von Redaktion IT-A…
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Sichere Videokommunikation für digitale Bürgerdienste
Dass sich der digitale Wandel auch in einer Behörde erfolgreich gestalten lässt, zeigt das Gemeinschaftsprojekt "Mein Videotermin" der Bundesagentur für Arbeit. Seit Oktober 2020 arbeiten über 1000 Lokationen der BA mit dem Videokommunikationswerkzeug. Bürger erhalten damit schnellen und unkomplizierten Zugang zu den Dienstleistungen der BA – auf jedem Endgerät, jeder Plattform und mit voller Datenkontrolle. Der Anwenderbericht schildert die zentralen Bausteine und die Implementierung des Tools.
Die Bundesagentur für Arbeit ist Deutschlands größter Dienstleister am Arbeitsmarkt. Jeden Tag berät sie Menschen zu Themen rund um den Beruf und unterstützt Millionen von Bürgern mit finanziellen Leistungen wie Arbeitslosen- und Kindergeld. Täglich finden mehr als 14.000 Beratungsgespräche statt. Infolge der "Strategie 2025" und der damit einhergehenden Digitalisierung der Beratungsleistungen der BA sollte jeder einen einfachen Zugang zu den Mitarbeitern der BA haben, auch ohne lange An- und Abreise zu einer der Geschäftsstellen.
Das alles kann nur durch einen passenden technischen Ansatz erfolgen. Deshalb entschied sich die BA im Oktober 2019 für die Entwicklung eines neuen, datenschutzkonformen Videokommunikationstools zusammen mit der Voigtmann GmbH zunächst für den Bereich der Familienkasse. So sollten in einem ersten Schritt vor allem Eltern der Zugang zu Beratungsleistungen erleichtert werden.
Höchste Sicherheit
Wichtigste Anforderungskriterien an das neue Werkzeug zur Videokommunikation waren die sehr hohen Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz. Denn ein IT-Produkt, das für den breiten Einsatz innerhalb der Bundesbehörde entworfen wird, arbeitet mit vielen personenbezogenen Daten, die angemessen und wirksam zu schützen sind. Ein niederschwelliger Zugang zum Angebot sowie die Teilnahme an Beratungsterminen mit nur drei Klicks waren weitere wichtige Voraussetzungen. Die Beratungsdienstleistungen sollten über jedes Endgerät und jede Plattform leicht zugänglich sein.
Um höchste Sicherheit zu gewährleisten und aufgrund der Zertifizierung für die vorhandene Videokonferenzplattform Skype for Business kam die norwegische Technologieplattform Pexip als Video-Gateway zum Einsatz. Die BA hat sich für eine lokale Implementierung von Pexip entschieden. Durch diesen Ansatz hat die Behörde stets volle Kontrolle über ihre Daten und kombiniert so bewährte Funktionalitäten mit höchstem europäischem Datenschutzstandards in ihrer etablierten IT-Landschaft.
Agile Entwicklung
Ein Projektteam des IT-Systemhaus der BA konzipierte zusammen mit der Voigtmann GmbH ab Oktober 2019 die neue Videokommunikation für den Bereich der Familienkasse. Das IT-Systemhaus ist der IT-Dienstleister der BA und hat sich den reibungslosen Ablauf aller IT-Aufgaben zum Ziel gesetzt. Die 2005 gegründete Voigtmann GmbH ist spezialisiert auf Software und Dienstleistungen im Bereich der skalierbaren und datenschutzkonformen Videokommunikation. Das Vorgehen der beiden zur Entwicklung eines DSGVO-konformen Werkzeugs erfolgte agil und iterativ.
Die inhaltliche Gestaltung des Themas übernahm ein kleines Kernteam des IT-Systemhauses. Einzelne Schritte wurden immer wieder Reviews unterzogen und kontinuierlich weiterentwickelt. Wichtig war, ein Produkt zu erarbeiten, das auf breiter Basis Akzeptanz findet – sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Kunden. Während der Implementierungsphase hat die Voigtmann GmbH relevante Teile der BA-Infrastruktur in einem eigenen Rechenzentrum nachgestellt. So ließen sich einzelne Prozessschritte durch Testteams vor der Implementierung prüfen und verifizieren.
Digitalisierung im Schnelldurchgang
Anfang 2020 stand die BA wie alle Behörden vor neuen Herausforderungen, denn aufgrund der weltweiten Corona-Pandemie mussten alle Präsenztermine abgesagt werden. Dennoch sollten die Mitarbeiter die Kunden erreichen können. "Die Pandemie hat die Videokommunikation massiv beschleunigt und skaliert", so Lucas Albracht, Produktverantwortlicher "Mein Videotermin" bei der Bundesagentur für Arbeit. "Durch diesen Turbo sind wir mit dem Projekt heute dort, wo wir sonst erst in zirka fünf Jahren wären." In eigens eingerichteten virtuellen Barcamps wurden Denkräume ermöglicht und die Investition der letzten Jahre in agile Arbeitsweisen konnte Früchte tragen.
Im März 2020 gab der Vorstand der BA grünes Licht für die Einführung der Videokommunikation in der Berufsberatung vor dem Erwerbsleben und der beruflichen Rehabilitation und Teilhabe als ergänzendes Angebot zur persönlichen Beratung. Durch die vorhandenen Entwicklungen im Bereich der Familienkasse startete das BA-Projekt-Team zusammen mit der Voigtmann GmbH im Mai 2020 damit, die Videokommunikation auf die anderen Rechtsbereiche auszuweiten.
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ln/Peter Voigtmann, Senior Enterprise Architect und CEO bei der Voigtmann GmbH
