Fachartikel

So schaffen Unternehmen ein ganzheitliches Collaboration-System

Collaboration-Lösungen sind ein nicht mehr wegzudenkender Bestandteil eines jeden modernen Arbeitsplatzes. Die IT-Abteilung verliert hier jedoch allzu oft die Übersicht, welche Werkzeuge von welchen Abteilungen oder einzelnen Teams genutzt werden. Es erwächst ein fast nicht mehr zu überschauendes Nebenher. Manch ein Tool wurde nur wegen eines bestimmten Kunden installiert, ein anderes zwar abteilungsübergreifend eingeführt, wird tatsächlich aber kaum genutzt. Der Beitrag erklärt, wie Unternehmen ein ganzheitliches Collaboration-Ökosystem schaffen.
Bei der Einführung eines ganzheitlichen Collaboration-Systems spielt auch die Nutzerakzeptanz eine große Rolle.
Da immer mehr Menschen mobil arbeiten, steigt im Unternehmen der Bedarf an Lösungen für die Zusammenarbeit. Teams suchen nach Tools, mit denen sie die anstehenden Aufgaben erledigen können, mit oder ohne Unterstützung der IT-Abteilung. Angesichts der Vielfalt neuer Video-, Voice- und Chat-Technologien, die versprechen, bestimmte Probleme zu lösen, kann es schwierig sein, den Überblick über alle Collaboration-Tools zu behalten, die die Mitarbeiter verwenden. Dabei wäre es entscheidend herauszufinden, wo es Überschneidungen bei der Funktionalität und den Kosten der eingesetzten Collaboration-Tools gibt.

Collaboration-Wildwuchs in vielen Unternehmen
Doch in einer von Lifesize in Auftrag gegebenen Umfrage der IT-Community Spiceworks gaben 56 Prozent der befragten IT-Administratoren an, dass sie nicht wissen würden, wieviel ihr Unternehmen für Nutzungsgebühren und Lizenzen für die eingesetzten Collaboration-Tools bezahlt. Statt also zu versuchen, einen bunten Mix von einzelnen Werkzeugen zu managen, sollte die IT-Abteilung den Aufbau eines ganzheitlichen Collaboration-Ökosystems anstreben – das heißt eines Netzwerks von miteinander integrierten, interoperablen Tools, die jedem Mitarbeiter für die interne und externe Kommunikation zur Verfügung stehen.

Das Collaboration-Ökosystem sollte sorgfältig verknüpfte Elemente ohne Überschneidung von Technologien enthalten, und es muss zuverlässig, sicher und skalierbar sein. Nur dann ist eine Organisation in der Lage, einen wirklich vernetzten Arbeitsplatz zu realisieren, der lückenlose und effektive Kommunikation bietet. Mit den folgenden Maßnahmen können IT-Verantwortliche eine ungeordnete Sammlung von Collaboration-Tools in ein ganzheitliches Collaboration-Ökosystem verwandeln.
Audit aller verwendeten Werkzeuge
Der wichtigste Schritt, um festzustellen, welche Werkzeuge Sie wirklich brauchen, ist eine Bestandsaufnahme aller von den Mitarbeitern verwendeten Tools und der Häufigkeit ihrer Verwendung. Sehen Sie sich hierzu die Nutzungsdaten der Werkzeuge an, aber führen Sie auch einen offenen Dialog mit den Mitarbeitern, um herauszufinden, ob diese vielleicht Services und Tools nutzen, von denen die IT nichts weiß. Solche Informationen können dazu beitragen, dass keine Schatten-IT entsteht und dass die IT-Abteilung als Partner und vertrauenswürdiger Berater angesehen wird und nicht als "Bad Cop".

So viel wie möglich konsolidieren
Die Spiceworks-Umfrage ergab, dass Unternehmen im Durchschnitt mit vier Kommunikations- und Konferenztechnologien von drei verschiedenen Anbietern arbeiten und versuchen, daraus eine allumfassende Lösung zu basteln. Und unabhängig davon, ob diese Lösungen optimal genutzt werden, müssen sie alle bezahlt werden. Ermitteln Sie deshalb die zuständigen Mitarbeiter und Verträge für alle genutzten Services und Tools, die Sie bei Ihrem Audit entdeckt haben und achten Sie auf Dinge wie doppelte Supportverträge, nach Minuten abgerechnete Gebühren und Kosten für vor Ort installierte Hardware.

