Recht

Seite 2 - Archivierungspflichten für digitale Daten und E-Mails

Bereits digital erzeugte Unterlagen sind auf maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträgern zu archivieren. Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht die Aufzeichnung im COM-Verfahren (Computer-Output- Mikrofilm) nicht mehr aus. Das verbietet – anders als im Handelsrecht – ein beliebiges Wechseln des Mediums von Datenträger auf Papier. Originäre Papierdokumente darf das Unternehmen dagegen nach bestimmten Kriterien einscannen und in elektronischer Form archivieren. Nicht ausreichend ist auch die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten, z. B. als PDF-Datei (III.1 GDPdU).

Es gelten die folgenden steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen:

  • Handels- oder Geschäftsbriefe sowie alle sonstigen Unterlagen, soweit für die Besteuerung bedeutsam: 6 Jahre lang (§ 147 Abs. 3 AO)
  • Bücher, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege et cetera: 10 Jahre lang
  • Ablaufhemmung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für die Besteuerung von Bedeutung sind (§147 Abs. 3 Satz 3 AO)
Elektronische Betriebsprüfung
Bei elektronisch erstellten und aufzubewahrenden Unterlagen hat das Finanzamt das Recht, im Wege einer Außenprüfung die gespeicherten Daten im System des Steuerpflichtigen einzusehen (§ 147 Abs. 6 AO). Auch eine maschinelle Auswertung auf Kosten des Steuerpflichtigen fällt in diese Außenprüfung. Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff unmittelbar im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen haben die Finanzbehörden nur einen Lesezugriff. Dabei darf nur mit Hilfe der Hard- und Software des Steuerpflichtigen auf die elektronisch gespeicherten Daten zugegriffen werden. Eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde ist nicht möglich. Dies soll eine Veränderung des Datenbestandes und des Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde ausschließen. Die Finanzbehörde kann ferner die Überlassung der gespeicherten Unterlagen auf einem Datenträger verlangen (I.1 GDPdU mit näheren Erläuterungen der Vorgehensweise der Finanzbehörden). Im Überblick die nachfolgenden Zugriffsmöglichkeiten Z1 bis Z3 des Prüfers:

  • Unmittelbarer Zugriff: Prüfung auf dem Inhouse-System des zu prüfenden Unternehmens.
  • Mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen oder ein beauftragter Dritter werten die Daten nach Vorgaben des Prüfers aus.
  • Datenträgerüberlassung: Überlassung der Daten an den Prüfer auf einem geeigneten Medium, etwa auf einem selbsttragenden IPro3i- IDEA-Archiv
Wichtig:
  • Wahlmöglichkeit des Prüfers auch kumulativ
  • Nur Zugriff auf steuerrechtlich relevante Unterlagen
Auch Rechnungen sind grundsätzlich Buchungsbelege. Ein Unternehmen kann die Rechnung in Form einer Papierurkunde oder einer elektronischen Abrechnung, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, erteilen (§ 14 Abs. 4 UStG). Der Vorsteuerabzug erfolgt bei der elektronischen Rechnung nur mit einer qualifizierten digitalen Signatur. Da die digitale Signatur keine ausreichende Verbreitung gefunden hat, überwiegt in der Praxis immer noch die Papierform, was den elektronischen Handel (E-Commerce) nicht unerheblich behindert.

Aufbewahrungspflichten nach sonstigen Vorschriften
Neben Handels- und Steuerrecht existiert eine ganze Reihe weiterer Aufbewahrungspflichten:

  • Alle gesetzlichen Bestimmungen, die Ansprüche auf Auskunft und Rechnungslegung gewähren (so etwa die §§ 259, 666, 667 BGB)
  • Vorlegungspflichten und Beweislast im Prozess. Bei Verletzung von Aufbewahrungspflichten droht Prozessverlust, denn es wird ohne Beweisverfahren der vom Gegner behauptete Vortrag als bewiesen angesehen (§ 444 ZPO, OLG Düsseldorf)
  • Bei Fristsetzung des Gerichts muss rechtzeitiger Zugriff auf Archivdaten gewährleistet sein, ansonsten droht Ausschluss des Vortragsrechts wegen Verspätung (Präklusion)
  • Jede ordentliche Geschäftsführung erfordert grundsätzlich die Beachtung der Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten – etwa die gesamte E-Mail- oder IM-Korrespondenz, Protokolle von Meetings, Entwürfe und Notizen aller Art et cetera – die im Streitfall gebraucht werden könnten.

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25.03.2010/Horst Speichert/dr/ln

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