von Redaktion IT-A…
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Seite 2 - Informationsmanagement und Dokumentenlenkung
Rechteverwaltung hat absolute Priorität
Dabei spiegelt die Software nur das wieder, was moderne Unternehmenskultur erfordert: Nämlich den Bruch mit den vermeintlich altbewährten Top-Down-Management-Prinzipien und die Kultivierung eines vorwärtsgewandten Geistes, inklusive eines professionellen Qualitätsmanagements. Jeder soll partizipieren, mitreden und seine Gedanken einbringen können. Die Kompetenzen der Individuen sind das wertvollste, was ein Unternehmen hat. Ein Fakt, der in der aktuellen Revision der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 offiziell bestätigt und festgehalten ist.
Für die Verantwortlichen ist es daher unabdingbar, das Wissensmanagement zu optimieren und entsprechende technische Hürden zu beseitigen. Im Umkehrschluss sollte es aber nicht dazu führen, dass sämtliche Regeln der Kommunikation über Bord geworfen werden oder dass die Themen Datenschutz und Schweigepflicht an Relevanz einbüßen. Im Zuge der Etablierung solcher Arbeitsprozesse genießt daher das Thema Rechteverwaltung absolute Priorität. Generell sollte jeder Nutzer auch Autor sein können, um keine Ressourcen ungenutzt zu lassen.
In der Praxis bieten restriktive Programme und Struktur häufig eingeschränkte Möglichkeiten. Das geht am beschriebenen Kern des Problems vorbei beziehungsweise erstickt Potenziale und gutes Qualitätsmanagement im Keim. Innovative Verwaltungssoftware eröffnet mehr Handlungsspielraum und erlaubt beispielsweise auch Nutzern mit Lesezugriff das Einfügen von Kommentaren, um Verbesserungsvorschläge einzubringen. Nutzer mit voller Schreibeberechtigung können diese dann bestätigen oder mit dem Absender in Interaktion treten.
Schritt zu moderner Führungsstruktur
Das Ergebnis eines solchen softwaregestützten Dokumentenmanagements ist also nicht nur ein Wandel in den Ordnerstrukturen, sondern ebenso ein Schritt in Richtung modernerer Führungsstrukturen. Der Austausch findet tatsächlich von unten nach oben statt, wenn in der Praxis unternehmensinterne Netzwerkfunktionen genutzt werden, die solche Software bietet. Die Etablierung eines digitalen "schwarzen Bretts", in dem Input rund um ein Thema gesammelt wird, kann sämtliche Bereiche im Unternehmen involvieren – von der Beratung, über das Marketing, bis hin zur Buchhaltung. Wichtig ist nicht die Position, sondern die Qualität des Beitrags.
Die volltextindexierten Inhalte lassen sich bei Bedarf durchsuchen und entsprechend auch mit zeitlichem Abstand nutzbar machen. Informationen gehen – anders als in den Wogen der E-Mail-Fluten – auf diese Weise nicht verloren, sondern haben eine wesentlich längere Halbwertzeit. Im Umkehrschluss lassen sich eben jene nicht enden wollenden Mail-Ströme eindämmen und kanalisieren. Einzelne inhaltliche Elemente können bei Bedarf natürlich trotzdem per E-Mail an ausgewählte Kreise versendet werden.
Der Faktor Usability spielt eine zentrale Rolle: Wenn eine Alltagstauglichkeit nicht gegeben ist, werden die Verantwortlichen es schwer haben, Mitarbeiter und Kollegen von dem Mehrwert eines aktiven Qualitätsmanagementsystems zu überzeugen. Dazu zählt auch die Möglichkeit einer Schnittstellen-basierten Anbindung bestehender Nutzeraccounts – beispielsweise des Windows Active Directory – an die Software sowie das möglichst aufwandsarme Übertragen von Daten aus externen Tools. Sind diese Optionen gegeben, lassen sich Informationen auf innovative Art und Weise darstellen und Mitarbeiter dafür begeistern.
Fazit
Egal wie groß das Unternehmen ist, in welcher Branche es tätig ist oder ob es nach einer oder mehreren Normen zertifiziert ist und diese abbilden möchten: Eine Software-Lösung für das Qualitätsmanagement (QM) und die Dokumentenlenkung fördert den Ausbau von Wissensmanagements und stärkt die interne Kommunikation. Unternehmen können dort im Idealfall ihr QM-Handbuch und alle ihre Normen oder Regelwerke – wie ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001 – abbilden.
