Fachartikel

Eine Blaupause für das Firmengedächtnis

Technologie bietet uns mehr Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit als jemals zuvor. Ein durchschnittliches Unternehmen verwendet heute über 300 Anwendungen und Mitarbeiter wechseln alle zwei bis drei Minuten zwischen ihnen hin und her. Warum sie das machen? Meistens, um Informationen zu suchen. Abhilfe gegen diese Sisyphusarbeit schafft ein gut funktionierendes Firmengedächtnis. Was es kann und wie es am besten aufgebaut ist, zeigt dieser Fachartikel.
Damit wichtige Informationen im Unternehmen nicht verloren gehen, bedarf es eines tiefen Firmengedächtnisses
Es war ein langer und steiniger Weg für die Kommunikation im Unternehmen: Ausgehend von endlosen Telefongesprächen und umständlichen Briefen über Regalen voller Aktenordnern und starren Meetings zeigt das moderne Arbeitsleben schlanker, effizienter und schneller. Mit Hilfe von moderner Technologie ist es möglich, von überall und zu jeder Zeit auf Informationen zuzugreifen, sich mit Kollegen zu verbinden und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Ein weiterer großer Vorteil: Wo vormals noch abgeheftet und archiviert wurde, lassen sich Informationen heute einfach per Suchfunktion auffinden. Wenn Unternehmen dann noch einen Ort haben, wo sich Mitarbeiter austauschen können, wo alle Informationen gesammelt und gespeichert werden, erleichtert das den Arbeitsalltag ungemein. Das wird auch als Firmengedächtnis oder "Corporate Memory" bezeichnet.

In den Tiefen der digitalen Speicher
Für den ein oder anderen mag Firmengedächtnis erst einmal recht kryptisch klingen. Hinter dem Begriff steht jedoch eines der wertvollsten Besitztümer eines jeden Unternehmens: die kompletten Daten, Informationen und das verfügbare Wissen von und für Mitarbeiter, die seit der Gründung gesammelt wurden. Um das volle Potenzial dieser Ressource und des digitalen Arbeitsplatzes zu entfalten, braucht es allerdings einen klaren Plan und Strukturen. Denn immer noch verbringen laut einer Studie von McKinsey fast 50 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen und der Verwaltung von Kommunikationskanälen.

Dies liegt unter anderem daran, dass durch die vielen verschiedenen Anwendungen und Kommunikationskanäle Informationen nur im jeweiligen Kanal verfügbar sind. Zum einen entstehen dadurch zahlreiche Daten- und Wissenssilos, weil E-Mails, die allseits beliebten Chatprogramme oder Cloudsysteme für das Bearbeiten von Dokumenten die jeweiligen Informationen in ihren geschlossenen Systemen speichern. Zum anderen nehmen Mitarbeiter beim Wechsel vom Arbeitgeber oder Standort ihr unbezahlbares Wissen um Kunden oder ehemalige Projekte mit. Folglich kennen immer weniger Menschen die Historie, die Kultur oder zum Beispiel Vergleichsprojekte – ein schwerer Verlust.

Dieser Verlust des Unternehmensgedächtnisses ist gravierender, als es vielleicht klingt. Zum Beispiel gibt es Hinweise darauf, dass das Fehlen zu reduzierter Produktivität über geringes Engagement der Mitarbeiter bis hin zu erhöhter Fluktuation führt. Pro scheidendem Mitarbeiter kostet das die Firmen schätzungsweise 430.000 US-Dollar zusätzlich zu den üblichen Neubesetzungskosten. Doch damit nicht genug: Wenn der einfache Zugang zum Unternehmensgedächtnis fehlt und eine Aufsplitterung der Anwendungen hinzukommt, so ist es fast unmöglich, gemeinsam an einem Strang zu ziehen.

Wie also setzen IT-Verantwortliche das Unternehmensgedächtnis richtig auf und schöpfen von Beginn an das volle Potenzial aus? Hier sind fünf Tipps für Unternehmen und worauf sie sich in Zukunft konzentrieren sollten.
1. Inhalte kategorisieren
Nicht alle Inhalte sind gleich, doch müssen sie alle gespeichert werden und auffindbar sein. Der erste Schritt zur Standardisierung des Unternehmensgedächtnisses ist die Organisation von Inhalten. Wer noch klein anfängt, der kann noch selbst Schlagworte an Kategorien an den Inhalten anbringen. Hier lassen sich drei Kategorien unterscheiden:

  • Stilles Wissen: Dies sind rund 40 Prozent des Unternehmensgedächtnisses, das in den Köpfen der Mitarbeiter steckt. Wenn Unternehmen keinen Ort schaffen, wo es gespeichert wird, geht es verloren, sobald Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Übrigens geht damit einher, dass das Management jedem Angestellten Zeit einräumt, Wissen und Notizen niederzuschreiben – vor allem nach Kundenmeetings oder nach abgeschlossenen Projekten.

  • Vorübergehendes Wissen: Das sind rund 10 Prozent der Unternehmensinformationen, die ausgetauscht werden und hin und her wandern. Gemeint sind Nachrichten, Gespräche und Inhalte, die in Chat-Apps, in Texten, auf Telefonen der Mitarbeiter oder in Kommentaren in Dokumenten vorhanden sind. Wenig überraschend ist hierbei, dass hier ein paar der wichtigsten Entscheidungen besprochen und getroffen werden.

  • Beständiges Wissen: Die dritte Kategorie beschreibt die restlichen 50 Prozent. Damit sind alle "offiziellen" Unternehmensinformationen gemeint, die mit der Absicht erstellt wurden, zu präsentieren, zu dokumentieren und geteilt zu werden. In diese Kategorie fallen Mitarbeiter- und Kundenbindungssysteme (wie Intranets, HR- und CRM-Anwendungen) sowie alle Templates und Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und E-Mails, die Ihre Mitarbeiter ständig gebrauchen oder erstellen.


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7.11.2018/ln/Christian Stadlmann, General Manager Europe und SVP Global Sales bei Aurea Software

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