Fachartikel

Microsoft 365: Einführungsstrategien und Anwenderakzeptanz

Wer Microsoft 365 und Clouddienste einführen möchte, muss mit Herausforderungen rechnen. Zwischen den Fronten aus Hoffnungen auf Effizienzgewinne des Managements und den Wünschen der Nutzer: die IT-Administratoren. Doch trotz dieser schwierigen Position haben sie die Chance, eine neue Rolle als Wegbereiter für sich zu definieren. Der Artikel erläutert, mit welchem Vorgehen und welchen Mitteln Admins von Getriebenen zu Gestaltern des Wandels werden.
IT-Admins sitzen am Hebel für Veränderungsprozesse im Unternehmen.
Die Uhr tickt. Die Entdecker sind etwas unter Zeitdruck, weil ihre Raumkapsel zur Reise auf den Planeten MS Shareturn schon bereitsteht. Heute soll es endlich losgehen, um die neuen M365-Welten zu erkunden. Gespannt stapfen die Entdecker auf die Raumkapsel zu, die schon einen Countdown bis zum Start herunterzählt. Nur noch wenige Minuten! Als der erste Entdecker seine Hand ausstreckt, um die Tür der Raumkapsel zu öffnen, ist der Schrecken groß: Der Code für die Tür fehlt! Was also tun?

So beginnt eine Escape-Game-Geschichte, die das IT-Consulting-Unternehmen BTC regelmäßig bei Einführungsprojekten einsetzt, um in die Nutzung der kollaborativen Funktionen in Microsoft 365 einzutauchen. Verpackt in eine spannende Story setzen die frisch geschulten Nutzer ihr M365-Wissen zum ersten Mal in der Praxis ein. In der Gruppe erzeugt diese erste spielerische Auseinandersetzung mit dem neuen Tool keine sonst so typische Barriere, sondern macht sogar Spaß. Der erste Tipp führt sie auf die Spur: "Die Zeit läuft. Schaut euch in Microsoft Teams um und findet den ersten Hinweis!"

Auch die weiteren Hinweise für das finale Lösungswort lassen sich nur mit Hilfe der noch ungewohnten Funktionalitäten von M365 finden: durch das zeitgleiche Bearbeiten desselben Dokuments oder die kraftvolle Dokumentensuche. Gamification ist dabei nur eine Möglichkeit. Die Berater des Dienstleisters binden Sponsoren innerhalb der Kundenorganisation ein, bilden Champions aus und nutzen Sprechstunden, um alle Beteiligten und auch Bedenkenträger zu aktivieren. Das Ziel ist immer das gleiche: Ängste überwinden, Widerstände abbauen und die Einführung der kollaborativen Softwaretools zum Erfolg führen.

Kollaborationstool verändern die Zusammenarbeit grundlegend
Mit Widerständen haben IT-Administratoren immer wieder zu kämpfen, bei der Einführung von M365 sogar verstärkt. Denn die Softwaresuite von Microsoft bringt weit mehr als verbesserte Versionen von Word, Excel oder PowerPoint – sie hat das Potenzial, auch die Art und Weise, wie Menschen in Unternehmen zusammenarbeiten, zu verändern.

Vor allem in öffentlichen Einrichtungen finden sich noch überwiegend lokal installierte Office-Versionen 2013 und 2016, die auch abgeschottet zum Einsatz kommen. Wer sich mit Kollegen anderer Abteilungen austauschen möchte, schrieb bisher eine E-Mail. M365 bricht mit seinem Cloudansatz dieses Denken in Abteilungen und Silos auf und erlaubt ganz neue Arten der digitalen Zusammenarbeit. In Unternehmen, die schon mit den Office-Versionen 2016 und 2019 in hybriden Umgebungen mit Cloudinstallationen arbeiten, bringt die Corona-Pandemie ebenfalls Umwälzungen mit sich. Home Office bedeutet auch dort einen starken Schub hin zu kollaborativen Tool wie SharePoint Online und Teams.

Diese neuen Arbeitsweisen und bisher ungekannte Transparenz schaffen Unsicherheiten. Die Einführung cloudbasierter Dienste stößt häufig dann auf Abneigung, wenn Anwender, Führungskräfte oder ein Betriebsrat nicht ausreichend auf die Veränderung vorbereitet worden sind. Fakt ist: M365 ermöglicht nicht nur mobiles Arbeiten, sondern kann die Zusammenarbeit und die Verteilung von Wissen in einem Unternehmen nachhaltig verändern. Genau genommen ist M365 nur zu etwa 30 Prozent Technik, zu 70 Prozent bedeutet es eine kulturelle Veränderung.
IT am Hebel für Veränderungen
Gut, wenn die Verantwortlichen schon vor dem Start des Projekts Antworten auf die kritischen Fragen parat und außerdem einen Plan haben, wie und wohin sich diese neue Kultur entwickeln soll. Eine Schlüsselrolle nehmen dabei die IT-Administratoren sein. Auch für sie ändert sich ihre Arbeit durch M365 und andere Cloudlösungen massiv. Wo sie früher vorrangig sicherstellen mussten, dass eine Software technisch stabil und sicher läuft und die Mitarbeiter die Basisfunktionen zu nutzen lernten, werden sie heute an der Akzeptanz der Nutzer gemessen und daran, welchen Beitrag IT zur Innovations- und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens leistet. Nicht nur der initiale Wechsel zu M365, sondern jedes Update verändert dabei die Möglichkeiten des Unternehmens, und die Administratoren gestalten sie mit jeder Konfigurationsentscheidung aufs Neue.

Aus der IT-Perspektive sind klare Strukturen und Berechtigungskonzepte sowie eine maximale Ausschöpfung der gegebenen Ressourcen gewünscht. Eine sehr strikte und restriktive Governance steht jedoch im starken Widerspruch zu abteilungsübergreifender Arbeit, dem Aufbrechen von Silos und der Förderung von Innovation. Menschen brauchen Autonomie, um kreativ zu werden, sowie Freiräume, um Ideen zu testen. Je schneller eine Idee verprobt und getestet werden kann, desto schneller lässt sich der Fokus auf die wirklich erfolgsversprechenden Innovationen legen.

Die Frage lautet daher nicht, "Wer soll die Möglichkeit erhalten, ein Teams-Team anzulegen?", sondern "Wer soll Innovationen treiben können?" Administratoren, die innerhalb und außerhalb der Organisation gut vernetzt sind und gut zuhören, entwickeln ein Gespür für den Bedarf und die Herausforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche sowie die Wünsche der Mitarbeiter. Mit derart wertvollen Einblicken können sie die besten Governance-Konzepte für ihre Unternehmen entwickeln und mit passgenauen IT-Werkzeugen maßgeblich die Akzeptanz der Nutzer erhöhen.



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29.09.2021/ln/Anja Harport, Expertin für User-Adoption und Change-Management beim IT-Consulting-Unternehmen BTC

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