Fachartikel

Einrichtung und Verwaltung von Exchange Online (2)

Ist Office 365 eingerichtet, steht die Grundkonfiguration der Umgebung in Exchange Online an. Hier gibt es Aufgaben, die spezifisch für Office 365 gelten und solche, die dem erfahrenen Exchange-Admin vertraut vorkommen. Dieser Artikel führt durch die Verwaltung von Benutzern und Postfächern. Im zweiten Teil beschäftigen wir uns außer mit der E-Mail-Verschlüsselung damit, wie Sie  Benutzerpostfächer verwalten und Raum- und Gerätepostfächern erstellen.
Unternehmen stehen in Exchange Online alle Möglichkeiten offen, die auch ein lokales Exchange bietet.
E-Mails verschlüsseln
Die E-Mail-Verschlüsselung in Office 365 funktioniert innerhalb und außerhalb der Organisation sowie für das Versenden zu anderen E-Mail-Anbietern. Die Technik ist Bestandteil von "Microsoft Azure Active Directory Rights Management" und in vielen Abonnements dabei. Die Verschlüsselung von E-Mails wird nicht durch die Benutzer durchgeführt, sondern findet auf Basis der Transportregeln statt:
  1. Klicken Sie in der Weboberfläche auf "Admin Center / Exchange".
  2. Wählen Sie "Nachrichtenfluss" und dann "Regeln".
  3. Erstellen Sie mit dem Pluszeichen eine neue Regel und vergeben einen Namen.
  4. Wählen Sie bei "Diese Regel anwenden, wenn" die Kriterien aus, bei denen Office 365 E-Mails verschlüsseln soll.
  5. Klicken Sie auf "Weitere Optionen" und bei "Folgendermaßen vorgehen" nutzen Sie "Die Nachrichtensicherheit ändern / Office 365-Nachrichtenverschlüsselung anwenden".
Benutzerpostfächer verwalten
Office-365-Benutzer verwalten Sie im Admin Center von Office 365 (OAC), erweiterte Einstellungen für Exchange nehmen Sie dagegen im Exchange Admin Center (EAC) vor. Dieses starten Sie über "Admin Center / Exchange". Die Exchange-spezifischen Einstellungen sind nur im Exchange Admin Center in Office 365 verfügbar oder wenn Sie mit der PowerShell für Office 365 arbeiten.

Um Postfächer zu verwalten, klicken Sie im EAC auf "Empfänger". Hier sehen Sie alle bereits angelegten Empfänger, Kontakte und Gruppen und die untergliederten Bereiche erlauben Ihnen, die Ansicht zu filtern. Über die erweiterten Optionen (die drei Punkte in der Symbolleiste) starten Sie eine erweiterte Suche und filtern nach Benutzernamen.

Um bereit existierende Postfächer zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den Benutzer im EAC im Bereich "Empfänger / Postfächer". Über "Allgemein" stellen Sie Standarddaten wie Namen und Anmeldedaten ein, die Adresse und genauere Daten unter "Kontaktinformationen" und "Organisation". Über den Link "Weitere Optionen" auf der Eigenschaftenseite steuern Sie die benutzerdefinierten Attribute für einzelne Konten. Darüber hinaus finden Sie im EAC in den Benutzereigenschaften bei "Postfachnutzung" die letzte Anmeldung des Anwenders und die Größe des Postfachs.

Bild 4: Empfänger-Postfächer werden im Exchange Admin Center erstellt und verwaltet.

Unter "E-Mail-Adresse" tragen Sie entweder manuell E-Mail-Adressen ein, die dem Postfach zugeordnet sein sollen, oder Sie legen fest, dass das Postfach E-Mail-Adressen aus der Richtlinie erhält. Standardmäßig verteilen die E-Mail-Adressenrichtlinien die E-Mail-Adressen, Sie können auf dieser Seite jederzeit weitere E-Mail-Adressen definieren. Es kann jedoch für jeden E-Mail-Adressentyp nur eine primäre Adresse (Antwortadresse) existieren, die als Absender für den Benutzer dient. Diese können Sie selbst festlegen, als E-Mail-Domänen lassen sich aber nur jene Domänen verwenden, die in Office 365 definiert sind.

