Recht

Juristische Vorgaben zur E-Mailarchivierung (2)

Die in einer E-Mail enthaltene Erklärung oder Information ist rechtsrelevant. Deshalb ist die Archivierung des E-Mailverkehrs eines Unternehmens unerlässlich. Allerdings müssen einige rechtliche Vorgaben beachtet werden. Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Ihnen die gesetzlichen Regularien vorgestellt und uns mit der Frage beschäftigt, welche Mails überhaupt in ein gesetzeskonformes Archiv gehören. Im zweiten Teil unseres Fachbeitrags zum Thema E-Mailarchivierung gehen wir auf die private E-Mailnutzung am Arbeitsplatz ein und legen dar, mit welchen Strafen Verantwortliche bei einer Missachtung der Archivierungs-Pflicht rechnen müssen.
Versenden Mitarbeiter am Arbeitsplatz auch private E-Mails, bedeutet dies erhebliche rechtliche Probleme für den Arbeitgeber
Private E-Mailnutzung am Arbeitsplatz
Die Gestattung der privaten Nutzung der betriebseigenen IT-Infrastruktur durch die Mitarbeiter bringt nicht zu unterschätzende rechtliche Komplikationen mit sich – insbesondere was die Archivierung von E-Mails anbelangt. Aus diesem Grund sollte gut überlegt sein, ob überhaupt und, wenn ja, in welcher Art und Weise ein Unternehmen die private E-Mailkommunikation am Arbeitsplatz gestatten sollte. Im Folgenden sollen praxisnahe Lösungen aufgezeigt und hinsichtlich der Archivierungsanforderungen der E-Mails rechtlich beleuchtet werden.

Totalverbot von privaten E-Mails
Zumindest aus rechtlicher Sicht scheint diese Lösung die ideale: Das Unternehmen wird nicht zum Provider, Datenschutz spielt dann keine gesonderte Rolle. So können Rechtsunsicherheiten für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer vermieden und Spamfilter, Vertretungszugriffe, Archivierung und Kontrollen einer missbräuchlichen Nutzung ermöglicht werden. Das Unternehmen hat dann natürlich auch das Recht, beliebig und unbegrenzt auf die E-Mails der jeweiligen Mitarbeiter zuzugreifen beziehungsweise auch zu archivieren. Zu beachten wäre, dass das E-Mailverbot in jedem Fall schriftlich fixiert werden sollte, etwa durch

  • entsprechende Richtlinien betreffend die Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur,
  • Betriebsvereinbarungen,
  • Einverständniserklärungen der Belegschaft oder gar
  • den individuellen Anstellungsvertrag.

Das Verbot ist auch in der Praxis durchzusetzen. Untersagt nämlich ein Arbeitgeber die private Nutzung von E-Mails, ohne dies dann regelmäßig zu kontrollieren und zu sanktionieren, kann sich das Verbot in eine Duldung "umwandeln". Der Arbeitnehmer hat nach einer Weile der Duldung einen Anspruch auf die Leistung, hier die Privatnutzung. Aus diesem Grund sind regelmäßige Kontrollen vorzunehmen und für den Fall von Verstößen Sanktionen zu verhängen, die in besonderen Fällen bis zu einer (verhaltensbedingten) Kündigung reichen.

Vorbehaltslose Erlaubnis von privaten E-Mails
Diese Alternative ist aus rechtlicher Sicht alles andere als ideal. Dem Arbeitgeber ist es verwehrt, den privaten E-Mailverkehr seiner Mitarbeiter zu lesen, geschweige denn zu archivieren. Die Konsequenz ist, dass dem Arbeitergeber nichts anderes übrig bleibt, als sich in der Regel sehr aufwendiger und damit kostenintensiver technischer Lösungen zu bedienen, die in der Lage sind, private E-Mails von dienstlichen zu trennen. Manche Juristen vertreten die Auffassung, dass es in diesem Fall dem Arbeitgeber nicht verwehrt werden dürfe, immerhin den Betreff der jeweiligen E-Mail zu öffnen oder sichtbar zu machen. Es darf jedoch bezweifelt werden, ob eine solche Vorgehensweise mit den bereits skizzierten datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Einklang zu bringen ist. Eine Rechtsprechung zu diesem Fall ist bislang nicht bekannt.

Zwischenlösung
Natürlich ist auch eine Zwischenlösung denkbar, etwa dergestalt, dass den Mitarbeitern im Einzelnen vorgeschrieben wird, auf welche Art und Weise mittels E-Mails privat über die firmeninterne IT-Infrastruktur kommuniziert werden kann. Folgende Lösungen bieten sich hierzu an:

  • Zeitliche Ausnahmeregelung ("Nutzung in Pausen und außerhalb der Arbeitszeit" oder etwa "nur zwischen 12 Uhr und 13 Uhr") definieren, in der auf einen Freemail-Account wie web.de oder GMX zugegriffen werden darf.
  • Den Mitarbeitern kann neben einer geschäftlichen E-Mailadresse auch eine private (und als solche gekennzeichnete) E-Mailadresse zur Verfügung gestellt werden – verbunden mit der Auflage, dass nur letztere zu privaten Zwecken genutzt werden darf. Damit würde eine zentrale und effiziente Archivierung ermöglicht werden, da auf diese Weise eine Vermischung privater und dienstlicher E-Mails ausgeschlossen würde. Nicht zuletzt würde man damit auch etwaigen Konflikten mit Betriebsräten aus dem Weg gehen können, die ansonsten bei betrieblichen Vereinbarungen zur E-Mailnutzung hinzugezogen werden müssten. So wird etwa das Mitbestimmungsrecht von Betriebsräten seitens der Rechtsprechung recht weit gefasst. Es sei demnach ausreichend, wenn technische Maßnahmen dazu geeignet sind, den Arbeitnehmer zu überwachen – was naturgemäß gerade für Telekommunikationssysteme gilt.
  • Auch denkbar wären Regelungen, die dem Mitarbeiter vorschreiben, private E-Mails auch im Betreff deutlich als "privat" zu kennzeichnen. So wird es zum Teil bei Behörden praktiziert.

Folgen einer ungenügenden E-Mail-Archivierung
Eine mangelhafte E-Mailarchivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden und wegen der Maßgeblichkeit zugleich eine Verletzung der steuerrechtlichen Buchführungspflicht gleichkommen. Da Mängel der Buchführung wiederum die steuerrechtliche Beweiskraft der Bücher beeinträchtigt, wäre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken (§ 238 Abs. 1 AO).

Straftat
Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mailarchivierungspflicht auch strafbar sein. Ein Beispiel hierfür ist die unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails, um vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand eines Unternehmens zu erschweren mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. §§ 283 ff. StGB). Darüber hinaus regelt § 283b StGB, dass eine Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann.


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17.08.2010/Max-Lion Keller/dr/ln | Stand: März 2008

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