Fachartikel

Archivierung und Legal Discovery mit Office 365 / Exchange Online (1)

Egal, ob die Nutzer E-Mails lokal schreiben oder in der Cloud – der Admin muss garantieren, dass gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung eingehalten werden. Office 365 und Exchange Online stellen dafür Archive und Richtlinien zur Verfügung, deren Einsatz und Konfiguration dieser Beitrag erklärt. Im ersten Teil des Workshops erfahren Sie, wie Sie die Archivierung konfigurieren und aktivieren. Außerdem zeigen wir, wie Sie die Archivierung durch Richtlinien automatisieren.
Office 365 und Exchange Online geben sich bei der Archivierung nicht so angestaubt wie auf dem Bild.
Abhängig von der eingesetzten Office-365-Edition lassen sich die Funktionen zur Archivierung und zu Legal Discovery aus Office 365 nutzen – oder eben nicht. Dabei sparen Firmen beim Einsatz von Office 365 durchaus Geld. Denn bei lokal installierten Exchange-2013/2016-Servern ist in den meisten Fällen eine Enterprise-Lizenz notwendig und mit Standard-Lizenzen lassen sich viele Sicherheitsfunktionen nicht nutzen. Mit der Office 365 Enterprise Suite E5 sind hingegen Funktionen zur Archivierung verwendbar, genauso wie zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Mit der Rechteverwaltung legen Sie darüber hinaus fest, dass nur bestimmte Anwender auf gewisse Dokumente und E-Mails zugreifen dürfen. Auch das ist generell mit lokalen Servern möglich, allerdings sehr aufwendig in der Einrichtung. Verwenden Unternehmen den Rechteschutz, wird auch dieser umfassend in Office 365 und allen enthaltenen Funktionen integriert und aktiviert.

Archivierung konfigurieren
Office 365 bietet erlaubt Anwendern, ein Archiv für abgelaufene E-Mails zu erstellen. Das Archiv lässt sich mit einem Schreibschutz versehen der sicherstellt, dass keine E-Mails verloren gehen. Aktivieren Sie dazu das Onlinearchiv, wendet Office 365 entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien an. Legen Sie ein neues Postfach in Exchange Online an, erzeugt das Office-365-Setup eine Standardarchiv- und eine Standardaufbewahrungsrichtlinie.


Bild 1: Outlook erlaubt Anwendern, eigene Richtlinien für E-Mails zuzuweisen.

Standardmäßig verschiebt Office 365 Nachrichten, die älter als zwei Jahre sind, automatisch in das Archiv. Neben der vorhandenen Aufbewahrungsrichtlinie lassen sich auch eigene Richtlinien erstellen und zuweisen. Sie können das Archivpostfach von Anwendern in anderen Postfachdatenbanken als dem Quellpostfach speichern. Außerdem lassen sich archivierte PST-Dateien direkt in das Archivpostfach importieren. Beim Einsatz von aktuellen Versionen von Office 365 können Sie für In-Place Hold und eDiscovery auch öffentliche Ordner verwenden.
Richtlinien und Einstellungen stellen sicher, dass Office 365 automatisch wichtige E-Mails nach bestimmten Zeiten archiviert. Dies ist für jeden einzelnen Benutzer speziell zu aktivieren und zu konfigurieren. Einfach ausgedrückt ist das Archivpostfach lediglich ein zweites Postfach für den Anwender, in das dieser E-Mails auslagert oder in das Office 365 auf Basis spezieller Richtlinien Daten verschiebt.

Bild 2: Anwender können mit dem Office-365-Archiv produktiv und ohne E-Mail-Verlust arbeiten.

Zusätzlich konfigurieren Sie über spezielle Aufbewahrungsrichtlinien, dass die Archivierung automatisiert oder halbautomatisiert stattfindet. Darüber können Sie für Office-365-Postfächer das Bearbeiten und Löschen von Postfachelementen einfrieren (Legal Hold). Damit ist sichergestellt, dass geschäftswichtige Daten von Anwendern zwar bearbeitet und gelesen, aber nicht gelöscht werden können. So bearbeiten Anwender Nachrichten problemlos und können diese auch auf ihrem Client löschen, jedoch löscht Office 365 die Nachrichten nicht permanent. Diese lassen sich archivieren und auch wiederherstellen. Die Option lässt sich für einzelne Postfächer, aber auch organisationsweit nutzen. Anwender erhalten Hinweise, wenn ihr Postfach unter diese Richtlinie fällt.

Alternativ verschieben oder kopieren Anwender Nachrichten auch mit Posteingangsregeln. Office 365 erlaubt, E-Mails mit einer Postfachimportanforderung aus einer PST-Datei in das Archiv- oder primäre Postfach des Benutzers zu importieren. Aktivieren Sie ein Compliance-Archiv für einen Postfachbenutzer und dem Postfach ist nicht bereits eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen, wird automatisch die Standardarchiv- und die Standardaufbewahrungsrichtlinie hinterlegt. Benutzer können nach der Aktivierung Ordner oder E-Mails markieren, die in das Archivpostfach verschoben werden sollen.

Archiv aktivieren und anpassen
Legen Sie ein Postfach für einen Benutzer an, ist das Archivpostfach noch nicht automatisch aktiv. Dies lässt sich während der Erstellung eines Benutzerkontos erledigen oder auch jederzeit nachträglich. Ein Archivpostfach ist jedoch keine zwingende Voraussetzung in Office 365.

Sie aktivieren die Archivierung im Office 365 Admin Center über "Admin Center / Exchange" und "Empfänger / Postfächer" in den Einstellungen des Benutzers oder während dem Anlegen des Benutzers. In den Eigenschaften des Empfängers sehen Sie auf der Registerkarte "Postfachfunktionen", ob die Archivierung aktiviert ist und rufen hier auch die Eigenschaften auf. Deaktivieren Sie das Archiv für einen Benutzer, erscheint es bei dem entsprechenden Empfänger nicht mehr. Die enthaltenen Objekte bewahrt Office 365 aber wie gelöschte Postfächer für 30 Tage auf. Archivpostfächer deaktivieren Sie ebenfalls im erwähnten Reiter "Postfachfunktionen".

Wollen Anwender manuell Daten in das Archivpostfach verschieben, lassen sich Nachrichten über das Kontextmenü oder über Drag & Drop dorthin bewegen. Über einen Klick auf das Archivpostfach in Outlook oder Outlook Web App lässt sich der Inhalt anzeigen. Auch eigene Ordner lassen sich auf diesem Weg anlegen. Anwender müssen dazu nur mit der rechten Maustaste auf das Archiv klicken und haben die Optionen zum Anlegen neuer Ordner, genauso wie bei einem normalen Postfach.



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2.12.2019/jp/ln/Thomas Joos

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