- das Handelsgesetzbuch (HGB)
- das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- das Telekommunikationsgesetz (TKG)
- das Aktiengesetz (AG)
- das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
- das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG)
- die Abgabenordnung (AO)
- die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
- vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflichten
- Basel II
- der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).
Ausgangspost
Welche ausgehende elektronische Post (also insbesondere E-Mails) ist von Unternehmen zu archivieren?
Handelsbriefe
In § 238 Absatz 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten "Handelsbriefe" zurückzubehalten beziehungsweise sicher aufzubewahren – sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches "der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts" (vergleiche Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen. Dazu gehören etwa
- Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)
- Auftragsbestätigungen,
- Versandanzeigen,
- Frachtbriefe,
- Lieferpapiere,
- Reklamationsschreiben
- Rechnungen und
- Zahlungsbelege sowie
- schriftlich gefasste Verträge.
- unverbindliche Werbeschreiben oder
- simple Kontakt-E-Mails des Vertriebs.
Die E-Mailarchivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (§§ 1, 2, 3 HGB), Handelsgesellschaften, die eingetragene Genossenschaft sowie juristische Personen im Sinne des § 33 HGB. Dagegen gilt die E-Mailarchivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, wie etwa Kleingewerbetreibende und Freiberufler.
Dauer der Archivierungspflicht
Gemäß § 147 AO sind die als Handelsoder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.
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