Fachartikel

Im Test: dox42

Bei der Optimierung von Workflows in der Produktion ist das Bestreben nach bestmöglicher Automatisierung allgegenwärtig. Weniger ausgeprägt ist dies jedoch im Büro bei der Dokumentenerstellung. Oft sind zwar einige Abläufe automatisiert, es gibt aber noch Verbesserungspotenzial – vor allem, wenn in Schriftstücke, Belege, Rechnungen oder Berichte unterschiedlichster Art Daten aus verschiedenen Quellen einfließen sollen. Genau auf diese Anforderung hat sich dox42 spezialisiert.
Dem Anwender stehen mit dox42 Datenfelder für das Einbinden in Dokumente zur Verfügung.
Um es gleich vorwegzunehmen: dox42 vom gleichnamigen Hersteller kann viel mehr als nur einfache Serienbriefe erstellen. Fokus des Produkts ist vielmehr die Dokumentenautomation sowie die Datenintegration in Verbindung mit Microsoft Office, genauer gesagt mit Word, Excel sowie PowerPoint. Dabei arbeitet dox42 entweder als Add-in für Office lokal am Arbeitsplatz oder zentral über den sogenannten dox42 Enterprise Server, was die Einrichtung der einzelnen lokalen Add-ins erspart. Schließlich hat der Hersteller mit dox42 Online noch ein auf dem dox42-Server basierendes SaaS-Angebot im Portfolio. Wir haben uns die Varianten angesehen und waren letztendlich beeindruckt hinsichtlich der Vielzahl der unterstützten Datenquellen sowie Ausgabeformate.

Add-ins im Nu einsatzbereit
Die lokale Nutzung von dox42 am Arbeitsplatz setzt die Installation eines der drei Office-Produkte Word, Excel oder PowerPoint voraus. Je nach Bedarf kann der Nutzer nur für eines dieser Produkte ein Add-in installieren oder gleich das Enterprise-Add-in für alle drei Programme, wobei es sich hier auch um drei Addins in einem Paket handelt, die einzeln einzurichten sind. Neben den lokalen Office-Versionen wird Office 365 ebenso voll unterstützt. Letzteres nutzten wir in unserer Testumgebung.

Der Download des Enterprise-Add-ins besteht aus einer gepackten Datei, die auch die Dokumentation zur Installation sowie die Integration in SharePoint sowie Azure Active Directory enthält. Fehlen bei der Erstinstallation Komponenten wie das .NET-Framework 4.0 sowie 4.5, werden diese automatisch heruntergeladen und eingerichtet. Im Fall eines Upgrades empfiehlt der Hersteller zuerst die Deinstallation des alten Add-ins und anschließend die Installation der neuen Version. Das Add-in ist in den drei Office-Programmen an einigen zusätzlichen Schaltflächen unter dem Punkt "dox42" ersichtlich. Für die Aktivierung ist jeweils ein Lizenzschlüssel erforderlich.

Fazit
Die Enterprise-Add-ins für MS Office sowie die diversen Zusatzmodule sind eine wertvolle Hilfe für die automatisierte Erstellung individueller Dokumente. Die Add-ins ermöglichen die vergleichsweise einfache Integration verschiedener Datenquellen in die Dokumentenvorlagen, um Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Mitarbeiterverträge, Qualitäts- und Prüfungsberichte, Frachtbriefe mit Barcodes, Sales-Präsentationen, Projektmanagementberichte, Verträge aller Art, Finanzberichte, Depotauswertungen, Immobilienbewertungen, aber auch Berichte aus Produktionssystemen zu erstellen.

Beeindruckt haben uns die Vielzahl der unterstützten Datenquellen, darunter SAP, sowie die vielfältigen Ausgabeformate inklusive E-Mail-Versand, auf Wunsch signiert, und geordneter Ablage in SharePoint oder in einer SQL-Datenbank. Gefallen haben uns auch die unterschiedlichen Bereitstellungsarten, denn dox42 ist wahlweise nur an einzelnen Arbeitsplätzen nutzbar, zentral über einen dox42-Server sowie als Online-Service auf Subskriptionsbasis.

Interessierte Administratoren können die Varianten nach Anfrage beim Hersteller für 30 Tage umfassend nutzen, um sich so schnell einen Eindruck zu verschaffen. Sehr hilfreich für den Einstieg erwiesen sich im Test die diversen Tutorials zu unterschiedlichen Einsatzszenarien von dox42, die sich erfreulich einfach nachvollziehen ließen.

Den kompletten Test finden Sie in Ausgabe 09/2019 ab Seite 30.
26.08.2019/ln/Jürgen Heyer

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