von Redaktion IT-A…
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Seite 2 - SharePoint Online verwalten (1)
Ansichten für Bibliotheken erstellen
SharePoint bietet wie erwähnt eine umfassende Dokumentenverwaltung. Um Dokumente mit SharePoint zu pflegen, können Sie diese direkt auf dem Server speichern oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet. In SPO lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten nach dieser ID suchen und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek identifizierbar.
Sie können über Ansichten vorgeben, wie die Dokumente in den Bibliotheken dargestellt werden. Gibt es mehrere Ansichten, können Anwender dazwischen wechseln. Um Ansichten zu erstellen, öffnen Sie die zu bearbeitende Bibliothek. Hier klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte "Bibliothek" und dann auf "Ansicht erstellen". Jetzt wählen Sie im neuen Fenster die zu erstellende Ansicht aus. Nachfolgend konfigurieren Sie die Einstellungen für die Ansicht. Mit dem Kontrollkästchen "Zur Standardansicht machen" konfigurieren Sie die Standardansicht der Bibliothek, was jedoch nur einmal möglich ist. Im Bereich "Publikum" legen Sie fest, für wen Sie die Ansicht erstellen. Als Administrator sollten Sie hier "Öffentliche Ansicht erstellen" auswählen. Ist die Option deaktiviert, verfügen Sie nicht über die notwendigen Berechtigungen. Bei "Spalten" wählen Sie die Spalten aus, die in der neuen Ansicht angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie in den Dropdown-Listen die Reihenfolge festlegen. Abschließend konfigurieren Sie im unteren Bereich die Filter und automatischen Sortierungen und klicken "OK", um die Ansicht zu speichern. Sobald Sie die Ansicht als öffentliche Ansicht erstellt und gespeichert haben, steht diese allen anderen Anwendern in der entsprechenden Bibliothek auf der Registerkarte "Bibliothek" zur Verfügung.
Mit Workflows legen Sie fest, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene erstellen. Verwaltet werden diese über die Registerkarte "Bibliothek" mit "Workfloweinstellungen" auf der rechten Seite des Menübandes. Sie können Workflows in SharePoint Designer ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio verwalten.
Verwaltung von Dokumentenbibliotheken
Dokumente speichert SPO also in Bibliotheken, dem zentralen Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website. Bibliotheken erlauben, mit Berechtigungen zu arbeiten, Ansichten zu ändern, Vorlagen zu hinterlegen und Dokumente zu teilen. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden. Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen.
Innerhalb einer Websitesammlung sind mehrere Bibliotheken möglich, die wiederum mehrere Ordner enthalten können, die zur Dokumentenablage dienen. Dokumentbibliotheken speichern dabei Dokumente und Tabellen, Bildbibliotheken hingegen Bilder und Grafiken. Verwenden Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten, legt dieser die Standardbibliothek "Freigegebene Dokumente" an. Für zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten und klicken auf "Listen, Bibliotheken und andere Apps". Auf der neuen Seite können Sie Objekte auswählen, die sich in der Website erstellen lassen. Im Bereich "Bibliothek" legen Sie die Art der Bibliothek fest.
Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SPO automatisch, wenn sie eine neue Datei in der Bibliothek erzeugen. Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte "Bibliothek" die Schaltfläche "Bibliothekeinstellungen" auf und klicken im Bereich "Allgemeine Einstellungen" auf "Erweiterte Einstellungen". Unter "Dokumentvorlage" bearbeiten Sie die Vorlagen-URL.
Seite 1: Dokumente verwalten und archivieren
Seite 2: Verwaltung von Dokumentenbibliotheken
Im zweiten Teil gehen wir darauf ein, wie Sie Dokumentenmappen nutzen und die Dokumentenversionierung konfigurieren. Im dritten Teil und letzten Teil des Workshops schauen wir uns an, wie Sie Berechtigungen korrekt setzen und verschwundene Dokumente und Bibliotheken wiederherstellen..
jp/ln/Thomas Joos
SharePoint bietet wie erwähnt eine umfassende Dokumentenverwaltung. Um Dokumente mit SharePoint zu pflegen, können Sie diese direkt auf dem Server speichern oder Sie laden Dokumente über die Webseite mit den freigegebenen Dokumenten hoch. In der Dokumentenbibliothek sind alle neuen Dokumente entsprechend gekennzeichnet. In SPO lässt sich eine Funktion aktivieren, die jedem Dokument eine eindeutige ID zuweist. Anwender können nach Dokumenten nach dieser ID suchen und auf diese Weise ist jedes Dokument in der SharePoint-Bibliothek identifizierbar.
