Seite 2 - Archivierung und Legal Discovery mit Office 365 / Exchange Online (2)

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Seite 2 - Archivierung und Legal Discovery mit Office 365 / Exchange Online (2)

09.12.2019 - 00:00
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Compliance-Archiv enthält alles
In Office 365 ist die Compliance-Archivierung in die Compliance-eDiscovery-Suche integriert. Die Compliance-Archivierung verwendet das Verzeichnis "Wiederherstellbare Elemente", um Daten wiederherstellbar zu speichern. Der Ordner wird in Outlook und Outlook Web App angezeigt. Bei einem Compliance-Archiv bleiben immer alle Postfachinhalte inklusive gelöschter Elemente und Originalversionen geänderter Elemente erhalten. Alle diese Elemente zeigt Office 365 bei einer Compliance-eDiscovery-Suche an.

Um ein Compliance-Archiv zu erstellen, klicken Sie im Exchange Admin Center unter "Verwaltung der Compliance / InSitu-eDiscovery und -Archiv" auf "Neu". Geben Sie zunächst einen Namen und optional eine Beschreibung ein und klicken dann "Weiter". Auf der Seite "Postfächer" wählen Sie nun "Postfächer für die Suche angeben" und dann "Hinzufügen". Nun definieren Sie die Postfächer, die Sie im Archiv platzieren wollen und klicken Sie dann auf "Weiter". Alternativ können Sie auch die Optionen "Alle Postfächer durchsuchen" und auch "Alle öffentlichen Ordner durchsuchen" verwenden. Über "Alle Inhalte einschließen" platzieren Sie den gesamten Inhalt der ausgewählten Postfächer in einem Archiv. Dann füllen Sie die restlichen Felder entsprechend aus. Damit Sie Ergebnisse erhalten, können Sie bei der Einrichtung auch die Option "Dauerhaft aufbewahren" nutzen. Wenn Sie keine weiteren Suchparameter angeben, speichert Office 365 alle Elemente im Archiv der ausgewählten Quellpostfächer.

Sie können mit In-Situ-eDiscovery Postfächer nach Inhalten durchsuchen. Dazu verwenden Sie die von der Office-365-Suche erstellten Inhaltsindizes. Die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) stellt die Rollengruppe "Discovery Management" zum Delegieren von Suchaufgaben bereit. Anwender mit diesen Rechten dürfen Postfächer durchsuchen, auch ohne weitere administrative Rechte.

Office 365 bietet auch Integration in SharePoint Online und erlaubt so, mit dem eDiscovery Center alle Inhalte auf SharePoint-2016-Websites, Dokumente, Postfachinhalte und archivierte Lync/Skype-for-Business-Inhalte zentral zu durchsuchen und in Archive zu integrieren. Damit Benutzer In-Situ-eDiscovery-Suchen durchführen können, müssen Sie diese der RBAC-Rollengruppe "Discovery Management" hinzufügen. Diese Rollengruppe besteht aus zwei Verwaltungsrollen: Die Rolle "Mailbox Search" ermöglicht das Ausführen einer eDiscovery-Suche, die Rolle "Legal Hold" erlaubt Anwendern, ein Postfach in einem Compliance-Archiv zu platzieren oder das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren. Standardmäßig erhalten Benutzer keine Berechtigungen zur Ausführung der Compliance-eDiscovery-Aufgaben.

Mitglieder der Rollengruppe "Organization Management" können andere Benutzer zur Rollengruppe "Discovery Management" hinzufügen oder neue Rollengruppen erstellen, um die Berechtigungen auf einen bestimmten Benutzer zu beschränken. Benutzer, die nicht Mitglied der Rollengruppe sind, sehen den Menüpunkt "Compliance-eDiscovery und -Archiv" im Office 365 Admin Center nicht.

Die Suchergebnisse können Sie in ein definiertes Zielpostfach kopieren. Das Office 365 Admin Center bietet dazu die Auswahl eines Discovery-Postfachs, einem speziellen Postfachtyp. Mitglieder der Rollengruppe "Discovery Management" erhalten Vollzugriff auf das Standard-Discovery-Postfach. Erstellen Sie zusätzliche Discovery-Postfächer, müssen Sie für diese die Rechte manuell konfigurieren. Beim Erstellen einer Compliance-eDiscovery-Suche geben Sie die folgenden Daten an:

  • Name: Wird verwendet, um die Suche zu identifizieren.
  • Postfächer: Sie können alle Postfächer in der Office-365-Organisation durchsuchen. Sie können auch eine Verteilergruppe verwenden. Die Mitgliedschaft der Gruppe wird bei Erstellung der Suche berechnet.
  • Suchabfrage: Sie können entweder alle Postfachinhalte der angegebenen Postfächer durchsuchen oder nur nach bestimmten Inhalten suchen. Zum Einschränken einer Suche filtern Sie nach Absender oder Empfänger. Standardmäßig durchsucht Office 365 alle Nachrichtentypen. Sie können die Suche begrenzen, indem Sie Nachrichtentypen wie E-Mail, Kontakte, Dokumente, Journal, Besprechungen, Notizen und Lync-Inhalt auswählen.
Wollen Sie Benutzern die Verwendung der Compliance-eDiscovery ermöglichen, müssen Sie die Benutzer erst dazu berechtigen, indem Sie diese zur Rollengruppe "Discovery Management" hinzufügen. Standardmäßig enthält die Rollengruppe "Discovery Management" keine Mitglieder. Administratoren mit der Rolle "Organization Management" können ebenfalls keine Discovery-Suchen erstellen oder verwenden, ohne Mitglied der Rollengruppe "Discovery Management" zu sein. Office-365-Administratoren können sich selbst aber der Rollengruppe hinzufügen. Am einfachsten verwalten Sie die Berechtigungen im Office 365 Admin Center, indem Sie über "Admin Center / Exchange" den Punkt "Berechtigungen / Administratorrollen" aufrufen. Wählen Sie den Eintrag "Discovery Management" und klicken Sie auf "Bearbeiten". Anschließend klicken Sie unter "Mitglieder" auf "Hinzufügen". Legen Sie hier die entsprechenden Benutzer fest, die das Recht erhalten sollen, Suchen zu erstellen, klicken Sie auf "Hinzufügen" und dann auf "OK". Die Arbeiten beenden Sie dann über "Speichern".

Seite 1: Aufbewahrungstags und -richtlinien erstellen
Seite 2: Compliance-Archiv enthält alles

Im dritten Teil werfen wir noch einen kurzen Blick auf die korrekte Nutzung von Journalen. Im ersten Teil des Workshops haben Sie erfahren, wie Sie die Archivierung konfigurieren und aktivieren. Außerdem zeigten wir, wie Sie die Archivierung durch Richtlinien automatisieren.

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jp/ln/Thomas Joos

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