Recht

Seite 2 - Juristische Vorgaben zur E-Mailarchivierung (1)

Steuerrechtlicher Bezug
Sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren. Neben den Handels- oder auch Geschäftsbriefen sind auch all diejenigen versendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (§ 147 AO), insbesondere

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse,
  • Lageberichte,
  • die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen, aber auch versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege oder
  • sonstige Inhalte, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Art der Speicherung
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse sowie der Eröffnungsbilanz ist es in rechtlicher Hinsicht gemäß § 147 AO unproblematisch, die E-Mails auch als Wiedergabe auf einem Bildträger (wie Fotokopien, Mikrofilme) oder auf anderen Datenträgern (etwa Magnetbändern, Magnetplatten, Disketten, CD-ROMs, DVDs) aufzubewahren, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Wer übrigens aufzubewahrende steuerrechtlich relevante E-Mails auf einem Bildträger oder einem anderen Datenträgern vorlegt, ist gemäß § 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. Sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, sind in elektronischer sowie rechtssicherer Form aufzubewahren. Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es nicht aus,

  • die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder
  • die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF-Dateien) zu archivieren.
Dauer der Archivierungspflicht
Gemäß § 147 AO sind die als Handelsoder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen zehn Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

Eingangspost
Bei eingehender elektronische Post (also etwa E-Mails) spielen die §§ 257 HGB und wiederum 147 AO eine Rolle, wonach jeder Kaufmann verpflichtet ist, empfangene Handelsbriefe in Form von E-Mails geordnet aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 S. 2 HGB). Das Gesetz schreibt hierbei gemäß § 257 Abs. 4 HGB eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht vor, wobei die Aufbewahrungsfrist nach § 257 Abs. 5 HGB mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt, in dem die Handelsbriefe empfangen oder versendet wurden. Nach Ablauf der sechs Jahre können die Handelsbriefe in der Regel vernichtet werden. § 147 AO sieht darüber hinaus vor, dass sonstige E-Mails mit steuerrechtlichen Bezügen zu speichern sind. Hierzu kann vollumfänglich auf die obigen Ausführungen verwiesen werden.

Im zweiten Teil unseres Fachbeitrags zum Thema E-Mailarchivierung gehen wir auf die private E-Mailnutzung am Arbeitsplatz ein und beschäftigen uns damit, mit welchen Strafen Verantwortliche bei einer Missachtung der Archivierungs-Pflicht rechnen müssen.

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5.08.2010/Max-Lion Keller/dr/ln | Stand: März 2008

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