Fachartikel

Notes-Anwendungsmigration ohne Programmieraufwand

Microsoft SharePoint hat sich als Collaboration- und Digitalisierungsplattform gegenüber IBM Notes durchgesetzt. Die Migration von Notes-Anwendungen nach SharePoint galt jedoch bislang als schwierig und extrem aufwändig. Moderne Rapid Application Development Tools können hier viel Zeit, Geld und Nerven sparen.
Beim Wechsel des E-Mail-Dienstes stellt IBM Notes IT-Verantwortliche bisweilen vor Hürden.
Noch vor zehn Jahren dominierte IBM (Lotus) Notes den Weltmarkt für Messaging- und Groupware mit einem Anteil von 42 Prozent und war bei rund 130 Millionen Anwendern in 46.000 Unternehmen im Einsatz. Heute ist Microsoft Exchange / SharePoint die meistgenutzte Plattform für Content- und Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Prozessdigitalisierung. Doch trotz des gesunkenen Marktanteils von Notes sind viele der auf Notes programmierten Geschäftsanwendungen heute nach wie vor noch bei tausenden großen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen in Betrieb.

Zum Leidwesen der Unternehmen wehren sich diese Anwendungen beharrlich gegen ihre Ablösung. Denn die dokumentenbasierte Notes-Datenbank mit rudimentären, teils inkonsistenten Strukturen, unterschiedlichen Funktionsweisen und Feldtypen sowie einem komplexen Rechtemanagement macht die Migration ihrer Anwendungen auf SharePoint aufwändig, riskant und teuer.

Hinzu kommt, dass in Lotus Script und Formula hunderte historisch gewachsener Prozesse, Geschäftslogik und Workflows hinterlegt sind, die aber nur selten schlüssig dokumentiert sind. Aus diesen Gründen ist eine automatische Migration in der Art, wie etwa E-Mail-Konten mithilfe spezieller Tools von Notes auf Exchange übertragen werden können, bei Notes-Anwendungen praktisch unmöglich. Lediglich ein komplettes Re-Engineering der Anwendung mitsamt ihrer Legacy führt zum Ziel.
Programmieraufwand gen Null fahren
Um bei der Migration Zeit und Ressourcen zu sparen, ist es sinnvoll, den Programmieraufwand, der normalerweise zur Erweiterung der SharePoint-Fähigkeiten über C#, PowerShell oder JavaScript erforderlich wäre, zu vermeiden. Zur Anwendungsentwicklung empfiehlt sich daher die Implementierung einer leistungsfähigen Rapid-Application-Development-Plattform (RAD), die direkt auf der SharePoint-Oberfläche agiert.

So bietet beispielsweise WEBCON BPS ein integriertes Toolkit zur Drag&Drop-Modellierung standardisierter Workflows, Formulare, Daten, OCR und Mobile Access in SharePoint. Die Business Process Suite (BPS) kommt dabei grundsätzlich ohne Programmieraufwand (No-Code) aus, was die Anwendungsentwicklung vereinfacht und ein klares, standardisiertes Design ermöglicht. Für komplexere Aufgaben können hingegen T-SQL-Abfragen oder auch das .NET-SDK eingesetzt werden.

Die Plattform arbeitet auf einer eigenen Workflow Engine, deren Steuerung auf Microsoft-SQL-Server-Mechanismen basiert. Wichtigstes Merkmal ist die vom Hersteller entwickelte InstantChange-Technologie. Sie ermöglicht eine flexible und schnelle Anpassung sämtlicher Workflow-Konfigurationen – einschließlich derer, die bereits in Betrieb sind.

Werkzeuge wie WEBCON BPS helfen bei der Drag&Drop-Modellierung standardisierter Workflows.

Anwendungsmigration in 6 Schritten
Die Migration hochkomplexer Notes-Anwendungen und deren zugrunde liegende Geschäftslogik in SharePoint erfordert ein strukturiertes Vorgehen im Projekt. Die Projektagenda sieht sechs wesentliche Schritte vor, die sich in der Praxis bereits bewährt haben:
  1. Anwendungen selektiv auswählen: Nicht jede der Notes-Altanwendungen erfüllt heute noch ihren Zweck oder wird noch genutzt. Zunächst sollten Sie also den tatsächliche Geschäftswert der Anwendung identifizieren, um herauszufinden, was genau sie tut, welche Prozesse darin abgebildet sind und welchen Bedarf sie im Unternehmen bedient. Auf dieser Grundlage erstellen Sie eine Prioritätenliste für die Anwendungsmigration, die Sie dann je nach Dringlichkeit abarbeiten.