Seite 1: Administrator nicht mit Rechtevergabe belasten
ln/Johannes Woithon, Gründer und Geschäftsführer von orgavision
Dabei spiegelt die Software nur das wieder, was moderne Unternehmenskultur erfordert: Nämlich den Bruch mit den vermeintlich altbewährten Top-Down-Management-Prinzipien und die Kultivierung eines vorwärtsgewandten Geistes, inklusive eines professionellen Qualitätsmanagements. Jeder soll partizipieren, mitreden und seine Gedanken einbringen können. Die Kompetenzen der Individuen sind das wertvollste, was ein Unternehmen hat. Ein Fakt, der in der aktuellen Revision der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 offiziell bestätigt und festgehalten ist.
Für die Verantwortlichen ist es daher unabdingbar, das Wissensmanagement zu optimieren und entsprechende technische Hürden zu beseitigen. Im Umkehrschluss sollte es aber nicht dazu führen, dass sämtliche Regeln der Kommunikation über Bord geworfen werden oder dass die Themen Datenschutz und Schweigepflicht an Relevanz einbüßen. Im Zuge der Etablierung solcher Arbeitsprozesse genießt daher das Thema Rechteverwaltung absolute Priorität. Generell sollte jeder Nutzer auch Autor sein können, um keine Ressourcen ungenutzt zu lassen.
In der Praxis bieten restriktive Programme und Struktur häufig eingeschränkte Möglichkeiten. Das geht am beschriebenen Kern des Problems vorbei beziehungsweise erstickt Potenziale und gutes Qualitätsmanagement im Keim. Innovative Verwaltungssoftware eröffnet mehr Handlungsspielraum und erlaubt beispielsweise auch Nutzern mit Lesezugriff das Einfügen von Kommentaren, um Verbesserungsvorschläge einzubringen. Nutzer mit voller Schreibeberechtigung können diese dann bestätigen oder mit dem Absender in Interaktion treten.
Schritt zu moderner Führungsstruktur
Das Ergebnis eines solchen softwaregestützten Dokumentenmanagements ist also nicht nur ein Wandel in den Ordnerstrukturen, sondern ebenso ein Schritt in Richtung modernerer Führungsstrukturen. Der Austausch findet tatsächlich von unten nach oben statt, wenn in der Praxis unternehmensinterne Netzwerkfunktionen genutzt werden, die solche Software bietet. Die Etablierung eines digitalen "schwarzen Bretts", in dem Input rund um ein Thema gesammelt wird, kann sämtliche Bereiche im Unternehmen involvieren – von der Beratung, über das Marketing, bis hin zur Buchhaltung. Wichtig ist nicht die Position, sondern die Qualität des Beitrags.
Die volltextindexierten Inhalte lassen sich bei Bedarf durchsuchen und entsprechend auch mit zeitlichem Abstand nutzbar machen. Informationen gehen – anders als in den Wogen der E-Mail-Fluten – auf diese Weise nicht verloren, sondern haben eine wesentlich längere Halbwertzeit. Im Umkehrschluss lassen sich eben jene nicht enden wollenden Mail-Ströme eindämmen und kanalisieren. Einzelne inhaltliche Elemente können bei Bedarf natürlich trotzdem per E-Mail an ausgewählte Kreise versendet werden.
Bild 2: Interaktive Diagramme können in Software zur Dokumentenlenkung, hier etwa orgavision, lassen sich komfortabel und schnell erstellen und durch Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen detailliert beschreiben sowie mit beliebigen Elementen wie beispielsweise Rollen in Bezug setzen.
Der Faktor Usability spielt eine zentrale Rolle: Wenn eine Alltagstauglichkeit nicht gegeben ist, werden die Verantwortlichen es schwer haben, Mitarbeiter und Kollegen von dem Mehrwert eines aktiven Qualitätsmanagementsystems zu überzeugen. Dazu zählt auch die Möglichkeit einer Schnittstellen-basierten Anbindung bestehender Nutzeraccounts – beispielsweise des Windows Active Directory – an die Software sowie das möglichst aufwandsarme Übertragen von Daten aus externen Tools. Sind diese Optionen gegeben, lassen sich Informationen auf innovative Art und Weise darstellen und Mitarbeiter dafür begeistern.
Fazit
Egal wie groß das Unternehmen ist, in welcher Branche es tätig ist oder ob es nach einer oder mehreren Normen zertifiziert ist und diese abbilden möchten: Eine Software-Lösung für das Qualitätsmanagement (QM) und die Dokumentenlenkung fördert den Ausbau von Wissensmanagements und stärkt die interne Kommunikation. Unternehmen können dort im Idealfall ihr QM-Handbuch und alle ihre Normen oder Regelwerke – wie ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001 – abbilden.
Seite 1: Administrator nicht mit Rechtevergabe belasten
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ln/Johannes Woithon, Gründer und Geschäftsführer von orgavision
