von Redaktion IT-A…
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Vereinfachte Dropbox-Administration
Mehr als 300.000 Teams von verschiedener Größe, aus diversen Branchen und an unterschiedlichen Orten nutzen Dropbox Business für die Zusammenarbeit. Eine solche Vielfalt lässt sich nicht einfach über einen Kamm scheren. Darum präsentiert Dropbox im Rahmen der AdminX-Initiative neue Tools, um die Datensicherheit für Dropbox Business-Teams in Organisationen aller Art zu vereinfachen.
Teams werden immer flexibler, was den Neubeginn und Abschluss verschiedener Projekte und die Rollenverteilung innerhalb dieser Projekte betrifft. So arbeiten beispielsweise Praktikanten oder Subunternehmer für eine begrenzte Zeit mit. Zwei neue Funktionen helfen dabei, die ständigen Veränderungen innerhalb von Teams effektiv zu verwalten.
Die erste Funktion ermöglicht es Administratoren, über die Verwaltungskonsole Nutzerdaten-Berichte als CSV-Dateien zu exportieren. Anschließend können sie die Daten – einschließlich Rollen, Datennutzung, Mitgliedschaft in der Gruppe und Status der zweistufigen Überprüfung – analysieren, um interne Prozesse wie die Budgetvergabe für Software und Audits zu vereinfachen.
Zudem ist es nun möglich, individuelle Dropbox Business-Konten in private Konten umzuwandeln, wenn Nutzer das Team wechseln. So behalten diese ihre nicht freigegebenen Dateien und Ordner sowie ihre eigenen freigegebenen Ordner, können aber nicht mehr auf die Ordner des Teams zugreifen. Das ist besonders hilfreich für Teammitglieder, die im Vorfeld ihre privaten Konten in Business-Konten umgewandelt haben, als sie dem Team beigetreten sind.
Verbesserte Datensicherheit
Der Schutz von Unternehmensinformationen hat für Administratoren hohe Priorität. Dropbox erleichtert die notwendigen Prozesse mit erweiterten Kontrollen für freigegebene Links und Team-Verzeichnisse. Bei der Freigabe von sensiblen Informationen wie finanziellen Daten sollte man auch das Risiko bedenken, dass diese Daten in die falschen Hände geraten. Deshalb wird es Teams nun möglich, das Herunterladen freigegebener Links zu deaktivieren. Mithilfe dieser neuen Funktion lässt sich dafür sorgen, dass Empfänger nur über die Voransicht auf dropbox.com [1] oder die mobilen Apps auf freigegebene Dateien zugreifen können.
Es kommt vor, dass Administratoren einzelne Personen wie Support-Administratoren oder Auftragnehmer, die Zugriff auf die Projektdateien benötigen, vor dem eigentlichen Team verbergen müssen. Aus diesem Grund gibt es nun Verzeichnisbeschränkungen, um die Identitäten der Teammitglieder zu schützen. Administratoren können einzelne Nutzer auswählen, die in der Liste der Teammitglieder und bei der Freigabe und dem Gebrauch der Kommentarfunktion nicht auftauchen sollen.
Flexible Bereitstellung
Wenn ein Unternehmen wächst, wird es immer wichtiger, Bereitstellungsprozesse für neue Tools zu vereinfachen. Zwei zusätzliche Funktionen helfen Administratoren, Dropbox in ihre Unternehmensstruktur zu integrieren. Je schneller Arbeitsplätze in Organisationen eingerichtet werden, desto eher können sich Mitarbeiter einbringen. Die selektive Synchronisierung für Teams, die Dropbox letzten Monat über sein Programm für den Vorabzugriff eingeführt hat, unterstützt die Bereitstellung für Teams mit großen Datensammlungen. Mithilfe dieser Funktion können Administratoren genau festlegen, welche Team-Ordner standardmäßig mit den Computern der Nutzer synchronisiert werden. Das spart Zeit und teuren Festplattenspeicherplatz.
