtigungen und Logging. Gut gepflegte Gruppenmodelle und nachvollziehbare Genehmigungsprozesse reduzieren Risiken und vermeiden teure Nachbesserungen.

Fazit – Weniger Klicks, mehr Automatisierung

Automatisierung ist kein Zukunftsthema, sondern Realität – und in Microsoft 365 sofort umsetzbar. Die fünf beschriebenen Prozesse bringen klare Entlastung und schaffen die Basis für integrierte, stabile digitale Abläufe. KI und Agenten verstärken diesen Effekt. Der erste Schritt beginnt dort, wo selbst IT-Profis es am wenigsten erwartet: bei den täglichen Routinen bei sich selbst. Wer hier systematisch ansetzt, kann mit Power Automate schnell erste Erfolge erzielen und die Automatisierung von IT-Prozessen Schritt für Schritt ausbauen. (ln)

Über den Autor: Sebastian Eberle ist General Manager des IT-Beratungsunternehmens Adlon.

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