Wer E-Mails in Microsoft 365 archiviert, steht seit einer Weile vor einem bekannten Problem: Microsoft schaltet die Exchange Web Services (EWS) schrittweise ab und drängt auf die neuere Graph-API. MailStore reagiert darauf mit Version 26.2 seiner Archivierungssoftware und liefert ein Werkzeug, das den Umstieg zumindest auf der Archivierungsseite erleichtern soll.

Konvertierungstool für Migration

Konkret handelt es sich um ein Konvertierungstool, das bestehende EWS-Profile automatisch erkennt und Administratoren per Schritt-für-Schritt-Anleitung durch die Migration zur Graph-API führt. Wer bislang gescheut hat, den Wechsel manuell anzugehen, bekommt damit eine geführte Alternative.

Gleichzeitig stellt MailStore die interne Exportfunktion von EWS auf das IMAP-Protokoll um – was laut Hersteller nicht nur die Kompatibilität mit Microsoft 365 sichert, sondern auch dafür sorgt, dass die gewohnte Ordnerstruktur der Postfächer beim Export erhalten bleibt. Obendrauf kommt eine automatische Synchronisierung von Microsoft 365-Gruppen: Jede synchronisierte Gruppe erhält ein eigenes Archiv, was die Verwaltung von Gruppenpostfächern spürbar übersichtlicher machen soll.

Archivierung für kostenlose Outlook-Konten

Auch die Cloudvariante der Software bekommt mit Version 26.2 ein paar nützliche Neuerungen. So lassen sich künftig auch E-Mails aus kostenlosen Outlook.com-Konten – also Adressen mit den Endungen "@outlook.com", "@hotmail.com" und "@live.com" – archivieren und synchronisieren.

Das dürfte vor allem Privatanwender und kleinere Betriebe ansprechen, die ihre Microsoft-Konten bislang nicht zentral archivieren konnten. Parallel dazu bekommen Administratoren mehr Spielraum beim Löschen von Archivpostfächern: Erstmals ist es möglich, auch befüllte Postfächer zu entfernen – wobei Compliance-sensible Umgebungen wählen können, ob die enthaltenen E-Mails dabei erhalten bleiben oder ebenfalls gelöscht werden.

Rechtlich abgesichert

Auf der Compliance-Seite hat MailStore 26.2 gleich zwei unabhängige Prüfungen durchlaufen. Externe Gutachter bestätigten die Konformität mit den GoBD-Vorgaben, also den deutschen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung – gültig für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Damit gilt die Software als revisionssicher und für steuerrechtliche Prüfungen geeignet. Zusätzlich wurde die Lösung erneut auf DSGVO-Konformität geprüft, was die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten bescheinigt.

Neben all dem bekommt die Software auch optisch ein neues Gesicht. MailStore passt das Design seiner Produkte schrittweise an das Corporate Design von Mutterkonzern OpenText an – ein Prozess, der die Zugehörigkeit zum Konzern stärker sichtbar machen soll. Funktionen, Abläufe, Support und Bestellprozesse bleiben davon unberührt. Version 26.2 steht ab sofort für MailStore Server, MailStore Service Provider Edition und MailStore Cloud bereit.