Fachartikel

Informationsmanagement und Dokumentenlenkung

Um Resultate gemeinsamer Arbeit in einem Dokument übersichtlich zu vereinen, gibt es zeitgemäße Ansätze. Für effizientes Teamwork und moderne Führungsstrukturen bewirkt softwaregestütztes Dokumentenmanagement mehr als nur Wandel in Ordnerstrukturen. Die Suche nach finalen Dokumenten in unübersichtlichen Ordnern entfällt. Im Workflow hilft eine Software, mit der von verschiedenen Computern an einer einzigen Version gearbeitet werden kann. Der Fachartikel zeigt, was solch eine Lösung können muss.
So wie hier sollte das Dokumenten- und Informationsmanagement im Unternehmen nicht ablaufen.
Nichts ist im Arbeitsalltag wichtiger als effizientes Teamwork. Und nichts birgt ein höheres Innovationspotential als gemeinschaftliche Ideenfindung. Aber dafür müssen alle digitalen Fäden zusammen laufen, im Idealfall in einem Dokument. Ansonsten bleibt der Workflow auf der Strecke – und manchmal auch die beste Idee. Die passende Lösung zum softwaregestützten Dokumentenmanagement ermöglicht Fachabteilungen stets den Überblick über alle Änderungen und sichert den Zugriff auf die aktuellste Version – ohne dass ein Eingreifen des Administrators nötig wird.

Ein Dokument muss für seine Überarbeitung verschiedene Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen bis eine neue Version gültig ist. Wer kennt ihn nicht, den Wahnsinn auf dem Büroserver: Auf der Suche nach dem finalen Dokument zu einem bestimmten Thema muss sich der Nutzer erst durch einen unübersichtlichen Ordnerdschungel kämpfen, vorbei an verwaisten Pfaden und verwitterten Spuren von Vorgängern, bis das gesuchte Objekt schließlich in Sichtweite ist und die Auswahl der richtigen Version beginnen kann. Der IT-Administrator hat mit einer Lösung zum softwaregestützten Dokumentenmanagement kaum Mehraufwand. Fachabteilungen können Rechteverwaltung selbst aus fachlicher Sicht übernehmen.

Software kann Chaos beseitigen
Zig Versionen eines Dokuments erschweren oft den Arbeitsalltag. Was häufig dabei auf der Strecke bleibt: Ideen oder Informationen, die sich auf verschiedene Versionen verteilen. Software kann hier Chaos verhindern und den Zugriff nur auf die aktuellste Version möglich machen. Zu beachten ist: Der Freigabeprozess muss definiert sein, damit eine Software ihre Wirkung entfalten kann. Wer ist an der Bearbeitung beteiligt, wer bestimmt, was die finale Version ist und wer gibt sie schließlich frei.

Schon hier setzt die richtige Software an und unterstützt bei der Rechtevergabe, personen- oder rollenbasiert. Sprich, es wird allen Vertriebsmitarbeitern gestattet, das Dokument zu bearbeiten, die Freigabe obliegt aber dem Teamleiter. Der nächste Schritt in der Dokumentenlenkung ist, es zu regeln, wer im Unternehmen mitbekommen muss, dass eine neue Version vorliegt. Auch das lässt sich rollenbasiert steuern, damit etwa bei einem Wechsel der Mitarbeiter die Informationen an die zuständige Person gelangt.


Bild 1: Software zur Dokumentenlenkung wie orgavision lenkt relevante Informationen an Anwender oder Anwendergruppe. Ausstehende Kenntnisnahmen sind im Infobereich der Anwendung vom Prozessverantwortlichen jederzeit einsehbar, gegenüber der Vorversion vorgenommenen Änderungen werden automatisch hervorgehoben.

Wenn die entscheidende Idee in den Untiefen des Servers schlummert, statt in der Präsentation, kann das für Unternehmen negative Folgen haben. Noch viel schmerzhafter kann es in anderen Kontexten enden: Wenn zum Beispiel dem Bereitschaftsdienst des Energieversorgers die aktuelle Kommunikationsliste mit Verantwortlichkeiten fehlt und so bei einem Zwischenfall nicht alle notwendigen Personen erreicht werden können. In dem Fall würde Chaos beim Dokumentenmanagement und die Koexistenz von Versionen schlimmere Folgen haben als einen Ideenstau.

Um Ordnung ins Chaos zu bringen, ist eine Möglichkeit die passende Software. Hierarchien zu etablieren, beziehungsweise Zugänge zu beschränken, beseitigt sicherlich Fehlerquellen. Aber mit noch größerer Wahrscheinlichkeit versiegen damit auch sämtliche Inspirations- und Informationsquellen. Zeitgemäßer ist es, auf technische Lösungen zurückzugreifen, die Partizipation fördern und gleichzeitig der daraus oft resultierenden Unübersichtlichkeit entgegenwirken.

Administrator nicht mit Rechtevergabe belasten
Noch wichtiger ist allerdings die Option einer Rechteverteilung, die Teilhabe zulässt und vorhandene Hierarchien berücksichtigt. In der Praxis bedeutet dies, dass einzelnen Usern unterschiedliche Handlungsfreiheiten zugeteilt werden, hinsichtlich Bearbeitung, Freigabe und Veröffentlichung. Außerdem ermöglichen solche Tools das Rekapitulieren von Änderungen im Dokument. Bei der Frage, wer überholte Versionen eines Dokuments überhaupt sehen darf, wer die Entwicklungen nachverfolgen kann und wer allgemein welche Rechte hat, ermöglicht die passende Software die Entscheidung den zuständigen Fachabteilungen. Der IT-Administrator muss lediglich die Lösung bereitstellen und wird nicht weiter mit der Rechtevergabe belastet. Für die Einstellungen an Software wie etwa orgavision sind keine IT-Kenntnisse erforderlich. Welche Rechte wer an welcher Stelle zugeteilt bekommt, lässt sich in 95 Prozent aller Fälle rein fachlich entscheiden und umsetzen.

Neben der Unterstützung bei der Rechtevergabe zum Bearbeiten, Freigeben und Bestimmen der finalen Version ist die Transparenz entscheidender Faktor. Unternehmen sollten bei der Anschaffung einer Software darauf achten, dass Mitarbeiter automatisch informiert werden, wenn eine neue Version der Dokumente vorliegt. Zudem sollten Änderungen nachverfolgbar und aus Gründen der Haftung sollte dokumentiert sein, wer welche Änderungen zur Kenntnis genommen hat. Durch ein Kommentarwesen sollten Mitarbeiter in der Lage sein, den Verantwortlichen über das System Verbesserungsvorschläge zukommen zu lassen. Kann der Verantwortliche wieder Rückmeldung geben, sodass nicht ein Fehler zigfach gemeldet wird, entsteht ein transparenter Prozess, ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses von Unternehmen.

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10.10.2018/ln/Johannes Woithon, Gründer und Geschäftsführer von orgavision

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