Neben SMTP-Adressen können Sie in diesem Bereich auch EUM (Exchange Unified Messaging)-Adressen für Anwender nutzen. EUM-Adressen sind nur für Benutzerpostfächer verfügbar. Unified-Messaging-Server verwenden diese Adressen, um EUM-aktivierte Benutzer innerhalb einer Organisation zu finden. EUM-Adressen enthalten eine Durchwahlnummer und EUM-Wähleinstellungen für den EUM-aktivierten Benutzer.
Unter "Postfachfunktionen" finden Sie die meisten Einstellungsmöglichkeiten für Exchange Online. Hier hinterlegen Sie die verschiedenen Richtlinien, indem Sie im jeweiligen Bereich den Link "Aktivieren" oder "Deaktivieren" nutzen. "Details anzeigen" liefert Ihnen hier die erweiterten Einstellungen.

Die Auswahl "Zustelloptionen" im Abschnitt "Nachrichtenfluss" definiert, ob E-Mails, die an dieses Postfach geschickt werden, von Exchange Online automatisch an andere Benutzer weitergeleitet werden sollen. Sie können als Weiterleitungsadresse allerdings keine E-Mail-Adresse direkt eingeben, sondern nur Objekte aus dem Active Directory. Um eine Weiterleitung zu einer externen E-MailAdresse zu konfigurieren, müssen Sie vorher einen Kontakt anlegen, der auf diese E-Mail-Adresse verweist.

Weitere Konfigurationen nehmen Sie unter "Nachrichtenfluss" vor, zum Beispiel die maximale Größe der E-Mails, die der Benutzer senden oder empfangen darf. Aktiv steuern können Sie diesen Wert über die Option "Größenbeschränkung für Nachrichten", der Grenzwerte für empfangene und gesendete Nachrichten dieses Empfängers definiert. Überschreitet eine empfangene E-Mail diese Werte, erhält der Absender einen entsprechenden Nichtzustellbarkeitsbericht. Sie sollten mit dieser Einstellung sehr sorgfältig umgehen, da sie Versand und Empfang von E-Mails empfindlich beeinflussen kann. Will ein Empfänger eine Nachricht versenden, die die definierte Größe überschreitet, verweigert Exchange Online die Annahme und der Anwender erhält eine entsprechende Fehlermeldung.

Über die Option "Einschränkungen für die Nachrichtenzustellung" können Sie festlegen, von welchen anderen Empfängern dieser Anwender Nachrichten erhalten darf und von welchen nicht. Sie können diese Optionen allerdings nicht für den Spamschutz verwenden, sondern ausschließlich, um interne Nachrichten zu blockieren, vor allem bei größeren Unternehmen, um Geschäftsführer oder Vorstände abzuschotten.

Sie können zudem auswählen, dass nur authentifizierte Benutzer, das heißt Benutzer innerhalb der Organisation, E-Mails an diesen Benutzer versenden dürfen. Bei Aktivierung dieser Option werden diesem Benutzer also keine E-Mails aus dem Internet zugestellt.

Sollen andere Empfänger in der Organisation im Auftrag eines Benutzers E-Mails senden dürfen, regeln Sie dies unter "Postfachstellvertretung". Diese Option verwenden zum Beispiel Vorgesetzte für ihre Assistenten oder sie wird für Besprechungsräume genutzt, die bestimmte Benutzer verwalten. Erteilen Sie einem Anwender das Recht, im Auftrag eines anderen Empfängers E-Mails zu senden, kann dieser in Outlook beim Schreiben einer neuen E-Mail neben den Standardadressfeldern auch das Von-Feld einblenden. Darin wählt er die Person aus, in dessen Auftrag er die E-Mail verfasst. In Outlook können Sie das Von-Feld und auch das Bcc-Feld aktivieren, indem Sie eine neue Nachricht erstellen.

Seite 1: Benutzerpostfächer verwalten
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14.10.2019/jp/ln/Thomas Joos

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