Fachartikel

E-Signaturen als Digitalisierungsturbo

Elektronische Signaturen ermöglichen es Unternehmen, traditionell papiergebundene Geschäfte durch ein einfaches und sicheres Onlinewerkzeug zu ersetzen. Trotz der – in Maßeinheiten des Computerzeitalters – langen Geschichte der E-Signatur fand diese bisher keine breite Anwendung, was Covid-19 und seine Auswirkungen auf die Arbeitswelt schlagartig änderten. Welches Potenzial elektronische Signaturen für den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Wirtschaft besitzen, diskutiert unser Online-Fachartikel.
Bei digitalen Workflows sorgen E-Signaturen für Nachverfolgbarkeit und Sicherheit.
Wenn uns die Krise eines gelehrt hat, dann die Grenzen und Chancen digitaler Lösungen. Wo möglich, lassen sie uns trotz der Maßnahmen zur sozialen Distanzierung vieles wie zuvor fortsetzen. Die kreative Kaffeepause findet weiterhin per Slack, Zoom und Teams statt, Verträge werden mit E-Signatur-Werkzeugen unterzeichnet und das papierlose Büro schafft endlich den Sprung von Vision zur Wirklichkeit. Die meisten dieser Tools begleiten uns bereits seit vor der Krise, den vollen Umfang ihrer Möglichkeiten lernen wir trotzdem erst jetzt verstehen.

In Stein gemeißelt
Die Idee, einen Text mit dem eigenen Zeichnen zu signieren und somit seinen Urheber oder die Einwilligung in eine Abmachung zu besiegeln, ist älter als Papier. Die frühesten Belege für eine Unterschrift gehen bis in das Jahr 3100 vor Christus zurück, aus dem eine Signatur des Schreibers "Gar.Ama." auf einer sumerischen Tontafel überliefert ist. Auch in unseren digitalen Zeiten kamen bis ins Jahr 2017 noch für mehr als 70 Prozent der Unterschriftsprozesse Stift und Papier zum Einsatz. Doch mit dem Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014, der sogenannten eIDAS-VO, wurden die Rahmenbedingungen für E-Signaturen europaweit einheitlich geregelt. Damit war die Grundlage für die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur geschaffen.

Durchbruch der elektronischen Dokumentverarbeitung
Der "kurze Dienstweg" existiert in Zeiten einer Krise wie der Covid-19-Pandemie nicht mehr und zahlreiche unterschriftsbasierte Geschäftsprozesse wie beispielsweise Vertragsabschlüsse oder das Onboarding neuer Mitarbeiter, gestalten sich seit einiger Zeit noch umständlicher als zuvor. Neben dem allgemein beobachtbaren, gigantischen Digitalisierungsschub brachte die Corona-Krise letztendlich auch dem Einsatz von E-Signaturen den entscheidenden Durchbruch.

Eine Auswertung auf Basis von Google-Suchanfragen hat ergeben, dass das Interesse an E-Signatur-Werkzeugen im Zeitraum vom Beginn der Pandemie bis in den Monat April um spektakuläre 511 Prozent anstieg. HelloSign etwa, seit 2019 ein Unternehmen von Dropbox, verzeichnete einen Anstieg der Signaturanfragen um das Dreifache im Zeitraum Januar bis Februar 2020. Dieses Bild spiegelt sich in einer Studie des Fraunhofer Institutes IAO wider. So sehen 55 Prozent der befragten Entscheider Nachbesserungsbedarf bei der Etablierung digitaler Unterschriften. 41 Prozent erkennen die Notwendigkeit zur Etablierung von Plattformen zum Informationsaustausch. Das Fazit der Studienmacher lautet folgerichtig: Der Ausbau adäquater Kollaborationstechnologien muss in den Unternehmen weiter vorangetrieben werden. Die Vorteile von E-Signaturen – wie beispielsweise die Vereinfachung und Beschleunigung komplexer Geschäftsprozesse – bieten immenses Potenzial für den nächsten Schritt in der Digitalisierung unserer Wirtschaft, auch über die Corona-Krise hinaus.
So läuft ein Signaturprozess ab
Wenn jemand ein Dokument unterzeichnen soll, lässt es sich über eine E-Signatur-Lösung an die gewünschte Person verschicken, deren Signatur angefragt wird. Anschließend kann das Dokument wieder eingeholt werden. Transparent gestaltet sich der Vorgang durch die umfassende Dokumentation aller Transaktionen zwischen den Unterschriftsparteien. Dazu werden verschiedene Informationen, wie etwa die IP-Adresse ab dem Versand des Dokuments bis zur fertigen Unterzeichnung und Sicherung nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen. Um eventuellen Manipulationsversuchen vorzubeugen, werden die Transaktionsverläufe mit Hashing-Technologie verschlüsselt. An alle ausgeführten Signaturanfragen angehängte Prüfprotokolle lassen sich mit einer ID des entsprechenden Transaktionsverlaufs in einer Datenbank kontrollieren.

