Fachartikel

Unified Communications beim Personalvermittler

Als Personalvermittlung mit internationalem Netzwerk und vier Standorten ist pates auf reibungslose Kommunikation per Telefon, Chats und Videokonferenzen angewiesen. In der Vergangenheit erschwerten uneinheitliche und unflexible IT- und Kommunikationssysteme die Zusammenarbeit allerdings stark. Wie der Anwenderbericht veranschaulicht, war das Unternehmen nach der Einführung einer neuen Kommunikationslösung nicht mehr an festinstallierte Desk Phones gebunden und Anrufer erreichen die Mitarbeiter auch auf ihren Smartphones, ohne dass die Anrufer die Mobilfunknummern wählen müssen.
Ob Softphone, Festnetztelefon oder Handy - moderne UC-Lösungen müssen den Mitarbeiter überall erreichen.
Als Personalvermittler mit langjährigem Know-how ist pates auf zwei der anspruchsvollsten Segmente der Recruiting-Branche spezialisiert: die Medizintechnik und die Pharmaindustrie. Mit seiner differenzierten Akquisestrategie für hoch qualifizierte Fachkräfte will der Dienstleister den perfekten Kandidaten für jedes Unternehmen finden. Eine zuverlässige, flexible, einfach zu nutzende sowie zukunftsorientierte IT- und Kommunikationslösung ist die Grundlage des Geschäfts.

Das Unternehmen hat Standorte in München, Lindau, Essen und Zürich. Das Vertriebsteam sitzt in München und ist für den Kundenkontakt zuständig, das Recruiting-Team in Lindau übernimmt die Kommunikation mit den Kandidaten.

Heterogene Landschaften erschweren Kommunikation
pates bedarf als Recruiting-Agentur einer reibungslosen Kommunikation per Telefon, Chats und Videokonferenzen. Das gilt neben dem Kontakt mit Kunden und Kandidaten auch für die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Die Zusammenarbeit über die drei verschiedenen Standorte hinweg erfordert eine enge Abstimmung zwischen den Teams, die nur durch einen stetigen Kommunikationsfluss, regelmäßige Besprechungen und Team-Updates möglich ist.

In der Vergangenheit haben uneinheitliche und unflexible IT- und Kommunikationssysteme die Zusammenarbeit allerdings stark erschwert. An allen drei Standorten waren Desktop-PCs mit unterschiedlichen Clientbetriebssystemen im Einsatz: macOS an dem einen, Linux am zweiten und Windows am dritten. Zudem waren eine herkömmliche Telefonanlage, Diensthandys und Festnetztelefone im Einsatz. Zusätzlich wurde auch ein Cloudwerkzeug genutzt, um Videokonferenzen durchzuführen und per Screensharing Präsentationen zu teilen.
Mobile Kommunikation mit hohen Hürden
Diese Situation zog eine Reihe von Problemen nach sich: Beispielsweise waren den eingesetzten Desk Phones feste Nummern zugeordnet. War ein Mitarbeiter also nicht an seinem festen Arbeitsplatz, war er nicht mehr auf seiner gewohnten Festnetznummer zu erreichen. Das machte es zu einer großen Herausforderung, unterwegs, an einem anderen Standort oder vom Homeoffice aus zu arbeiten. Auch eine effiziente Kommunikation zwischen den Teams an den einzelnen Standorten war kaum möglich, schon gar nicht per Video. Die Kommunikationssysteme waren insgesamt nicht nutzerfreundlich und ihre Kapazität sehr begrenzt.

Außerdem waren die monatlichen Gesamtkosten für Kommunikation nicht kalkulierbar. Beim ehemaligen Telefonanbieter kamen zum festen Grundpreis noch verschiedene Kosten für Auslandsanrufe und sonstige Anrufe dazu. Jeder Supportbedarf für die Telefonanlage hatte zudem zwangsläufig erhebliche Kosten zur Folge: Es gab keinen kostenfreien (Remote-)Support, sondern es fiel immer gleich ein Technikereinsatz an, was Anreisekosten und einen Tagessatz bedeutete.

Maximilian Kraft, der CEO von pates, bringt es auf den Punkt: "Unser Kommunikationssystem war vor allem eins: kompliziert. Mobiles und flexibles Arbeiten war unpraktisch. Wir hatten zu viel Hardware, keine Möglichkeit, selber Einstellungen vorzunehmen und die Kosten waren kaum kalkulierbar. Darüber hinaus wollten wir eine Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird."
11.12.2019/ln/Roland Lunck, Regional Vice President Germany bei Fuze

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