Fachartikel

Seite 2 - Schatten-IT in der Teamkommunikation vermeiden

4. Tipp: Das Kommunikationstool in die IT-Landschaft integrieren
In vielen Unternehmen gibt es Datensilos, die den Informationsaustausch langsam, aufwendig und fehleranfällig machen. Ziel muss es daher sein, die unterschiedlichen Kommunikations- und Informationssysteme nahtlos miteinander zu verknüpfen. Um einen ganzheitlichen Datenaustausch zu unterstützen, sollte eine Software wie eine Business Messaging App eine offene API bereitstellen, über die sich Drittsysteme, etwa CRM- und ERP-Systeme, einfach anbinden lassen.

Die App wird zum zentralen Kommunikationshub, der nicht nur den Informationsaustausch – durch automatisierte Prozesse und beschleunigte Workflows – verbessert, sondern auch die Produktivität erheblich steigert: Die Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen. Idealerweise gibt es eine WhatsApp-Business-API, über die sich die Messenger zugunsten einer optimierten externen Kommunikation miteinander verknüpfen lassen. So kann auch der kommunikative Austausch zwischen Endkunden und Kundenservice-Mitarbeitern datenschutzkonform zwischen einem Consumer Messenger und einem Business-Messaging-Werkzeug erfolgen.

5. Tipp: Auf einen deutschen Anbieter vertrauen
Unabhängig davon, welche Strategie ein Unternehmen für seine IT-Infrastruktur verfolgt – Cloud, Private Cloud oder On-Premises –, sollte es stets das höchste Maß an Sicherheit anstreben. Nur wenn die Daten, die in der Business Messaging App erzeugt werden, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland gehostet und nach modernen Standards verschlüsselt werden, sind IT-Administratoren auf der sicheren Seite. Insbesondere deutsche Anbieter agieren gemäß den strengen Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Entscheiden sich IT-Administratoren für die Angebote US-amerikanischer Unternehmen oder ihrer Tochterfirmen, ist dies nicht der Fall. Genauso wichtig ist es, die Anwendung regelmäßigen Audits inklusive Penetrationstests und Schwachstellenanalysen zu unterziehen. So haben Cyberkriminelle keine Chance.
6. Tipp: Personenbezogene Daten umfassend schützen
Neben der Datensicherheit kommt der Datensouveränität und -sparsamkeit gemäß DSGVO eine gesteigerte Bedeutung zu. Daher sollte ein Instant-Messaging-Tool für den Betrieb so wenig Daten wie möglich verwenden und auf personenbezogene Daten nur dann zugreifen, wenn es aus Bereitstellungs-, Sicherheits- oder Administrationsgründen absolut notwendig ist. Zentral ist zudem, dass Daten vollständig verschlüsselt sind und dass keine versteckten Analysen von Metadaten, Nutzern und der Kommunikation im Hintergrund erfolgen.

7. Tipp: Die volle IT-Hoheit haben
Über ein professionelles Administratorenportal behalten IT-Administratoren jederzeit die Hoheit über die Software und folglich auch die Datenflüsse. Es ist der zentrale Ankerpunkt, um die Benutzerverwaltung und die Rechteverteilung zu steuern. Hier können IT-Administratoren Nutzer nicht nur einladen, autorisieren und managen, sondern ihren Zugriff jederzeit wieder sperren. Über das Portal lassen sich außerdem Kommunikations-, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien festlegen und neben Nachrichten auch Daten revisionssicher archivieren. In diesem Zusammenhang sollte es möglich sein, Benutzer oder Gruppen direkt aus bestehenden Verzeichnissen, wie etwa dem Active Directory, bequem zu importieren und die entsprechenden Daten laufend zu synchronisieren. Auch Aspekte wie die Mandantenfähigkeit und die Nutzung mehrerer Domains sind hier zentrale Pfeiler.

Fazit
Beachten IT-Administratoren diese Tipps, ist ein erster und bedeutender Schritt getan, um Schatten-IT ein für alle Mal aus der Team-Kommunikation zu verbannen. Durch ein solches Vorgehen sensibilisieren sie die Mitarbeiter für Datenschutz und -sicherheit. Das hilft ihnen, ein Werkzeug auszuwählen, das sowohl die Mitarbeiter- als auch die IT-Bedürfnisse in Einklang bringt. Auf kurz oder lang lässt sich so die Kommunikation und Kollaboration effektiver gestalten – was vor allem die mobilen Kollegen stärkt. Zugleich gelingt es, Sicherheitslücken zu schließen und die volle IT-Kontrolle zu behalten.


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6.01.2021/ln/Tobias Stepan, Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH

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