Fachartikel

Seite 2 - Archivierung und Legal Discovery mit Office 365 / Exchange Online (1)

Archivrichtlinien verwalten
Archivrichtlinien sind Aufbewahrungstags, die die Aufbewahrungsaktion "In Archiv verschieben" verwenden. Office 365 erstellt die Aufbewahrungsrichtlinie "Default MRM Policy", die Sie über "Admin Center / Exchange" unter "Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungsrichtlinien" erreichen. Die Richtlinie enthält auch einige persönlichen Tags, die Benutzer auf Ordner oder Postfachelemente anwenden können, um Nachrichten automatisch zu verschieben oder zu löschen. Weisen Sie einem Postfach bei der Aktivierung des Archivs keine Aufbewahrungsrichtlinie zu, verwendet Office 365 automatisch die Standardrichtlinie. Selbstverständlich können Sie auch eigene Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und diese auf Postfachbenutzer anwenden.

Arbeiten Sie nicht mit eigenen Aufbewahrungsrichtlinien, können Sie auch die Standardrichtlinie für die Archivierung anpassen, indem Sie im OAC zu "Admin Center / Exchange" navigieren und dort zu "Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungstags". Wählen Sie in der Listenansicht das Tag "Default 2 year move to archive" aus und klicken Sie auf Bearbeiten (das Stiftsymbol). Alternativ klicken Sie doppelt auf das Tag. Bearbeiten Sie die Einstellungen, um diese an Ihre Anforderungen anzupassen und klicken Sie auf "Speichern".


Bild 3: Über Archivkontingente lässt sich der Speicherplatzbedarf begrenzen.

Über die Eigenschaften eines Postfachs legen Sie für das Archiv Speicherkontingente fest. Wenn ein Archiv das angegebene Archivierungskontingent überschreitet, wird ein Ereignis protokolliert und der Postfachbenutzer erhält eine Warnmeldung. Zur Konfiguration navigieren Sie zu "Empfänger / Postfächer" und wählen in der Listenansicht das gewünschte Postfach aus. Nun klicken Sie im Detailbereich unter "In-Situ-Archiv" auf "Details anzeigen". Hier wählen Sie in den Dropdown-Listenfeldern "Kontingentwert (GB)" und "Warnmeldung senden ab (GB)" die gewünschten Werte aus und bestätigen mit "OK".
Archivierung automatisieren
Es ist sehr sinnvoll, die Archivierung zu automatisieren. Dazu bietet Office 365 die Messaging-Datensatzverwaltung, über die Sie Richtlinien und Regeln einpflegen, die steuern, wann E-Mails archiviert werden sollen. Sobald eine E-Mail in den Ordnern der Anwender eine bestimmte Bedingung, zum Beispiel Alter, erfüllt, verschiebt Office 365 diese automatisch in das Archiv. Wir sind bereits auf diese Richtlinien und die damit verbundenen Tags eingegangen.


Bild 4: Archiv-Richtlinien in Office 365 lassen sich mit verschiedenen Tags versehen,
die die E-Mail-Aufbewahrung im Detail steuern.

Aufbewahrungsrichtlinien arbeiten mit den Aufbewahrungstags (Retention Tags) zum Archivieren. Über diese legen Sie fest, wann Office 365 eine E-Mail automatisiert archivieren soll. Mehrere Tags verbinden Sie mit einer Richtlinie, die Sie auf die einzelnen Postfächer oder alle Empfänger anwenden. In den Eigenschaften der Postfächer im Office 365 Admin Center erhalten Sie Information zu den Richtlinien, die für das entsprechende Postfach gelten. Zur Administration verwenden Sie das Exchange Admin Center, das Sie über "Admin Center / Exchange" im Office 365 Admin Center aufrufen. Wichtig sind in diesem Bereich die folgenden Funktionen:

  • Aufbewahrungsrichtlinientags (Retention Policy Tags, RPT): Wenden Aufbewahrungseinstellungen auf die Standardordner im Postfach an, etwa den Posteingang, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente.
  • Standardrichtlinientags (Default Policy Tags, DPTs): DPTs weisen Sie nicht markierten (untagged) Objekten in Postfächern zu. Bei solchen Objekten handelt es sich zum Beispiel um E-Mails, auf die kein Tag angewendet wurde.
  • Persönliche Tags (Personal Tags): Benutzer können persönliche Tags manuell in Outlook oder Outlook Web App zuweisen. Solche Tags sind bei selbst erstellten Ordnern oder einzelnen Objekten im Postfach sinnvoll. Sie können zum Beispiel ein Tag erstellen, der Anwendern erlaubt, selbst E-Mails zuzuweisen. Zum Beispiel für geschäftskritische E-Mails, die Anwender dann selbst markieren und die dann wiederum auf Basis der Richtlinien in das Archiv wandern.
Über "Verwaltung der Compliance / Aufbewahrungsrichtlinien" sehen Sie diese Richtlinien im Exchange Admin Center, das Sie wiederum über "Admin Center / Exchange" aufrufen. Generell müssen Sie an dieser Stelle keine Änderungen vornehmen, sollten aber verstehen, was im Hintergrund passiert. Sie können jederzeit auch eigene Archiv- und Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und auf Postfachbenutzer anwenden. Die Einstellungen dazu finden Sie in den Eigenschaften der Empfänger über "Postfachfunktionen". Bei "Aufbewahrungsrichtlinie" wählen Sie die Richtlinie aus, die dem Anwender zugewiesen wird. Arbeiten Sie nicht mit eigenen Aufbewahrungsrichtlinien, können Sie auch einfach die Standardrichtlinie ("Default MRM Policy") für anpassen.


Bild 5: Die Standardrichtlinie für das Archiv in Office 365 lässt sich anpassen und so individuell nutzen.

In Office 365 können Sie auch Aufbewahrungsrichtlinientags für Kalender und Aufgaben erstellen. Legen Sie für Elemente in Standardordnern des Office-365-Postfachs von Anwendern kein Aufbewahrungslimit fest, können Sie auch ein deaktiviertes Aufbewahrungstag erstellen. Um zum Beispiel E-Mails für fünf Jahre aufzubewahren, legen Sie eine entsprechende Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Standardrichtlinientag an. Gleichzeitig erstellen Sie ein Archiv, in dem Nachrichten fünf Jahre aufbewahrt werden.

Seite 1: Archivierung konfigurieren und aktivieren
Seite 2: Archivrichtlinien verwalten und Automatisierung einrichten


Im zweiten Teil erklären wir, wie Sie Aufbewahrungstags und -richtlinien erstellen und wie die Compliance-Archivierung funktioniert. Im dritten Teil und letzten Teil des Workshops werfen wir noch einen kurzen Blick auf die korrekte Nutzung von Journalen.

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2.12.2019/jp/ln/Thomas Joos

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