Nicht zuletzt unterstützt Dropbox Administratoren bei der einfacheren Bereitstellung von Dropbox Business, indem sie die Möglichkeit bekommen, den verfügbaren Speicherplatz für Nutzer zu begrenzen. Administratoren können so sicherstellen, dass ihre Teams den ihnen zugewiesenen Speicherplatz nicht überschreiten, und sie müssen sich keine Sorgen machen, dass einzelne Nutzer unverhältnismäßig viel Speicherplatz verbrauchen.
dr
[1] www.dropbox.com
Die erste Funktion ermöglicht es Administratoren, über die Verwaltungskonsole Nutzerdaten-Berichte als CSV-Dateien zu exportieren. Anschließend können sie die Daten – einschließlich Rollen, Datennutzung, Mitgliedschaft in der Gruppe und Status der zweistufigen Überprüfung – analysieren, um interne Prozesse wie die Budgetvergabe für Software und Audits zu vereinfachen.
Zudem ist es nun möglich, individuelle Dropbox Business-Konten in private Konten umzuwandeln, wenn Nutzer das Team wechseln. So behalten diese ihre nicht freigegebenen Dateien und Ordner sowie ihre eigenen freigegebenen Ordner, können aber nicht mehr auf die Ordner des Teams zugreifen. Das ist besonders hilfreich für Teammitglieder, die im Vorfeld ihre privaten Konten in Business-Konten umgewandelt haben, als sie dem Team beigetreten sind.
Verbesserte Datensicherheit
Der Schutz von Unternehmensinformationen hat für Administratoren hohe Priorität. Dropbox erleichtert die notwendigen Prozesse mit erweiterten Kontrollen für freigegebene Links und Team-Verzeichnisse. Bei der Freigabe von sensiblen Informationen wie finanziellen Daten sollte man auch das Risiko bedenken, dass diese Daten in die falschen Hände geraten. Deshalb wird es Teams nun möglich, das Herunterladen freigegebener Links zu deaktivieren. Mithilfe dieser neuen Funktion lässt sich dafür sorgen, dass Empfänger nur über die Voransicht auf dropbox.com [1] oder die mobilen Apps auf freigegebene Dateien zugreifen können.
Es kommt vor, dass Administratoren einzelne Personen wie Support-Administratoren oder Auftragnehmer, die Zugriff auf die Projektdateien benötigen, vor dem eigentlichen Team verbergen müssen. Aus diesem Grund gibt es nun Verzeichnisbeschränkungen, um die Identitäten der Teammitglieder zu schützen. Administratoren können einzelne Nutzer auswählen, die in der Liste der Teammitglieder und bei der Freigabe und dem Gebrauch der Kommentarfunktion nicht auftauchen sollen.
Flexible Bereitstellung
Wenn ein Unternehmen wächst, wird es immer wichtiger, Bereitstellungsprozesse für neue Tools zu vereinfachen. Zwei zusätzliche Funktionen helfen Administratoren, Dropbox in ihre Unternehmensstruktur zu integrieren. Je schneller Arbeitsplätze in Organisationen eingerichtet werden, desto eher können sich Mitarbeiter einbringen. Die selektive Synchronisierung für Teams, die Dropbox letzten Monat über sein Programm für den Vorabzugriff eingeführt hat, unterstützt die Bereitstellung für Teams mit großen Datensammlungen. Mithilfe dieser Funktion können Administratoren genau festlegen, welche Team-Ordner standardmäßig mit den Computern der Nutzer synchronisiert werden. Das spart Zeit und teuren Festplattenspeicherplatz.
Nicht zuletzt unterstützt Dropbox Administratoren bei der einfacheren Bereitstellung von Dropbox Business, indem sie die Möglichkeit bekommen, den verfügbaren Speicherplatz für Nutzer zu begrenzen. Administratoren können so sicherstellen, dass ihre Teams den ihnen zugewiesenen Speicherplatz nicht überschreiten, und sie müssen sich keine Sorgen machen, dass einzelne Nutzer unverhältnismäßig viel Speicherplatz verbrauchen.
dr
[1] www.dropbox.com
