Seite 2 - E-Mail-Archivierung mit MailStore

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Seite 2 - E-Mail-Archivierung mit MailStore

04.01.2017 - 14:00
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Einfacher Benutzerzugriff
Der Zugriff auf das E-Mailarchiv kann durch die Anwender über drei verschiedene Wege erfolgen:
  1. Microsoft Outlook Add-In: Für Microsoft Outlook bietet MailStore ein Add-In an, mit dem sich das MailStore E-Mailarchiv nahtlos in Outlook integrieren lässt. Ebenso ist die Wiederherstellung von E-Mails aus dem Archiv mit Hilfe des Add-Ins direkt und einfach möglich.
  2. Web Access & Mobile Web Access: Mit dem Web Access ist der Zugriff auf das E-Mailarchiv systemunabhängig möglich. Für mobile Endgeräte gibt es eine angepasste Version.
  3. MailStore IMAP Server: MailStore liefert einen IMAP Server mit, auf den IMAP-fähige E-Mail-Clients, wie etwa Mozilla Thunderbird direkt auf das E-Mailarchiv zugreifen können.
Beim Zugriff über den (Mobile) Web Access oder das Outlook Add-In steht dem Anwender der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Er kann eine Volltextsuche durchführen, bei denen – wenn der Administrator dies so konfiguriert hat – sich auch die Inhalte der E-Mail-Anhänge mit durchsuchen lassen. Neben der Volltextsuche stehen zahlreiche weitere Filterfunktionen zur Verfügung. Die Filterauswahl kann dabei für spätere Suchläufe gespeichert werden.


Bild 2: Das MailStore Outlook Add-In bindet sich direkt im E-Mail-Client ein und erleichtert
Archivierung und Wiederherstellung von Nachrichten.


Integrierte Compliance-Funktionen
MailStore Server stellt eine Reihe von Compliance-Funktionen bereit, die dem Admin erlauben, betriebliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Zum einen lässt sich deaktivieren, dass dem Administrator eine Vorschau der E-Mails angezeigt wird – was aus Datenschutzgründen sinnvoll ist. Des Weiteren ist konfigurierbar, welche Aktionen in das zentrale Logfile geschrieben werden, sodass im Zweifel immer nachvollziehbar ist, wer auf was im E-Mail-Archiv zugegriffen hat.

Für den Fall einer Prüfung durch Dritte, etwa einer Steuerprüfung, kann ein Auditor-Benutzer angelegt werden, der lesenden Zugriff auf das gesamte E-Mailarchiv erhält und es durchsuchen kann. Außerdem ist mit Hilfe der Aufbewahrungsrichtlinie definierbar, ab wann Benutzer E-Mails manuell aus dem Archiv löschen dürfen. Mit Hilfe der "Legal Hold"-Option lässt sich die Löschung auch komplett deaktivieren.


Bild 3: Mit Hilfe der Suchmaske mit diversen Filterfunktionen fällt das Auffinden der gewünschten E-Mail leicht.

Exportfunktion und Admin-API
Die Funktion, E-Mails wieder aus dem E-Mailarchiv zu exportieren, sollte der Administrator bei der Entscheidung für eine Archivierungslösung stets im Blick haben. MailStore Server liefert hier zum einen die Möglichkeit, die E-Mails auf E-Mailserver zu exportieren (Exchange-Postfach, Google Apps, GMail oder IMAP-Postfach), in ein E-Mail-Programm hinein (Microsoft Outlook, Windows Mail, Mozilla Thunderbird oder Mozilla SeaMonkey) oder aber in Dateien. Wahlweise ist hier der Export in eine Outlook-PST-Datei möglich, die mehrere Emails enthält – oder aber der Admin erzeugt eine Datei pro E-Mail (MSG- oder EML-Dateien).

Neben der GUI-basierten Administration von MailStore Servers bietet MailStore eine Administrations-API mit der Möglichkeit, den MailStore Server über eine Kommandozeilen- beziehungsweise HTTP-basierten Zugriff zu administrieren. Dies erlaubt dem Administrator die vollständig automatisierte Administration mit Hilfe von Skripte oder die Integration in zentrale Managementlösungen des Unternehmens. MailStore liefert hier einige Beispiel-API-Bibliotheken und fertige Skripte in verschiedenen Programmiersprachen für einen schnellen Einstieg gleich mit.

Neben der API existiert zudem eine grundlegende Monitoring-Funktion. Der Hersteller bietet den Administratoren eingeschränkte Benachrichtigungsfunktionen direkt aus MailStore Server heraus. Weitaus besser lässt sich der MailStore Server jedoch mit einer externen Monitoring-Software überwachen. Für die Integration in die Monitoring-Plattform des eigenen Unternehmens liefert MailStore fertige Plug-Ins (etwa für Nagios) und Integrationsbeispiele mit.

Lizenzierung pro Benutzer
Die Lizenzierung von MailStore Server erfolgt pro Benutzer, wobei nur die Benutzer eine Lizenz benötigen, die aktiv archiviert werden. Wenn also etwa ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und dessen Benutzer im Verzeichnisdienst gelöscht wird, wird der User auch in MailStore Server entfernt. Die E-Mails des Benutzers verbleiben allerdings im Archiv und werden nicht mitgelöscht. Ein Zugriff ist dann jedoch nur noch durch den Administrator beziehungsweise den Auditor möglich. Die dadurch frei werdende Lizenz lässt sich dann für einen neuen Benutzer einsetzen.

Des Weiteren müssen natürlich nicht zwingend alle E-Mailadressen beziehungsweise Benutzer im Unternehmen eine Lizenz erhalten, da eventuell nicht alle Postfächer archiviert werden müssen. Dies lässt sich zum Beispiel über eine Gruppe im Verzeichnisdienst steuern, sodass nur Mitglieder dieser Gruppe archiviert werden und somit eine Lizenz benötigen. MailStore bietet eine Rabattstaffel je nach der Anzahl der Benutzer – die Mindestbestellmenge beträgt fünf Lizenzen.

Fazit
Wer auf der Suche nach einer Lösung zur E-Mailarchivierung ist, sollte einen Blick auf MailStore Server werfen. Dabei ist es sehr hilfreich, dass der Hersteller mit seiner Software keine Einbahnstraße bildet, sondern eine Exportfunktion mitliefert, mit der sich archivierte E-Mails ohne Aufwand wieder exportieren lassen. Eine Migration auf eine andere Lösung bleibt so stets eine Option.


   Seite 1: Zwei Ansätze bei der Archivierung
   Seite 2: Exportfunktion und Admin-API

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ln/Timo Dreger

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