Fachartikel

Seite 2 - SharePoint Online verwalten (2)

Websitepostfächer anlegen
Websitepostfächer sind in der Lage, E-Mails zu empfangen, zu senden und haben gleichzeitig direkten Zugriff auf Dokumentenbibliotheken in SharePoint. Dadurch können Mitarbeiter in Teams besser zusammenarbeiten. Einfach ausgedrückt ist ein Websitepostfach ein gemeinsames Postfach eines Teams, das E-Mails über Exchange Online senden und Dokumente in SharePoint Online speichern kann. Zur Einrichtung öffnen Sie "Websites" in der Weboberfläche von Office 365 als Administrator und klicken auf "Teamwebsite". Dann wählen Sie "Listen, Bibliotheken und andere Apps", suchen nach "Websitepostfach" und fügen die App hinzu. Schließlich öffnen Sie die Teamwebsite und schließen über den Link die Einrichtung ab.

Die Nutzung erfolgt entweder in Outlook oder Outlook Web App. Ein Link zum Öffnen befindet sich auf der entsprechenden SharePoint-Website, in der Sie die Websitepostfach-App hinzugefügt haben. Erstellen Sie ein Websitepostfach, erhalten automatisch alle Anwender Zugriff, die über dieses Recht auch auf der SharePoint-Website verfügen, in der das Websitepostfach liegt. Sind Benachrichtigungen konfiguriert, erhalten Anwender über ihr herkömmliches Postfach eine E-Mail, dass das Websitepostfach nutzbar ist.

Haben Sie auf der SharePoint-Website das Websitepostfach angelegt, fügen Sie es als App zur SharePoint-Seite hinzu – genau wie Listen, Bibliotheken und andere Apps auch. Danach wechseln Sie auf die Share-Point-Seite und starten die Websitepostfach-App über den Link "Postfach". Über einen Assistenten wird dieses eingerichtet und steht zur Verfügung. Alle Mitglieder, die auch auf die Webseite zugreifen können, finden diesen neuen Menüpunkt auf der linken Seite der Website. Durch einen Klick darauf öffnet sich Outlook Web App und der Inhalt der Seite ist zu sehen. Die Teammitglieder können jetzt E-Mails im Auftrag des Websitepostfachs schreiben. Antworten dieser E-Mail gehen automatisch im Websitepostfach ein und lassen sich über den Link öffnen.
Dokumentenversionierung konfigurieren
Zusammen mit SharePoint Online stellen Office 2013 und 2016 die Gruppenarbeitsfunktionen des Dokumentenmanagementsystems mit der Versionierung und dem Ein- und Auschecken von Dokumenten zur Verfügung. Die Versionen eines Dokumentes sind sowohl in Word zu sehen, sobald es geöffnet wird, als auch über das Kontextmenü des Dokumentes in der Webseite. Sobald ein Anwender ein Dokument bearbeitet und speichert, legt SharePoint eine neue Version an. Hauptversionen sind für jeden Anwender zugänglich, Nebenversionen sind Arbeitsversionen, auf die nur wenige Benutzer zugreifen können.

Der Versionsverlauf lässt sich leicht über das Menü eines Dokuments aufrufen. Hauptversionen speichert SharePoint als ganze Zahl (1.0 oder 2.0), Nebenversionen als Dezimalzahlen, die auf eine Hauptversionsnummer aufbauen (1.1, 1.2, 1.3 und so weiter). Die Versionierung aktivieren Sie auf der Registerkarte "Bibliothek" über die Schaltfläche "Bibliothekeinstellungen" und den Link "Versionierungseinstellungen".

Bibliotheken sind so konfigurierbar, dass ein Administrator das Einstellen von Dokumenten erst genehmigen muss. Das Genehmigen kann dabei natürlich auch ein Moderator durchführen, der über die entsprechenden Rechte verfügt. Anwender speichern bei diesem Vorgang das Dokument auf herkömmlichen Weg, es ist allerdings erst dann verfügbar, wenn der Moderator dieses freigibt. In der Zwischenzeit erhält das Dokument den Status "Ausstehend" und ist nur für den Anwender sichtbar, der das Dokument erstellt hat und in SharePoint einstellen will, sowie den zuständigen Moderatoren. Der Anwender erhält auch eine entsprechende Information. Moderatoren können Dokumente aber auch ablehnen. Abgelehnte Elemente und Dateien bleiben in der Bibliothek, bis der Ersteller die Datei löscht. Sind bereits Dateien in der Bibliothek zum Zeitpunkt der Generierung vorhanden, erhalten diese automatisch den Zustand "Genehmigt". Haben Sie aber die Berechtigungen so konfiguriert, dass jeder Benutzer Elemente lesen darf, sehen alle Anwender sämtliche Dokumente unabhängig davon, ob die Elemente den Status "Genehmigt" haben.

Wenn ein Anwender sicherstellen will, dass kein anderer Benutzer ein Dokument bearbeitet, das er selbst gerade geöffnet hat, kann er dieses Dokument auschecken. Sobald ein Kollege das File öffnen will, weist ihn ein entsprechendes Symbol darauf hin, dass das Dokument ausgecheckt ist und er kann es nur lesend öffnen. Beim Auschecken speichert SharePoint eine lokale Kopie des Dokuments in den Ordner "SharePoint-Entwürfe" im Benutzerverzeichnis auf dem jeweiligen Computer. Administratoren dürfen aber über das Menü des Dokuments dieses wieder einchecken beziehungsweise mit dem Befehl "Auschecken verwerfen" das Auschecken wieder rückgängig machen.

Die Option "Auschecken verwerfen" steht auch Anwendern zur Verfügung, die das Dokument ausgescheckt haben. Das Verwerfen des Auscheckens vermeidet das Anlegen neuer Versionen, wenn Anwender keine Änderungen an der Datei vorgenommen haben. Der Befehl tilgt alle Änderungen im Dokument, auch wenn Anwender das Dokument gespeichert haben. Beim Einchecken durch Administratoren übernimmt SharePoint die Änderungen des Nutzers sofern möglich.

Sie können für die Dokumentenbibliothek generell festlegen, dass jedes Dokument, das Anwender bearbeiten, automatisch ausgecheckt werden muss. Dadurch verhindern Sie, dass sich Anwender gegenseitig die Änderungen überschreiben. Sie nehmen diese Einstellungen direkt in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek über die Registerkarte "Bibliothek" und die Schaltfläche "Bibliothekeinstellungen" vor.

Seite 1: Dokumentenmappen nutzen
Seite 2: Dokumentenversionierung konfigurieren

Im dritten Teil schauen wir uns an, wie Sie Berechtigungen korrekt setzen und verschwundene Dokumente und Bibliotheken wiederherstellen. Im ersten Teil des Workshops haben Sie Grundlegendes zum Thema Dokumentverwaltung und Archivierung erfahren. Außerdem erklärten wir, wie Dokumentenbibliotheken funktionieren.

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21.01.2020/jp/ln/Thomas Joos

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