Das macht E-Signaturen sicher
Für die Sicherheit von E-Signaturen sorgen zwei Ebenen, zum einen die rechtliche, zum anderen die technische Seite. Rechtlich legt die neue Verordnung das Rahmenwerk für Menschen, Unternehmen und Behörden für digitale Transaktionen in allen EU-Mitgliedsstaaten fest. Doch wie sieht es mit der technischen Seite aus? Zunächst einmal wäre da die Infrastruktur, die auf die großen Rechenzentren zurückgreift und somit von den gleichen hohen Sicherheitsstandards profitiert, die auch für alle anderen Anwendungen gelten. Die Möglichkeit, Daten in zertifizierten europäischen Rechenzentren zu speichern, garantiert die Einhaltung relevanter Verordnungen, wie der DSGVO.

Neben umfangreichen Firewalls schützen Industriestandards wie TLS (Transport Layer Security) und 256-Bit-AES-Verschlüsselung vor dem Zugriff unbefugter Dritter. Selbst wenn es also jemand schaffen sollte, die physischen Schutzvorrichtungen zu umgehen und auf eine Festplatte zuzugreifen, könnte diese Person die Daten nicht entschlüsseln. Maßnahmen wie nicht bearbeitbare Prüfprotokolle stellen sicher, dass alle an den Dokumenten vorgenommenen Handlungen umfassend verfolgt und mit Zeitstempel versehen werden, um im Streitfall Nachweise über den Zugriff, die Prüfung und die Signatur erbringen zu können.

Eine Signatur ist mehr als eine Unterschrift
Klassisches Effizienzdenken hat sein Ende erreicht. Es braucht Modelle, die die Vorstellung von einem endlichen Spiel hinter sich lassen. In der IT ist von Ausfallsicherheit die Rede, wenn es darum geht, Kosten durch Leerlauf oder Unterbrechungen zu vermeiden. Business Resilienz lässt sich als Ausfallsicherheitsstrategie des gesamten Unternehmens verstehen. Es ist die Fähigkeit eines Unternehmens, sich bei Geschäftsunterbrechungen schnell anzupassen und so zu reagieren, dass Mitarbeiter und Vermögenswerte geschützt werden, während der Geschäftsbetrieb gleichzeitig auf hohem Niveau aufrechterhalten wird, also die Business Continuity geschützt ist.

E-Signaturen ermöglichen es Unternehmen, traditionell papiergebundene Geschäfte durch eine einfache und sichere Online-Plattform zu ersetzen. So lassen sich kritische Geschäftsvereinbarungen schnell, kontaktlos, einfach und sicher ausführen. Dabei ist es gerade bei einem solchen Tool entscheidend, dass es nicht als sogenannter "walled garden" daherkommt. Um schnell, kostengünstig und flexibel im Einsatz zu sein, muss sich das Werkzeug in jede bestehende IT-Umgebung integrieren lassen und einfach in der Anwendung sein. Garantierte Business Continuity wird zum entscheidenden Kriterium für Flexibilität und die Krisensicherheit eines Unternehmens.

Fazit
In Zukunft könnten alle papierbasierten Workflows vollständig auf digitale Formulare umgestellt werden, die sich so wesentlich leichter und zentraler verwalten lassen. Rechtlich notwendige Aktualisierungen lassen sich so in kürzester Zeit ausspielen und sind überall verfügbar, ohne stapelweise Vordrucke vernichten zu müssen. Unterzeichnet und ausgefüllt wird dann alles über nahtlos integrierte E-Signatur-Bausteine. So gewinnt jeder Prozess noch einmal an Transparenz, da sich jeder Vorgang bis ins Detail nachverfolgen lässt. War die elektronische Vertragsunterzeichnung vor Corona vielleicht nur ein nettes Tool, um vor allem international schnell zu rechtsverbindlichen Abschlüssen zu kommen, wurde die kontaktlose digitale Signatur in der Krise unerlässlich.
2.12.2020/ln/Andrea Trapp ist Director of Business EMEA bei Dropbox

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