Sie können über Ansichten vorgeben, wie die Dokumente in den Bibliotheken dargestellt werden. Gibt es mehrere Ansichten, können Anwender dazwischen wechseln. Um Ansichten zu erstellen, öffnen Sie die zu bearbeitende Bibliothek. Hier klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte "Bibliothek" und dann auf "Ansicht erstellen". Jetzt wählen Sie im neuen Fenster die zu erstellende Ansicht aus. Nachfolgend konfigurieren Sie die Einstellungen für die Ansicht. Mit dem Kontrollkästchen "Zur Standardansicht machen" konfigurieren Sie die Standardansicht der Bibliothek, was jedoch nur einmal möglich ist. Im Bereich "Publikum" legen Sie fest, für wen Sie die Ansicht erstellen. Als Administrator sollten Sie hier "Öffentliche Ansicht erstellen" auswählen. Ist die Option deaktiviert, verfügen Sie nicht über die notwendigen Berechtigungen. Bei "Spalten" wählen Sie die Spalten aus, die in der neuen Ansicht angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie in den Dropdown-Listen die Reihenfolge festlegen. Abschließend konfigurieren Sie im unteren Bereich die Filter und automatischen Sortierungen und klicken "OK", um die Ansicht zu speichern. Sobald Sie die Ansicht als öffentliche Ansicht erstellt und gespeichert haben, steht diese allen anderen Anwendern in der entsprechenden Bibliothek auf der Registerkarte "Bibliothek" zur Verfügung.
Mit Workflows legen Sie fest, wie SharePoint Dokumente behandeln soll, um Geschäftsprozessen oder gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen. Sie können entweder die Standard-Workflows verwenden oder eigene erstellen. Verwaltet werden diese über die Registerkarte "Bibliothek" mit "Workfloweinstellungen" auf der rechten Seite des Menübandes. Sie können Workflows in SharePoint Designer ohne Programmierkenntnisse oder als Entwickler mit Visual Studio verwalten.
Verwaltung von Dokumentenbibliotheken
Dokumente speichert SPO also in Bibliotheken, dem zentralen Speicherort innerhalb einer SharePoint-Website. Bibliotheken erlauben, mit Berechtigungen zu arbeiten, Ansichten zu ändern, Vorlagen zu hinterlegen und Dokumente zu teilen. Bibliotheken können Sie so konfigurieren, dass Anwender Dokumente auschecken müssen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden. Außerdem lassen sich Versionen verfolgen, um Änderungen nachzuvollziehen.
Bild 2: Wichtige Einstellungen wie die Berechtigungen für Dokumente oder den Ablauf von Workflows
passen Sie in den SharePoint-Bibliotheken an.
passen Sie in den SharePoint-Bibliotheken an.
Innerhalb einer Websitesammlung sind mehrere Bibliotheken möglich, die wiederum mehrere Ordner enthalten können, die zur Dokumentenablage dienen. Dokumentbibliotheken speichern dabei Dokumente und Tabellen, Bildbibliotheken hingegen Bilder und Grafiken. Verwenden Sie nach der Installation den Einrichtungsassistenten, legt dieser die Standardbibliothek "Freigegebene Dokumente" an. Für zusätzliche Bibliotheken in einer Websitesammlung navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten und klicken auf "Listen, Bibliotheken und andere Apps". Auf der neuen Seite können Sie Objekte auswählen, die sich in der Website erstellen lassen. Im Bereich "Bibliothek" legen Sie die Art der Bibliothek fest.
Für Bibliotheken lässt sich eine Standardvorlage festlegen. Diese können Sie bereits beim Erstellen konfigurieren. Diese Vorlage verwendet SPO automatisch, wenn sie eine neue Datei in der Bibliothek erzeugen. Um die Vorlage nachträglich zu ändern, rufen Sie in der Bibliothek auf der Registerkarte "Bibliothek" die Schaltfläche "Bibliothekeinstellungen" auf und klicken im Bereich "Allgemeine Einstellungen" auf "Erweiterte Einstellungen". Unter "Dokumentvorlage" bearbeiten Sie die Vorlagen-URL.
Seite 2: Verwaltung von Dokumentenbibliotheken
Im zweiten Teil gehen wir darauf ein, wie Sie Dokumentenmappen nutzen und die Dokumentenversionierung konfigurieren. Im dritten Teil und letzten Teil des Workshops schauen wir uns an, wie Sie Berechtigungen korrekt setzen und verschwundene Dokumente und Bibliotheken wiederherstellen..
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jp/ln/Thomas Joos