  2. Entwurf von Workflows und Formularen: Moderne RAD-Tools bilden Workflow-Prozesse und Formulare als integrierte Einheit ab. Durch diese Verzahnung in einem einzigen Werkzeug entsteht eine hohe Entwicklungsdynamik. Mithilfe vorgegebener Masken-Layouts und Grid-System lassen sich über den Formular-Designer sehr schnell standardisierte Strukturen im Corporate Design des Unternehmens erstellen. Zusätzlich können Sie sämtliche Workflows in einem grafischen Editor per Drag & Drop modellieren und flexibel verändern. Dies ermöglicht die schnelle Umsetzung von Prototypen, die Sie im Effektivbetrieb testen und anpassen können. So reagieren IT-Verantwortliche zeitnah auf Änderungswünsche der Fachbereiche und optimieren die Anwendung.

  3. Datenverbindungen und Schnittstellen identifizieren: Notes-Anwendungen sind häufig mit zahlreichen externen Datenquellen verknüpft und in Systeme mit bidirektionalem Datenaustausch integriert. Diese basieren meistens auf manuell programmierten Lösungen. Zur Verringerung des Integrationsaufwands sollten Entwickler darauf achten, dass die Workflowmanagement-Plattform standardisierte Datenbank-Konnektoren zu MS SQL und Oracle sowie Webservices-Anbindung an Drittsysteme, wie SAP, über REST und SOAP vorhält. Auch ein SDK sollte vorhanden sein, um beliebige weitere Schnittstellen, etwa zu DB2/400, mit überschaubarem Aufwand entwickeln zu können.

  4. Rollen und Berechtigungen festlegen: Das Rechtemanagement in Notes ist ausgefeilt und flexibel: Jede einzelne Notes Datenbank beziehungsweise Anwendung hat eine individuell definierbare Zugriffskontrolle zur Zuordnung von Rollen und Berechtigungsstufen für entweder einzelne Benutzer oder ganze Nutzergruppen. Aufgrund der unterschiedlichen Konzepte und Architekturen lässt sich die Rechteverwaltung nicht 1:1 nach SharePoint portieren. Projektentscheider sollten bei der Tool-Auswahl Wert darauf legen, dass die RAD-Plattform in der Lage ist, SharePoint-Berechtigungen für Sites und Seiten mit einer proprietären Rechteverwaltung zu kombinieren. Damit können Sie Aufgaben sowohl anhand von bestimmten Rollen als auch von Gruppen in SharePoint sowie im Active Directory zuweisen. Außerdem sollten sich die Privilegien im Laufe eines Geschäftsprozesses dynamisch erhöhen oder herabsetzen lassen.

  5. Prozesse zentralisieren und standardisieren: Zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist es wesentlich, dass sämtliche Definitionen und Konfigurationen von Formularen, Feldern, Workflows und Berechtigungen der neuen SharePoint-Anwendung in einer eigenen MS-SQL-Datenbank, also außerhalb der SharePoint Content Datenbank, gespeichert werden. Einmal zentral definierte Felder können Sie so in beliebig vielen Formularen und Prozessen verwenden, um Bedingungen zu erstellen, Ausdrücke auszuwerten, Bearbeiter zu ermitteln oder Feldwerte zu verändern. So entsteht ein konsistentes Datenmodell in einem zentralen Repository, das sich über einen separaten Designer-Client verwalten lässt. Zudem senkt die Möglichkeit der Wiederverwendung den Entwicklungs- und Wartungsaufwand nachhaltig.

  6. Bedarfsgerecht anpassen ohne Downtime: Bei einem Prozess mit mehreren tausend aktiven Instanzen ist das Ausrollen einer neuen Version extrem aufwändig. Unter Umständen sind mehrere Versionen eines Workflows parallel über einen längeren Zeitraum zu betreuen. Fortschrittliche RAD-Werkzeuge bieten die Möglichkeit, Workflows, Formulare, Geschäftsregeln und Berechtigungen im laufenden Effektivbetrieb der Anwendung beliebig anzupassen. Neue Anforderungen zur Optimierung von Prozessen können Sie so jederzeit – vor oder nach der Produktivsetzung der Applikation – implementieren. Sämtliche Anpassungen wirken sich automatisch auf alle laufenden Instanzen aus. Dies ermöglicht einerseits einen agilen, iterativen Ansatz für die Entwicklung und Umsetzung von Prozessen. Andererseits wird das Vorleistungsrisiko des IT-Bereichs bei derartigen Projekten drastisch reduziert.
Fazit
Nach dem Motto "Never change a running systems" scheuten viele Unternehmen bislang vor der aufwändigen Migration von Notes Anwendungen zurück. No-Code-Programmierung und "On-the-fly"-Anpassungsfähigkeit moderner RAD-Tools setzen jedoch neue Maßstäbe in der Anwendungsentwicklung, mit denen sich selbst volatile Prozesse kontinuierlich an die fachlichen Anforderungen der jeweiligen Nutzer(gruppen) anpassen lassen. Damit tragen sie maßgeblich zur Modernisierung und Digitalisierung der gesamten Applikationsinfrastruktur im Unternehmen bei und helfen, die permanenten Veränderungen der digitalen Geschäftswelt flexibel und zeitnah zu managen.
25.07.2018/ln/Andreas Schmidt, Geschäftsführer der VSB IT Solutions GmbH

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