Fachartikel

Archivierung und Legal Discovery mit Office 365 / Exchange Online (3)

Egal, ob die Nutzer E-Mails lokal schreiben oder in der Cloud – der Admin muss garantieren, dass gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrung eingehalten werden. Office 365 und Exchange Online stellen dafür Archive und Richtlinien zur Verfügung, deren Einsatz und Konfiguration dieser Beitrag erklärt. Im dritten und letzten Teil des Workshops werfen wir noch einen kurzen Blick auf die korrekte Nutzung von Journalen.
Office 365 und Exchange Online geben sich bei der Archivierung nicht so angestaubt wie auf dem Bild.
Journale nutzen
Journale zeichnen in Office 365 Kommunikationsvorgänge auf und Journalregeln erlauben, interne, nur externe oder beide Sorten Nachrichten zu erfassen. Journalregeln erstellen Sie auf Basis der SMTP-Adresse des entsprechenden Empfängers. Dabei kann es sich um ein Postfach, eine Verteilergruppe, einen E-Mail-Benutzer oder einen Kontakt handeln.

Nutzen Sie eine Verteilergruppe als Journalempfänger, werden alle Nachrichten erfasst, die an die Mitglieder und von den Mitgliedern der Verteilergruppe gesendet werden. Ohne die Angabe eines Empfängers erfasst das Journal alle Nachrichten. Das Journalpostfach dient zum Speichern von Journalberichten. Sie können ein Journalpostfach zum Erfassen der E-Mails von allen Journalregeln festlegen oder mehrere Journalpostfächer für unterschiedliche Journalregeln oder Journalregelgruppen verwenden. Es ist allerdings nicht möglich, Office-365-Postfächer als Journalpostfach für lokale Postfächer festzulegen. In einer Hybridbereitstellung können Sie ein lokales Postfach als Journalpostfach für lokale und Office-365-Postfächer verwenden.

Zum Anlegen einer Journalregel im Office 365 Admin Center navigieren Sie über "Admin Center / Exchange" zu "Verwaltung der Compliance / Journalregeln" und klicken dann auf "Hinzufügen". Geben Sie einen Namen für die Journalregel ein und füllen Sie dann die Felder aus:

  • Beim Senden der Nachricht an oder Empfangen der Nachricht von: Geben Sie den Empfänger an, für den die Regel gilt. Sie können einen bestimmten Empfänger auswählen oder die Regel auf alle Nachrichten anwenden.
  • Folgende Nachrichten im Journal erfassen: Sie können nur die internen Nachricht im Journal erfassen, nur die externen Nachrichten oder alle Nachrichten.
  • Journalberichte senden an: Geben Sie die Adresse des Journalpostfachs ein, das alle Journalberichte empfangen soll.
Über "Speichern" erstellen Sie die Journalregel. Überprüfen Sie im OAC, ob die neue Journalregel auf der gleichnamigen Registerkarte vorhanden ist.

Fazit
Teilweise hat der Admin viel Detailarbeit vor sich, um den gesetzlichen Anforderungen der E-Mail-Archivierung in Office 365 nachzukommen. Doch Exchange Online bietet hier alle Werkzeuge, die auch lokal zur Verfügung stehen und erlaubt sogar, individuelle Anforderungen an die Sicherung der Kommunikation umzusetzen. Und auch die Anwender sind in der Lage, eigene Archive zu pflegen – dies aber mehr mit Blick auf ihre Arbeitsorganisation denn auf die Gesetzeslage.

Im ersten Teil des Workshops haben Sie erfahren, wie Sie die Archivierung konfigurieren und aktivieren. Außerdem zeigten wir, wie Sie die Archivierung durch Richtlinien automatisieren. Im zweiten Teil haben wir erklärt, wie Sie Aufbewahrungstags und -richtlinien erstellen und wie die Compliance-Archivierung funktioniert.
16.12.2019/jp/ln/Thomas Joos

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