Denken Sie daran, dass die Gesamtbetriebskosten (TCO) dieser Lösungen mehr umfassen als nur die Nutzungs- und Lizenzgebühren. Die Konsolidierung spart nicht nur Kosten, sondern erleichtert auch den Einsatz und die Kontrolle des gesamten Collaboration-Ökosystems in allen Abteilungen des Unternehmens.

Prüfen Sie neue Lösungen
Beim Aufbau eines ganzheitlichen Collaboration-Ökosystems sind einige Dinge zu beachten:

  • Interoperabilität: Bei Verwendung von Collaboration-Tools sollten Sie auf Standards basierende Interoperabilität und ein nahtloses Gastzugangsverfahren achten, damit Sie auch Lieferanten, Partner und Kunden außerhalb Ihres eigenen Unternehmens in die Kommunikation einbeziehen können. Wenn ein Werkzeug nicht mit anderen zusammenarbeiten kann – vergessen Sie es!
  • Zuverlässigkeit: Nicht alle Collaboration-Tools sind gleich gut. Kostenlose, für den Consumer-Markt bestimmte Apps und Software haben manchmal eine schlechte Bildqualität, eine nicht flüssige Wiedergabe bewegter Bilder oder Bandbreitenprobleme, die bei der Kommunikation sehr störend wirken können. Das Wesentliche bei der Kommunikation per Video ist jedoch, dass es sich so anfühlen sollte, als befänden sich alle Teilnehmer im selben Raum und nicht vielleicht Tausende von Kilometern voneinander entfernt.
  • Sicherheit: Zu den wichtigsten Aufgaben der IT-Abteilung gehört die Kontrolle, dass Collaboration-Tools, die zur Weitergabe vertraulicher Informationen dienen, so sicher wie möglich sind. Wenn Sie also bestimmte Lösungen auf ihre Eignung prüfen, sollten Sie kontrollieren, dass alle Daten – im gespeicherten Zustand und auch während der Nutzung oder Übertragung – verschlüsselt werden, dass Ihre Applikationen, Systeme und Geräte hinter einer Firewall abgesichert sind und dass automatische Updates für eine zeitnahe und effiziente Aktualisierung der Sicherheitsfunktionen sorgen.
Sprechen Sie mit Ihrem Team
Für eine reibungslose und effektive Konsolidierung der Collaboration-Werkzeuge in Ihrem Unternehmen müssen Sie alle Mitarbeiter von der neuen Vorgehensweise überzeugen. Sie müssen also die Abteilungsleiter und alle Teammitglieder, die von den Veränderungen betroffen sind, mit an Bord holen. Finden Sie in jeder Abteilung einen wichtigen Partner, der Ihnen hilft, die sinnvollen neuen Maßnahmen zu verbreiten und ihre Durchsetzung zu unterstützen. Diese Verbündeten tragen dazu bei, dass sich alle Mitarbeiter mit dem neuen Collaboration-Ökosystem vertraut machen und können bei eventuellen Problemen oder unerwarteten Effekten vermittelnd eingreifen, um Frustrationen bei den Mitarbeitern zu vermeiden.

Fazit
Collaboration ist eine zentrale Voraussetzung für einen modernen Arbeitsplatz und ein wichtiges Element für die Zusammenarbeit im Team sowie produktive Geschäftsabläufe. Die IT spielt eine wesentliche Rolle für die Realisierung und Pflege eines ganzheitlichen Collaboration-Ökosystems, in dem die IT eine nahtlose Kommunikation unterstützt und nicht etwa erschwert. Letztendlich ist die IT-Abteilung optimal aufgestellt, um als treibende Kraft für Arbeitsplätze mit reibungslosen Kommunikationsfunktionen zu sorgen – sozusagen als Oase der Ruhe inmitten der technologischen Turbulenzen.
1.08.2018/ln/Thomas Nicolaus, Vice President Central Europe bei Lifesize

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