Fachartikel

Einrichtung und Verwaltung von Exchange Online (1)

Ist Office 365 eingerichtet, steht die Grundkonfiguration der Umgebung in Exchange Online an. Hier gibt es Aufgaben, die spezifisch für Office 365 gelten und solche, die dem erfahrenen Exchange-Admin vertraut vorkommen. Dieser Artikel führt durch die Verwaltung von Benutzern und Postfächern. Im ersten Teil des Workshops lesen Sie, wie Sie eigene Domänen hinzufügen, Anmeldungen konfigurieren, Kennwortrichtlinien einrichten sowie Spam- und Virenschutz richtig einstellen.
Unternehmen stehen in Exchange Online alle Möglichkeiten offen, die auch ein lokales Exchange bietet.
Mit Office 365 kommt eine kostenlose E-Mail-Adresse in der Form "Name.onmicrosoft.com". Das heißt, die E-Mail-Adressen in Exchange Online sind folgendermaßen aufgebaut: "Name des Anwenders@Name des Unternehmens.onmicrosoft.com". Auch für den Zugriff auf SharePoint, Skype und andere Diensten in Office 365 müssen sich Anwender diese Adresse merken. Die Domäne "onmicrosoft.com" soll allerdings nur dazu dienen, sich schnell in Office 365 einzuarbeiten. Und obwohl die Standardadresse in keinerlei Hinsicht eingeschränkt ist, sollten Sie für den dauerhaften professionellen Einsatz von Office 365 eine eigene Domäne einbinden.

Bevor Sie eine eigene Domäne an Office 365 anbinden können, müssen Sie diese selbstverständlich erst bei einem externen Dienstleister erwerben und konfigurieren. Bereits bei diesem Schritt müssen Sie einiges beachten, denn vor allem sehr günstige Pakete sind nicht immer kompatibel mit Office 365. Fragen Sie im Notfall zuerst beim Provider nach, wenn im Paket die Office-365-Kompatiblität nicht eindeutig erwähnt wird. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass andere Dienste, die an die Domäne gebunden sind, noch funktionieren – zum Beispiel Webseiten, FTP-Server oder andere Dienste, die nicht mit Office 365 verbunden sind.

Die ursprüngliche Domäne "onmicrosoft.com" und damit verbundene E-Mail-Adressen bleiben bei diesem Vorgang bestehen. Die Anwender erhalten – Ihrer Konfiguration entsprechend – eine E-Mail-Adresse mit der neuen Domäne. E-Mails, die an die alten Adressen gesendet werden, stellt Office 365 weiterhin problemlos zu. Versenden Anwender eine E-Mail, verwendet Office 365 die neue Domäne, abhängig von Ihren Einstellungen. Die alte Domäne kann daher zu Backup-Zwecken dienen.
Eigene Domäne hinzufügen
Für die Konfigurationsschritte zur Anbindung Ihrer Domäne an Office 365 sollten Sie etwas Zeit mitbringen, da hier auch viele Synchronisierungsvorgänge notwendig sind, die Sie nicht beschleunigen können. Sobald Sie im Besitz der Domäne sind, rufen Sie das Office-365-Verwaltungsportal [1] auf, melden sich als Administrator an und gehen zu den Einstellungen für Domänen [2]. Hier können Sie Domänen hinzufügen und sehen auch die bereits vorhandene mit deren Status. Sobald Sie eine Domäne hinzugefügt haben, können Sie diese an dieser Stelle auch verwalten, Einträge hinzufügen und Probleme beheben.

Um eine neue Domäne in Office 365 zu integrieren, klicken Sie auf "Domäne hinzufügen", wodurch ein Assistent startet, der Sie durch die Anbindung Ihrer neuen Domäne leitet. Zunächst müssen Sie im Assistenten festlegen, wie Sie die DNS-Einstellungen der Domänen verwalten. Diese Entscheidungen sind wichtig, wenn Sie die Domäne auch für Dienste außerhalb von Office 365 nutzen. Zuerst wird überprüft, ob die Domäne, die Sie angegeben haben, auch Ihnen gehört. Diese Tests werden über verschiedene Einträge in der DNS-Zone für die Domäne vorgenommen. Im Rahmen dieses Assistenten müssen Sie einen neuen TXT-Eintrag über die Weboberfläche beim Domänen-Provider der Domäne erstellen. Die Einträge haben die Form "MS=ms1234567" für TXT-Einträge oder "ms48795466.msv1.invalid" für den MX- und andere Einträge. Sobald Sie diese Werte gesetzt haben, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Office 365 diese verifiziert. Sind die notwendigen Daten noch nicht zwischen den verschiedenen DNS-Servern registriert, erhalten Sie im Assistenten eine Fehlermeldung. Erst wenn der Eintrag verifiziert ist, können Sie mit dem Assistenten fortfahren.

Bild 1: Die Office-365-Domänen werden in einem eigenen Bereich hinzugefügt und administriert.

Sobald der Test erfolgreich abgeschlossen wird, bindet der Assistent die Domäne an Office 365 an. Ab dieser Stelle können Sie die Domäne in Ihrer Umgebung nutzen und den Webseiten und Anwendern zuteilen. Betreiben Sie eigene DNS-Server, erhalten Sie hier ausführliche Hinweise, welche Einträge Sie konfigurieren müssen, damit die Domäne funktioniert. An dieser Stelle sind etwas mehr Handarbeit und eine sorgfältige Überprüfung gefragt. In den Einstellungen der Domäne können Sie die DNS-Überprüfung jederzeit über die Schaltfläche "DNS überprüfen" wiederholen. Auch hier kontrolliert Office 365 Ihre Angaben. Bis verifiziert wird, dass alle notwendigen DNS-Einträge vorhanden sind und die Anwender in der Lage sind, mit Office 365 zu arbeiten, können wie erwähnt bis zu 24 Stunden vergehen und Sie die Office-365-Konfiguration fortsetzen können. Sie sehen, es ist etwas Geduld und Zeit gefragt, wenn Sie Domänen an Office 365 anbinden wollen.

Haben Sie alle Aufgaben abgeschlossen und sind die DNS-Server im Internet untereinander synchronisiert, zeigt Office 365 die Domäne als "Überprüft" an. Sie können diese Domäne jetzt an die Anwender zuweisen. Die Standarddomäne "Name.onmicrosoft.com" bleibt im Hintergrund weiter aktiv. In den DNS-Einstellungen der Domänen können Sie über das Verwaltungsportal von Office 365 weitere Einträge hinzufügen, wenn Sie diese zusätzlich benötigen.


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7.10.2019/jp/ln/Thomas Joos

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